E-Mail-Management mit Exchange Services

Gültig für: yuuvis® RAD Version 7.x

Die Exchange Services übernehmen E-Mails aus Microsoft Exchange. Die E-Mail-Übernahme wird über die Konfigurationsdatei application-exchange.yml aus dem Verzeichnis …\servicemanager\config konfiguriert.

Für die E-Mail-Übernahme ist der Dokumenttyp 'E-Mail Journal' fest vorgegeben. Der Dokumenttyp ist Bestandteil von yuuvis® RAD, muss aktiviert werden, kann nicht bearbeitet werden und wird in yuuvis® RAD designer nicht angezeigt.

Benutzer haben auf den Dokumenttyp 'E-Mail Journal' das Objekttyprecht 'Anzeigen', wenn Sie an einer übernommenen E-Mail beteiligt sind. Benutzer mit dem Funktionsrecht 'Auf alle Journal-Objekte zugreifen' können alle übernommenen E-Mails anzeigen lassen.

Aktivieren des Dokumenttyps 'E-Mail Journal'

Schritte, mit denen Sie den Dokumenttyp 'E-Mail Journal' aktivieren:

  1. In yuuvis® RAD management-studio über Hauptmenü > System die Systemverwaltung öffnen.
  2. Zum Register Core-Service > Server navigieren.
  3. Das Kontrollkästchen Enable dms journal object types aktivieren.
  4. Änderung speichern.
  5. yuuvis® RAD core-service neu starten.

Der Dokumenttyp 'E-Mail Journal' wird in yuuvis® RAD client angezeigt.

Konfigurieren der E-Mail-Übernahme

Die Konfiguration erfolgt über die mitinstallierte Konfigurationsdatei application-exchange.yml aus dem Verzeichnis …\servicemanager\config. Die Datei enthält nur die notwendigen Parameter.

Nach Änderungen muss die Konfigurationsdatei gespeichert und müssen die Exchange Services neu gestartet werden.

Die Konfigurationsdatei ist in folgende Abschnitte unterteilt:

  • processing
  • Technische Parameter der Services zur Verarbeitung und zu Fehlern

  • indexing
  • Technische Parameter der Services für den Zugriff auf die zu übernehmenden E-Mails

  • searching
  • Technische Parameter der Services für die Anzahl der zu übernehmenden E-Mails

  • audit
  • Parameter der Services für Audit-E-Mails

  • profiles
  • Parameter für die zu übernehmenden E-Mails

Profiles

Der Abschnitt 'profiles' der Konfigurationsdatei enthält die Konfiguration für die E-Mail-Übernahme. Innerhalb dieses Abschnitts können mehrere Profile angelegt werden.

Ein Profil besteht aus folgenden Abschnitten:

  • technicalUser:
  • Technischer Nutzer für den Zugriff auf Exchange

  • ldapConfiguration:
  • Daten für ein Zugriff auf das Active Directory

  • exchangeConfiguration:
  • Daten für den Zugriff auf Exchange WebService

  • staging:
  • Konfigurationen für die Verwaltung übernommener E-Mails in Exchange

  • dmsConfiguration:
  • Konfiguration für E-Mails mit entfernten Anlagen in Exchange

  • indexing:
  • Spezifizierung der E-Mail-Accounts für die Übernahme mit Zeitraum, Account, und Filter

Filter

Filter im Profil-Abschnitt 'indexing' benennen Konten aus den E-Mail-Accounts, von denen die E-Mails übernommen werden, bei denen Betreff und Inhalt durch konfigurierte Texte ersetzt werden und Anlagen und Anzahl der Anlagen nicht übernommen werden. Erhalten bleiben nur das Datum und die Adressen in 'Von', 'An' und 'CC'.

Konfigurationsparameter

Im Folgenden finden Sie die Konfigurationsparameter mit den möglichen Werten und den Default-Werten.

Parameter

Bemerkung

Default

exchange:

 

processing:

Optional

concurrentConsumers:

Anzahl der parallelen Ausführungen

6

maxPoolSize:

Maximale Anzahl an gecachten Exchange-Service-Instanzen

12

ewsTracing:

Aktiviert Trace-Logging von EWS-Calls

Werte: true / false

Pfad der Logs: %temp%/enaio_exchange_service/

false

traceAll:

Auch EWS-Header-Meldungen werden als Datei geloggt

Werte: true / false

false

error:

Optional

retries:

Maximale Anzahl der Wiederholungen bei Fehlern

3

retryDelay:

Wartezeit vor einem erneuten Versuch bei Fehlern in Millisekunden

60000

retryAfterDays:

Wartezeit vor einem erneuten Versuch in Tagen, falls die LDAP-GUID nicht vom yuuvis® RAD-System erkannt wurde

7

finishRetries:

Maximale Anzahl der Wiederholungen bei 'finishAction'-Fehlern

500

finishRetryDelay:

Wartezeit vor einem erneuten Versuch bei 'finishAction'-Fehlern in Millisekunden

300000

indexing:

Optional

initialDelayTime:

Wartezeit vor der ersten Indexierung nach dem Starten in Millisekunden

1000

delayTime:

