Dokumentdateien signieren

yuuvis® RAD client 9.x

yuuvis® RAD client unterstützt das Signieren und die Arbeit mit signierten Dokumenten. Berechtigte Benutzer können elektronische Signaturen für bestimmte Dokumentdateien im PDF-Format und auch für Microsoft-Office-Dokumente in yuuvis® RAD client über das Aktionsmenü anfordern. Die Dokumentdateien werden nach der Auswahl durch den Benutzer an einen Dienst gesendet, der den Signiervorgang steuert. Je nach Konfiguration der Signatur-Plattform sowie des Signatur-Services können einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte Signaturen angefordert werden. Nach Abschluss des Vorganges werden die signierten Dokumentdateien als neue Version in yuuvis® RAD client speichert. Der gesamte Vorgang wird zur Fortschrittskontrolle, aber auch zu Prüfzwecken, in yuuvis® RAD client protokolliert.

yuuvis® RAD muss für das Signieren und Arbeiten mit signierten Dokumentdateien durch Ihren Administrator konfiguriert sein.
Ein oder mehrere Dokumenttypen zum Signieren müssen durch Ihren Administrator eingerichtet worden sein.
Der Benutzer benötigt die entsprechenden Rechte für die Bearbeitung der Dokumentdatei.
Die zu signierende Dokumentdatei muss folgende Bedingungen erfüllen:
- PDF- bzw. Microsoft-Office-Dateiformat
- Objekt ist nicht finalisiert
- es wurde für diese Dokumentdatei noch keine Signatur angefordert

Signaturen anfordern

Um eine Dokumentdatei zu signieren, stehen berechtigten Benutzern in yuuvis® RAD client die Aktion Signaturen anfordern im Aktionsmenü zur Verfügung. Die Aktion wird den Benutzern im Aktionsmenü nur unter den obengenannten Voraussetzungen angeboten.

Schritte, mit denen Sie eine Dokumentdatei signieren

Wählen Sie das gewünschte Objekt aus (z. B. in einer Trefferliste, in einer Prozessakte oder in den Bereichen Favoriten, Eingangskorb oder Benachrichtigungen im Hauptmenü). Sie können alternativ auch, mit einem Doppelklick auf das ausgewählte Objekt, in die Ordneransicht bzw. in die Objektansicht wechseln.
Klicken Sie auf Aktionen > ALLGEMEIN > Signaturen anfordern.

Das Dialogfenster Signaturen anfordern wird geöffnet.
Geben Sie den Namen und die E-Mail-Adresse des Empfängers ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.

Die eingegebenen Daten werden übernommen und im Signaturen anfordern-Dialog angezeigt.
Klicken Sie auf das Signierer hinzufügen-Symbol im Dialog, wenn Sie weitere Signierer hinzufügen möchten.

Die hinzugefügten Empfänger werden in einer Liste im Signaturen anfordern-Dialog angezeigt. Für die Bearbeitung dieser Liste stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

Symbol	Beschreibung
	Wenn Sie mit Ihrer linken Maustaste auf dieses Symbol klicken und die Maustaste festhalten, können Sie den Eintrag in der Liste verschieben.
	Mit einem Klick auf dieses Symbol, können Sie der Liste an der gewünschten Stelle einen weiteren Empfänger hinzufügen.
	Öffnet die Eingabefelder dieses Eintrages und ermöglicht Ihnen die Anpassung des Namens und der E-Mail-Adresse des Empfängers.
	Löscht den Eintrag aus der Empfängerliste.

Bitte beachten Sie, dass bei mehreren Signierern, die Reihenfolge in der Signiererliste, mit der Reihenfolge der im Dokument platzierten Signierfelder übereinstimmt.

Wählen Sie den Signaturtyp aus.

Wenn Sie auf den Pfeil neben dem Eintrag Signaturtyp klicken, dann werden Ihnen die in Ihrem System zur Verfügung stehenden Signaturtypen angezeigt. Je nach Konfiguration der Signaturplattform sowie des Signature-Services können einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte Signaturen angefordert werden.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Parallel signieren, wenn Sie wollen, dass die Empfänger das Dokument gleichzeitig - statt nacheinander - signieren können sollen. Wenn Sie das Kontrollkästchen nicht aktivieren, erhält ein Empfänger das Dokument erst zur Unterschrift, wenn der Empfänger vor ihm in der Liste das Dokument signiert hat.
Geben Sie einen Betreff in das Feld E-Mail-Betreff ein.

Der Betreff kann in der E-Mail an andere Signierer verwendet werden, um auf den Grund für die Unterzeichnung hinzuweisen. Es müssen mindestens 5 Zeichen eingegeben werden. Es sind bis zu 100 Zeichen möglich. Wird kein Betreff eingegeben, so wird ein im System hinterlegter Standardtext verwendet.
Geben Sie eine Nachricht in das Feld E-Mail-Nachricht ein.

