Dokumentdateien signieren

yuuvis® RAD client 9.x »

yuuvis® RAD client unterstützt das Signieren und die Arbeit mit signierten Dokumenten. Berechtigte Benutzer können elektronische Signaturen für bestimmte Dokumentdateien im PDF-Format und auch Microsoft-Office-Dokumente in yuuvis® RAD client über das Aktionsmenü anfordern. Die Dokumentdateien werden nach der Auswahl durch den Benutzer an einen Dienst gesendet, der den Signiervorgang steuert. Je nach Konfiguration der Signatur-Plattform sowie des Signatur-Services können einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte Signaturen angefordert werden. Nach Abschluss des Vorganges werden die signierten Dokumentdateien als neue Version in yuuvis® RAD client speichert. Der gesamte Vorgang wird zur Fortschrittskontrolle, aber auch zu Prüfzwecken, in yuuvis® RAD client protokolliert.

  • yuuvis® RAD muss für das Signieren und Arbeiten mit signierten Dokumentdateien durch Ihren Administrator konfiguriert sein.

  • Ein oder mehrere Dokumenttypen zum Signieren müssen durch Ihren Administrator eingerichtet worden sein.

  • Der Benutzer benötigt die entsprechenden Rechte für die Bearbeitung der Dokumentdatei.

  • Die zu signierende Dokumentdatei muss folgende Bedingungen erfüllen:

    • PDF- bzw. Microsoft-Office-Dateiformat

    • Objekt ist nicht finalisiert

    • es wurde für diese Dokumentdatei noch keine Signatur angefordert

Signaturen anfordern

Um eine Dokumentdatei zu signieren, stehen berechtigten Benutzern in yuuvis® RAD client die Aktion Signaturen anfordern - Symbol Signaturen anfordern im Aktionsmenü zur Verfügung. Die Aktion wird den Benutzern im Aktionsmenü nur unter den obengenannten Voraussetzungen angeboten.

Nach erfolgreicher Signierung wird die signierte Dokumentdatei als neue Version in yuuvis® RAD automatisch gespeichert.

Signatursymbole

Dokumente, für die eine Signatur angefordert wurde, sind durch ein Signatursymbol in der Kopfzeile des Objektbereichs gekennzeichnet. Das Signatursymbol kann die Farbe grau, grün oder rot haben. Wenn Sie Ihre Maus über das Symbol ziehen, dann wird Ihnen in den Tooltips der Status des Signiervorganges angezeigt.

Der Aspektbereich Signaturen

Sie können sich ein Bild über den Verlauf eines Signaturprozesses im Aspektbereich Signaturen machen. Dieser steht dann zur Verfügung, sobald Signaturen zur Dokumentdatei angefordert wurden. Neben Informationen zum Signaturtyp, zu den Signierern und zum Signierungszeitpunkt, können Sie sich im Aspektbreich auch über den Status des Signiervorganges informieren. Es wird regelmäßig geprüft, ob sich im Signaturprozess auf der Signier-Plattform etwas geändert hat. Im Änderungsfall wird die neue Statusinformationen am Objekt sichtbar. Die folgenden Status sind möglich:

Wert Beschreibung Signiersymbol
in Bearbeitung Die Dokumentendatei wurde an die Signierplattform übergeben und die angegebenen Signierer müssen noch signieren. Signiersymbol grau - Symbol
signiert Ein Signierer hat die Dokumentdatei signiert. Wenn alle Signierer unterzeichnet haben, ist die Dokumentdatei vollständig signiert, wurde vom Signaturdienst abgerufen und als neue Version dem Dokument hinzugefügt. Signiersymbol grün - Symbol
abgewiesen Ein Signierer hat die Signatur überarbeitet und einen Grund angegeben. Signiersymbol rot - Symbol
abgelaufen Der aktuelle Signierer hat nicht innerhalb der auf der Signatur-Plattform konfigurierten Zeit signiert. Signiersymbol rot - Symbol
abgebrochen Ein Benutzer oder eine Signatur-Plattform hat den Signiervorgang abgebrochen. Signiersymbol rot - Symbol
Fehler Sollte beim Signieren ein Fehler auftreten, wird der Grund hier dokumentiert. Signiersymbol rot - Symbol

Signaturen im Aspektbereich Historie

Im Aspektbereich Historie, ist das Anfordern von Signaturen sowie das Anlegen einer neuen Version mit der fertig signierten Datei, durch einen entsprechenden Änderungshinweis am Objekt zu erkennen.

Signiervorgang abbrechen

Benutzern mit den entsprechenden Bearbeitungsrechten wird die Aktion Signieren abbrechen - Symbol Signieren abbrechen angeboten, wenn der Signierstatus in Bearbeitung ist. Wenn der Benutzer diese Aktion auslöst, wird er nach einem Grund gefragt. Nach Bestätigen der Abfrage, wird der Signaturstatus auf abgebrochen gesetzt. Der Status für die Signierer, die schon eine E-Mail erhalten haben aber noch nicht signiert haben, wird von in Bearbeitung in abgebrochen geändert, inklusive Angabe des Datums und des Grundes.

Der Status eines Signiervorganges wird Ihnen im Aspektbereich Signaturen und in der Kopfzeile des Objektbereichs des entsprechenden Dokuments angezeigt.

Wenn Sie einen Signierprozess abgebrochen haben, dann können Sie keinen neuen Signiervorgang starten.

Suche nach zu signierenden bzw. signierten Dokumenten

Je nach Konfiguration Ihres Systems, können ein oder mehrere Objekttypen für die Unterstützung von signierten PDF-Dokumenten konfiguriert sein. Dementsprechend ist eine Suche nach diesen Objekttypen oder nach dem Signierstatus in yuuvis® RAD client möglich. Die Suche kann auch objekttyp-übergreidend durchgeführt werden.

Klicken Sie dazu im Suchdialog im Bereich Übergreifend den Objekttyp Signierung an. In dem sich öffnenden Suchformular können sie weitere Suchkriterien angeben. Wenn Sie Dokumente finden wollen, die sich noch im Signiervorgang befinden, so wählen Sie dafür den Status in Bearbeitung aus. Signierte Dokumente finden Sie mit Hilfe des Suchkriteriums signiert. Ebenso können Sie im Suchformular z. B. nach dem Signaturtyp, nach einzelnen Signierern oder den Signier-Anforderungsdatum suchen.