Wartezeit zwischen einzelnen Indexierungen in Millisekunden

60000

searching:

Optional

maxItemSize:

Maximale Größe von E-Mails

Wert in Bytes

104857600

pageSize:

Maximale Anzahl von Treffern pro Seite

1000

maxPages:

Maximale Anzahl von Seiten

-1

maxResults:

Maximale Anzahl von Treffern pro Indexierung

-1

optimize:

Begrenzt 'pageSize' automatisch, falls 'maxResults' kleiner als 'pageSize'

Werte: true / false

true

audit:

Optional

logFile:

Beispiel:

"./Directory/MyLogFile.log"

'${enaio.data.path:../../data}/
email_archive_report.log'

archiveFile:

Beispiel:

"./Directory/Archive/MyLogFile_%d{yyyy-MM-dd}.log.zip"

'${enaio.data.path:../../data}/
Archive/%d{yyyy, aux}/%d{MM, aux}/email_archive_report_%d{yyyy-MM-dd}.log.zip'

active:

Aktivieren von Audit-E-Mails

Werte: true / false

false

cron:

Zeitpunkt an denen Dummy-Auditnachrichten geschrieben werden, um einen Logfile-Umbruch auszulösen

"0 1 0 * * ?"

cronZone:

Zeitzone für 'cron'

"Europe/Berlin"

server:

E-Mail-Server für die Audit-E-Mails

Beispiel:

"https://exchangeserver.yuuvis.com/EWS/Exchange.asmx"

Pflichtparameter

 

user:

Benutzer, über dessen Konto die Audit-E-Mails gesendet werden.

Beispiel:

"technicaluser@yuuvis.com"

Pflichtparameter

 

password:

Beispiel:

"PASSWORD"

Pflichtparameter

 

recipient:

Empfänger der Audit-E-Mails

Beispiel:

"administrator@yuuvis.com"

Pflichtparameter

 

subject:

Betreff der Audit-E-Mails

Beispiel:

"SUBJECT"

"E-Mail Archive Report for %DATE%"

body:

Text der Audit-E-Mails

Beispiel:

"BODY"

"Dear Administrator,

attached to this e-mail you’ll find the following daily report:

[%HOST%\%SERVICE%]& E-Mail Archive Report for %DATE%

Kind Regards,

Your Exchange-Service"

profiles:

Mehrere Profile sind erlaubt

- profileName:

eindeutige Profilbezeichnung

Beispiel:

"Profil 1"

Zufalls-UUID

profileGuid:

eindeutige Profil-GUID

Beispiel:

"1234-5678-9ABC-DEFG"

Pflichtparameter

 

active:

Profil aktivieren / deaktivieren

Werte: true/ false

false

technicalUser:

Benutzer, der als Impersonation-/Delegation-Benutzer genutzt wird. Er muss also im AD bzw. in MS Exchange vorhanden sein.

userName:

Beispiel:

"impersonation@yuuvis.com"

Pflichtparameter

 

password:

Beispiel:

"PASSWORD"

Pflichtparameter

 

ldapConfiguration:

 

url:

Verbindungsdaten zum LDAP-Server

Beispiel:

'ldap://127.0.0.1:389'

Pflichtparameter

 

base:

LDAP-Pfad für die Datenabfrage im Directory

Beispiel:

'dc=domain,dc=com'

Pflichtparameter

 

user:

LDAP-Benutzer

Beispiel:

'administrator@yuuvis.com'

Pflichtparameter

 

password:

Beispiel:

'PASSWORD'

Pflichtparameter

 

exchangeConfiguration:

 

useAutodiscover:

Automatisches Ermitteln der URL zum Microsoft EWS

Werte: true/false

false

source:

URL zum Microsoft EWS

Beispiel:

"https://exchangeserver.yuuvis.com/EWS/Exchange.asmx"

Pflichtparameter

 

overrideSecurity:

Erlaubt Verbindung, auch wenn es Zertifikatsprobleme gibt.

Bitte nur anschalten, wenn nicht anders möglich.

Werte: true/false

false

schemaVersion:

Die Schema Version des EWS

Mögliche Werte:

"Exchange2007_SP1"

"Exchange2010"

"Exchange2010_SP1"

"Exchange2010_SP2"

''

useragent:

Useragent für EWS Netzwerkkommunikation

Beispiel:

"domain_exchange"

"enaio_exchange_service"

timeout:

Timeout in Millisekunden für EWS Netzwerkkommunikation

100000

staging:  
updateCategory:

Kategorie in Exchange für übernommene E-Mails

Beispiel:

"E-Mail in yuuvis® RAD"

enaio stored
reducingCategory: Kategorie in Exchange für übernommene E-Mails mit entfernten Anlagen enaio reduced
reducingInfoPrefix:

Text, der vor die URL für eine E-Mail mit entfernten Anlagen gesetzt wird.

