Überprüfung auf identische Dokumente

Beim Anlegen von Dokumenten kann enaio® server eine Überprüfung auf identische Dokumente durchführen.

Überprüft wird, ob bereits eine Dokumentdatei mit identischem Hashwert vorliegt. Ist das der Fall, erhält der Benutzer in enaio® client einen entsprechenden Hinweis.

Der Benutzer kann eine Bitprüfung starten, um Unsicherheiten auszuschließen.

Er kann das Dokument entweder übernehmen, die als identisch angesehenen Dokumente in einer Mappe zusammenfassen und diese Mappe öffnen lassen oder das Dokument als Verweisdokument zum bereits bestehenden Dokument anlegen lassen.

Die Überprüfung wird durch folgenden Eintrag in der Datei \etc\as.cfg des Datenverzeichnisses eingeschaltet:

[SYSTEM]
CHECKFORIDENTDOCS=1

Setzen Sie mehrere Server ein, müssen Sie diesen Eintrag in der Konfigurationsdatei bei jedem Server vornehmen.

Vorausgesetzt ist, dass für alle Dokumente Hashwerte gespeichert sind (siehe 'Hashwert und Hashwertsignatur').

Einschränkungen

In einigen Fällen kann nicht zuverlässig festgestellt werden, dass bereits ein identisches Dokument vorliegt:

• wenn die Clientverschlüsselung für den Dokumenttyp eingeschaltet ist,

• bei einer Übernahme, die mit einer Dokumentenkonvertierung verbunden ist, beispielsweise bei der Übernahme von Bilddokumenten und Konvertierung in das PDF-Format,

• bei der Übernahme von E-Mails. Die Deduplizierung für E-Mail kann stattdessen über den EMS service 'mailstorage' konfiguriert werden. Nur falls dort keine Konfiguration vorliegt, wird der as.cfg-Eintrag ausgewertet.