In diesem Feld können Sie andere Signierer über den Signiervorgang in Kenntnis setzen und weitere Informationen weiterleiten.
Klicken Sie nach den Abschluss Ihrer Eingaben im Dialog Signaturen anfordern auf die Schaltfläche Anfordern.

Abhängig von Ihren Eingaben wird die Signaturanfrage mit der Dokumentdatei an die konfigurierte Signier-Plattform bzw. an weitere Signierer übergeben.

In der Kopfzeile des Objektbereichs des zur Signatur ausgewählten Objektes wird ein Signatursymbol angezeigt.

Im Aspektbereich Signaturen werden Informationen (z. B. der Bearbeitungsstatus und die Liste der Empfänger) zur angeforderten Signatur angezeigt.

Nach erfolgreicher Signierung wird die signierte Dokumentdatei als neue Version in yuuvis® RAD automatisch gespeichert.

Signatursymbole

Dokumente, für die eine Signatur angefordert wurde, sind durch ein Signatursymbol in der Kopfzeile des Objektbereichs gekennzeichnet. Das Signatursymbol kann die Farbe grau, grün oder rot haben. Wenn Sie Ihre Maus über das Symbol ziehen, dann wird Ihnen in den Tooltips der Status des Signiervorganges angezeigt.

Der Aspektbereich Signaturen

Sie können sich ein Bild über den Verlauf eines Signaturprozesses im Aspektbereich Signaturen machen. Dieser steht dann zur Verfügung, sobald Signaturen zur Dokumentdatei angefordert wurden. Neben Informationen zum Signaturtyp, zu den Signierern und zum Signierungszeitpunkt, können Sie sich im Aspektbreich auch über den Status des Signiervorganges informieren. Es wird regelmäßig geprüft, ob sich im Signaturprozess auf der Signier-Plattform etwas geändert hat. Im Änderungsfall wird die neue Statusinformationen am Objekt sichtbar. Die folgenden Status sind möglich:

Wert	Beschreibung	Signiersymbol
in Bearbeitung	Die Dokumentendatei wurde an die Signierplattform übergeben und die angegebenen Signierer müssen noch signieren.
signiert	Ein Signierer hat die Dokumentdatei signiert. Wenn alle Signierer unterzeichnet haben, ist die Dokumentdatei vollständig signiert, wurde vom Signaturdienst abgerufen und als neue Version dem Dokument hinzugefügt.
abgewiesen	Ein Signierer hat die Signatur überarbeitet und einen Grund angegeben.
abgelaufen	Der aktuelle Signierer hat nicht innerhalb der auf der Signatur-Plattform konfigurierten Zeit signiert.
abgebrochen	Ein Benutzer oder eine Signatur-Plattform hat den Signiervorgang abgebrochen.
Fehler	Sollte beim Signieren ein Fehler auftreten, wird der Grund hier dokumentiert.

Signaturen im Aspektbereich Historie

Im Aspektbereich Historie, ist das Anfordern von Signaturen sowie das Anlegen einer neuen Version mit der fertig signierten Datei, durch einen entsprechenden Änderungshinweis am Objekt zu erkennen.

Signiervorgang abbrechen

Benutzern mit den entsprechenden Bearbeitungsrechten wird die Aktion Signieren abbrechen angeboten, wenn der Signierstatus in Bearbeitung ist. Wenn der Benutzer diese Aktion auslöst, wird er nach einem Grund gefragt. Nach Bestätigen der Abfrage, wird der Signaturstatus auf abgebrochen gesetzt. Der Status für die Signierer, die schon eine E-Mail erhalten haben aber noch nicht signiert haben, wird von in Bearbeitung in abgebrochen geändert, inklusive Angabe des Datums und des Grundes.

Der Status eines Signiervorganges wird Ihnen im Aspektbereich Signaturen und in der Kopfzeile des Objektbereichs des entsprechenden Dokuments angezeigt.

Wenn Sie einen Signierprozess abgebrochen haben, dann können Sie keinen neuen Signiervorgang starten.

Suche nach zu signierenden bzw. signierten Dokumenten

Je nach Konfiguration Ihres Systems, können ein oder mehrere Objekttypen für die Unterstützung von signierten PDF-Dokumenten konfiguriert sein. Dementsprechend ist eine Suche nach diesen Objekttypen oder nach dem Signierstatus in yuuvis® RAD client möglich. Die Suche kann auch objekttyp-übergreidend durchgeführt werden.

Klicken Sie dazu im Suchdialog im Bereich Übergreifend den Objekttyp Signierung an. In dem sich öffnenden Suchformular können sie weitere Suchkriterien angeben. Wenn Sie Dokumente finden wollen, die sich noch im Signiervorgang befinden, so wählen Sie dafür den Status in Bearbeitung aus. Signierte Dokumente finden Sie mit Hilfe des Suchkriteriums signiert. Ebenso können Sie im Suchformular z. B. nach dem Signaturtyp, nach einzelnen Signierern oder den Signier-Anforderungsdatum suchen.