Funktionsweise

Einstellen eines Dokuments in enaio® mittels Barcodeupload

Das Dokument und seine Daten

Wenn ein Dokument im enaio®-System in den technischen Schrank eingestellt wird, wie z. B. über enaio® capture, so wird für das entsprechende Dokument ein Barcode vergeben und die ArchiveLink Version gesetzt (ALVersion). Der Barcode wird durch den Erfassungsprozess bestimmt (z. B. Aufkleben eines Barcode-Etiketts auf das Schriftstück).

Der Barcode assoziiert hierbei das Schriftstück solange mit dem betriebswirtschaftlichen Vorgang, bis das SAP-System die Verknüpfung eines betriebswirtschaftlichen SAP-Objekts mit der Dokumenten-ID hergestellt hat.

Die Dokumenteigenschaft 'Barcode sent to R3' darf hierbei noch nicht gesetzt sein. Alle anderen Indexdaten des Dokuments (Ordner) und der Komponenten müssen dabei bereits gefüllt werden, insbesondere auch die eindeutige DocID.

enaio® repository-manager ermittelt in regelmäßigen Abständen alle Dokumente (Ordner), bei denen ein Barcode vorhanden ist und die Dokumenteigenschaft 'Barcode Sent to R3' nicht gesetzt ist. Für diese Dokumente wird jeweils ein Eintrag in eine Barcodedatei eingefügt, welche im konfigurierten Work\Barcode-Verzeichnis geschrieben wird.

Melden des Dokuments an das SAP-System

Durch den Aufruf der Funktion WriteBarcodeFile ermittelt enaio® repository-manager in zyklischen Abständen alle Barcodes und Dokumenten-IDs, die noch nicht an das SAP-System gemeldet wurden. Die entsprechenden Werte der zu meldenden Dokumente werden durch enaio® repository-manager in eine Datei im work\Barcode-Verzeichnis geschrieben. Der Inhalt dieser Datei kann wie folgt aussehen:

<Barcode1> FI <Dokument-ID1> 20090623 FAX
<Barcode2> FI <Dokument-ID2> 20090623 FAX
<Barcode3> FI <Dokument-ID3> 20090623 FAX

Da hier Leerzeichen als Trennzeichen verwendet werden, dürfen Barcodewerte selbst keine Leerzeichen enthalten.

Die betroffenen Dokumente können durch das Feld 'Barcode send to R/3' bestimmt werden, da andernfalls der Wert dieses Felds auf true gesetzt ist. Durch das Melden des Barcodes an das SAP-System wird durch enaio® repository-manager dieses Feld gesetzt.

Die Barcodedatei wird erneut ausgelesen, um die dort enthaltenen Informationen an SAP zu melden. Pro gemeldetes Dokument wird in enaio® die Dokumenteigenschaft 'Barcode sent to R3' gesetzt. Dieses ist dann ein Zeichen, dass der Barcode erfolgreich gemeldet wurde. Zusätzlich werden alle Informationen zu dem gesendeten Barcode in der tagesaktuellen Barcodedatei des Success-Verzeichnisses unter dem Work\Barcode-Verzeichnis eingetragen. Bei Fehlersituationen wird stattdessen ein Eintrag in der tagesaktuellen Barcodedatei unter dem Error-Verzeichnis, welches parallel zum Success-Verzeichnis liegt, geschrieben. In diesem Zusammenhang gibt es hier auch noch eine RDY-Datei.

Die folgenden Indexdaten für Indexdatenfelder können optional mitgegeben werden. Wenn nicht, so werden die Werte durch enaio® repository-manager wie folgt gesetzt:

Feld	Wert
Creation Date/Time	basierend auf der Erstellungszeit des Systems
Last modification Date/Time	basierend auf der aktuellen Zeit
Document protection	Default: rucd
ArchiveLink Version	Default: 0046
DocID	Generierte GUID
Content Repository	Repository, aus dem das Dokument geladen wurde

Referenzieren des Dokuments im SAP-System

Beim Melden des Barcodes an SAP werden die Dokumenten-ID und der Barcode in die SAP-Tabelle BDS_BAR_EX für offene externe Barcodes eingetragen. Diese Tabelle umfasst alle extern erfassten Dokumente, die über einen Barcode verfügen und durch eine Dokumenten-ID identifiziert sind, jedoch noch nicht intern im SAP-System einem SAP-Objekt und damit einem betriebswirtschaftlichen Vorgang zugeordnet werden konnten.

Der Austauschort für die Barcodedateien befindet sich unterhalb des <WorkingDirectory> im Unterverzeichnis Barcode. Wurde die Austauschdatei durch den Content Server korrekt behandelt, so werden die Barcodes in die Datei <WorkingDirectory>\Barcode\successful\yyyymmdd.txt eingetragen.

Ist die Verarbeitung der Barcodes fehlgeschlagen, so werden diese in die Datei <WorkingDirectory>\Barcode\error\yyyymmdd.txt eingetragen.

In einem Meldeintervall können maximal 5.000 Barcodes gemeldet werden

Verknüpfung des Dokuments mit einem SAP-Objekt

Im SAP-System kann jetzt die Zuordnung eines betriebswirtschaftlichen Vorgangs (SAP-Objekt) zu dem Dokument vorgenommen werden. Dies könnte zum Beispiel die Buchung eines Zahlungsvorgangs sein. Bei diesem Vorgang wird der Barcode des betriebswirtschaftlichen Vorgangs mit der SAP-Objekt-ID in der SAP-Tabelle BDS_BAR_IN der intern offenen Barcodes abgelegt.

Die Dokument-ID ist in der SAP-Tabelle der offenen externen Barcodes mit dem Barcode referenziert, dieser wiederum ist mit einer SAP-Objekt-ID in der Tabelle der internen offenen Barcodes referenziert. Dadurch kann die Verknüpfung von SAP-Objekt-ID und Dokument-ID vorgenommen werden. Dieser Vorgang geschieht automatisch. Dabei werden SAP-Objekt-ID und Dokument-ID unter Berücksichtigung des Repository in die SAP-Verknüpfungstabelle TOAXX aufgenommen. Somit ist die Verknüpfung von enaio® Dokument und SAP-Vorgang vollzogen. Der Barcode ist nach der Verknüpfung dem SAP-System nicht mehr bekannt und kann nur noch im enaio®-System recherchiert werden.

Schaubild des Datenflusses

Das folgende Schaubild soll den Datenfluss bei der Einstellung eines Dokuments in das SAP-System verdeutlichen.

 

Archivieren von Daten aus dem SAP-System

Es können Belege (Dokumente), Drucklisten und Reorg-Daten (Backup von Datenständen) abgelegt werden. Hierbei wird die Dokumenten-ID an das enaio®-System übergeben. Eine Übergabe von Barcodes erfolgt hier nicht.

Übernehmen von Indexdaten aus dem SAP-System

Um Daten aus SAP zu übernehmen, bietet sich das Modul enaio® data2ecm an. Damit können sowohl Stammdaten zum Aufbau von Akten als auch Indexdaten zur weiteren Beschreibung von Dokumenten und deren Einsortierung in sprechende Aktenstrukturen übertragen werden. Die Übertragung kann sowohl synchron (mit Sicherung in der data2ecm-Queue) als auch job-gesteuert asynchron erfolgen.