Beispiel:

"Link zum Original: "

Original:
stages:

E-Mails können in mehreren Stufen bearbeitet werden:

Stufe 1: Übernahme

Stufe 2: Anlagen entfernen für E-Mails älter als 6 Monate

Stufe 3: Löschen für E-Mail älter als 1 Jahr

-name:

Bezeichnung einer Stufe

Beispiel:

'Stage 1'

Zufalls-UUID
order:

Der Parameter gibt die Reihenfolge für die Anwendung mehrere Stufen an. Die Stufe mit dem höchsten Wert wird zuerst angewendet. Wenn nur eine Stufe konfiguriert wird, muss hier '1' angegeben werden.

Pflichtparameter

 
finishAction:

Aktion für übernommene E-Mails in Exchange: Löschen, Anlagen entfernen oder Aktualisieren.

Beim Aktualisieren und Anlagen entfernen werden die E-Mails mit den angegebenen Kategorien gekennzeichnet.

Werte: DELETE, REDUCE oder UPDATE

UPDATE
mailConditons:

Mehrere Bedingungen für die zu bearbeitenden E-Mails sind erlaubt.

Sie werden logisch durch UND verbunden.

 

-name:

Eindeutige Bezeichnung der Bedingung

Beispiel:

"Condition 1"

Zufalls-UUID

query:

Bedingungen sind auf das Empfangsdatum bezogen.

Beispiel:

"EmailMessageSchema.DateTimeReceived >=\"2017-04-01T22:22:22.222Z\""

Operatoren: <,<=,>,>=

Pflichtparameter

 

- name:

Weitere Bedingung

"Condition 2"

Zufalls-UUID

query:

Beispiel für eine Bedingung mit relativem Bezug zum Empfangsdatum:

Syntax: DATEADD(Einheit,Wert,Bezug)

Einheit: days, months, years

Wert: Anzahl der Einheiten, negative Werte mit Vorzeichen.

Bezug: Datum im Format wie oben in 'Condition 1' oder CURRENT_DATE

Beispiel:

"EmailMessageSchema.DateTimeReceived<=DATEADD(days,-10,CURRENT_DATE)"

 
dmsConfiguration:  
clientUrlTemplate: URL für eine E-Mail mit entfernten Anlagen, über die die E-Mail mit Anlagen in yuuvis® RAD aufgerufen werden kann.

Beispiel:

"http://yuuvis.com/enaio/object/{enaio:objectId}?type={enaio:objectTypeName}"

Die Platzhalter für die ID und den Objekttypnamen werden automatisch ausgefüllt.

DNS-Namen statt IP-Adressen sind in der Regel zuverlässiger.

 

indexing:

 

storeDrafts:

Übernehmen von Entwürfen

Werte: true/false

Hinweis:

Falls Entwürfe aus Benutzerpostfächern übernommen werden, dann wird der jeweils aktuelle Stand übernommen und nicht mehr geändert, auch wenn der Entwurf bearbeitet oder gesendet wird.

false

archiveBCCInformation:

Übernahme der BCC-E-Mail-Adressen in das entsprechende Metadatenfeld.

Der Parameter gilt ausschließlich für Journalpostfächer.

Werte: true/false

false

users:

Mehrere Benutzer sind erlaubt

 

- userName:

LDAP-Account, dessen E-Mails übernommen werden.

"journaluser"

Pflichtparameter

 

journal:

Jornalpostfach

Werte: true/false

false

useDelegation:

Impersonation ist in der Regel für den Zugriff notwendig

Werte: false/ true

false

type:

Typ von 'userName'

Werte: EMAIL oder ACCOUNTNAME oder DISTINGUISHEDNAME

EMAIL

filtering:

 

subject:

Text für den Betreff der gefilterten E-Mails

Beispiel:

"FILTERED_SUBJECT"

"The original item was excluded from archiving because of a matching compliance-filter rule."

body:

Text für den Inhalt der gefilterten E-Mails

Beispiel:

"FILTERED_BODY"

"The original item was excluded from archiving because of a matching compliance-filter rule.\nThe following compliance-filter rules matched the excluded item:"

filter:

Mehrere Filter sind erlaubt

 

- name:

Eindeutige Filterbezeichnung

"Filter 1"

Zufalls-UUID

active:

Filter aktiv

Werte: false/true

true

conditions:

Mehrere Accounts sind erlaubt. Die hier als Filterbedingung angegebenen Accounts müssen Bestandteil von 'users' sein.

 

- type:

Spezifiziert den Typ von 'value'

Werte: EMAIL oder ACCOUNTNAME oder DISTINGUISHEDNAME

EMAIL

value:

"blacklist"

 

- type:

Werte: EMAIL oder ACCOUNTNAME oder DISTINGUISHEDNAME

EMAIL

value:

"group2@yuuvis.com"

 

- name:

"Filter 2"

 

active:

Filter aktiv

Werte: true/false

 

conditions:

Beispiel zweite Bedingung

 

- type:

DISTINGUISHEDNAME

EMAIL

value:

"CN=John Doe, OU=user,OU=group3, DC=domain,DC=com"

 

- type:

EMAIL

EMAIL

value:

"externaluser@provider.com"

 

- profileName:

Weiteres Profil

"Profil 2"

 

profileGuid: