E-Mail-Management mit Exchange Services

yuuvis® RAD 7.x

Die Exchange Services übernehmen E-Mails aus Microsoft Exchange. Die E-Mail-Übernahme wird über die Konfigurationsdatei application-exchange.yml aus dem Verzeichnis …\servicemanager\config konfiguriert.

Für die E-Mail-Übernahme ist der Dokumenttyp 'E-Mail Journal' fest vorgegeben. Der Dokumenttyp ist Bestandteil von yuuvis® RAD, muss aktiviert werden, kann nicht bearbeitet werden und wird in yuuvis® RAD designer nicht angezeigt.

Benutzer haben auf den Dokumenttyp 'E-Mail Journal' das Objekttyprecht 'Anzeigen', wenn Sie an einer übernommenen E-Mail beteiligt sind. Benutzer mit dem Funktionsrecht 'Auf alle Journal-Objekte zugreifen' können alle übernommenen E-Mails anzeigen lassen.

Aktivieren des Dokumenttyps 'E-Mail Journal'

Schritte, mit denen Sie den Dokumenttyp 'E-Mail Journal' aktivieren:

In yuuvis® RAD management-studio über Hauptmenü > System die Systemverwaltung öffnen.
Zum Register Core-Service > Server navigieren.
Das Kontrollkästchen Enable dms journal object types aktivieren.
Änderung speichern.
yuuvis® RAD core-service neu starten.

Der Dokumenttyp 'E-Mail Journal' wird in yuuvis® RAD client angezeigt.

Konfigurieren der E-Mail-Übernahme

Die Konfiguration erfolgt über die mitinstallierte Konfigurationsdatei application-exchange.yml aus dem Verzeichnis …\servicemanager\config. Die Datei enthält nur die notwendigen Parameter.

Nach Änderungen muss die Konfigurationsdatei gespeichert und müssen die Exchange Services neu gestartet werden.

Die Konfigurationsdatei ist in folgende Abschnitte unterteilt:

processing

Technische Parameter der Services zur Verarbeitung und zu Fehlern

indexing

Technische Parameter der Services für den Zugriff auf die zu übernehmenden E-Mails

searching

Technische Parameter der Services für die Anzahl der zu übernehmenden E-Mails

audit

Parameter der Services für Audit-E-Mails

profiles

Parameter für die zu übernehmenden E-Mails

Profiles

Der Abschnitt 'profiles' der Konfigurationsdatei enthält die Konfiguration für die E-Mail-Übernahme. Innerhalb dieses Abschnitts können mehrere Profile angelegt werden.

Ein Profil besteht aus folgenden Abschnitten:

technicalUser:

Technischer Nutzer für den Zugriff auf Exchange

ldapConfiguration:

Daten für ein Zugriff auf das Active Directory

exchangeConfiguration:

Daten für den Zugriff auf Exchange WebService

staging:

Konfigurationen für die Verwaltung übernommener E-Mails in Exchange

dmsConfiguration:

Konfiguration für E-Mails mit entfernten Anlagen in Exchange

indexing:

Spezifizierung der E-Mail-Accounts für die Übernahme mit Zeitraum, Account, und Filter

Filter

Filter im Profil-Abschnitt 'indexing' benennen Konten aus den E-Mail-Accounts, von denen die E-Mails übernommen werden, bei denen Betreff und Inhalt durch konfigurierte Texte ersetzt werden und Anlagen und Anzahl der Anlagen nicht übernommen werden. Erhalten bleiben nur das Datum und die Adressen in 'Von', 'An' und 'CC'.

Konfigurationsparameter

Im Folgenden finden Sie die Konfigurationsparameter mit den möglichen Werten und den Default-Werten.

Parameter	Bemerkung	Default
exchange:
processing:	Optional
concurrentConsumers:	Anzahl der parallelen Ausführungen	6
maxPoolSize:	Maximale Anzahl an gecachten Exchange-Service-Instanzen	12
ewsTracing:	Aktiviert Trace-Logging von EWS-Calls Werte: true / false Pfad der Logs: %temp%/enaio_exchange_service/	false
traceAll:	Auch EWS-Header-Meldungen werden als Datei geloggt Werte: true / false	false
error:	Optional
retries:	Maximale Anzahl der Wiederholungen bei Fehlern	3
retryDelay:	Wartezeit vor einem erneuten Versuch bei Fehlern in Millisekunden	60000
retryAfterDays:	Wartezeit vor einem erneuten Versuch in Tagen, falls die LDAP-GUID nicht vom yuuvis® RAD-System erkannt wurde	7
finishRetries:	Maximale Anzahl der Wiederholungen bei 'finishAction'-Fehlern	500
finishRetryDelay:	Wartezeit vor einem erneuten Versuch bei 'finishAction'-Fehlern in Millisekunden	300000
indexing:	Optional
initialDelayTime:	Wartezeit vor der ersten Indexierung nach dem Starten in Millisekunden	1000
delayTime:	Wartezeit zwischen einzelnen Indexierungen in Millisekunden	60000
searching:	Optional
maxItemSize:	Maximale Größe von E-Mails Wert in Bytes	104857600
pageSize:	Maximale Anzahl von Treffern pro Seite	1000
maxPages:	Maximale Anzahl von Seiten	-1
maxResults:	Maximale Anzahl von Treffern pro Indexierung	-1
optimize:	Begrenzt 'pageSize' automatisch, falls 'maxResults' kleiner als 'pageSize' Werte: true / false	true
audit:	Optional
logFile:	Beispiel: "./Directory/MyLogFile.log"	'${enaio.data.path:../../data}/ email_archive_report.log'
archiveFile:	Beispiel: "./Directory/Archive/MyLogFile_%d{yyyy-MM-dd}.log.zip"	'${enaio.data.path:../../data}/ Archive/%d{yyyy, aux}/%d{MM, aux}/email_archive_report_%d{yyyy-MM-dd}.log.zip'
active:	Aktivieren von Audit-E-Mails Werte: true / false	false
cron:	Zeitpunkt an denen Dummy-Auditnachrichten geschrieben werden, um einen Logfile-Umbruch auszulösen	"0 1 0 * * ?"
cronZone:	Zeitzone für 'cron'	"Europe/Berlin"
server:	E-Mail-Server für die Audit-E-Mails Beispiel: "https://exchangeserver.yuuvis.com/EWS/Exchange.asmx" Pflichtparameter
user:	Benutzer, über dessen Konto die Audit-E-Mails gesendet werden. Beispiel: "technicaluser@yuuvis.com" Pflichtparameter
password:	Beispiel: "PASSWORD" Pflichtparameter
recipient:	Empfänger der Audit-E-Mails Beispiel: "administrator@yuuvis.com" Pflichtparameter
subject:	Betreff der Audit-E-Mails Beispiel: "SUBJECT"	"E-Mail Archive Report for %DATE%"
body:	Text der Audit-E-Mails Beispiel: "BODY"	"Dear Administrator, attached to this e-mail you’ll find the following daily report: [%HOST%\%SERVICE%]& E-Mail Archive Report for %DATE% Kind Regards, Your Exchange-Service"
profiles:	Mehrere Profile sind erlaubt
- profileName:	eindeutige Profilbezeichnung Beispiel: "Profil 1"	Zufalls-UUID
profileGuid:	eindeutige Profil-GUID Beispiel: "1234-5678-9ABC-DEFG" Pflichtparameter
active:	Profil aktivieren / deaktivieren Werte: true/ false	false
technicalUser:	Benutzer, der als Impersonation-/Delegation-Benutzer genutzt wird. Er muss also im AD bzw. in MS Exchange vorhanden sein.
userName:	Beispiel: "impersonation@yuuvis.com" Pflichtparameter
password:	Beispiel: "PASSWORD" Pflichtparameter
ldapConfiguration:
url:	Verbindungsdaten zum LDAP-Server Beispiel: 'ldap://127.0.0.1:389' Pflichtparameter
base:	LDAP-Pfad für die Datenabfrage im Directory Beispiel: 'dc=domain,dc=com' Pflichtparameter
user:	LDAP-Benutzer Beispiel: 'administrator@yuuvis.com' Pflichtparameter
password:	Beispiel: 'PASSWORD' Pflichtparameter
exchangeConfiguration:
useAutodiscover:	Automatisches Ermitteln der URL zum Microsoft EWS Werte: true/false	false
source:	URL zum Microsoft EWS Beispiel: "https://exchangeserver.yuuvis.com/EWS/Exchange.asmx" Pflichtparameter
overrideSecurity:	Erlaubt Verbindung, auch wenn es Zertifikatsprobleme gibt. Bitte nur anschalten, wenn nicht anders möglich. Werte: true/false	false
schemaVersion:	Die Schema Version des EWS Mögliche Werte: "Exchange2007_SP1" "Exchange2010" "Exchange2010_SP1" "Exchange2010_SP2"	''
useragent:	Useragent für EWS Netzwerkkommunikation Beispiel: "domain_exchange"	"enaio_exchange_service"
timeout:	Timeout in Millisekunden für EWS Netzwerkkommunikation	100000
staging:
updateCategory:	Kategorie in Exchange für übernommene E-Mails Beispiel: "E-Mail in yuuvis® RAD"	enaio stored
reducingCategory:	Kategorie in Exchange für übernommene E-Mails mit entfernten Anlagen	enaio reduced
reducingInfoPrefix:	Text, der vor die URL für eine E-Mail mit entfernten Anlagen gesetzt wird. Beispiel: "Link zum Original: "	Original:
stages:	E-Mails können in mehreren Stufen bearbeitet werden: Stufe 1: Übernahme Stufe 2: Anlagen entfernen für E-Mails älter als 6 Monate Stufe 3: Löschen für E-Mail älter als 1 Jahr
-name:	Bezeichnung einer Stufe Beispiel: 'Stage 1'	Zufalls-UUID
order:	Der Parameter gibt die Reihenfolge für die Anwendung mehrere Stufen an. Die Stufe mit dem höchsten Wert wird zuerst angewendet. Wenn nur eine Stufe konfiguriert wird, muss hier '1' angegeben werden. Pflichtparameter
finishAction:	Aktion für übernommene E-Mails in Exchange: Löschen, Anlagen entfernen oder Aktualisieren. Beim Aktualisieren und Anlagen entfernen werden die E-Mails mit den angegebenen Kategorien gekennzeichnet. Werte: DELETE, REDUCE oder UPDATE	UPDATE
mailConditons:	Mehrere Bedingungen für die zu bearbeitenden E-Mails sind erlaubt. Sie werden logisch durch UND verbunden.
-name:	Eindeutige Bezeichnung der Bedingung Beispiel: "Condition 1"	Zufalls-UUID
query:	Bedingungen sind auf das Empfangsdatum bezogen. Beispiel: "EmailMessageSchema.DateTimeReceived >=\"2017-04-01T22:22:22.222Z\"" Operatoren: <,<=,>,>= Pflichtparameter
- name:	Weitere Bedingung "Condition 2"	Zufalls-UUID
query:	Beispiel für eine Bedingung mit relativem Bezug zum Empfangsdatum: Syntax: DATEADD(Einheit,Wert,Bezug) Einheit: days, months, years Wert: Anzahl der Einheiten, negative Werte mit Vorzeichen. Bezug: Datum im Format wie oben in 'Condition 1' oder CURRENT_DATE Beispiel: "EmailMessageSchema.DateTimeReceived<=DATEADD(days,-10,CURRENT_DATE)"
dmsConfiguration:
clientUrlTemplate:	URL für eine E-Mail mit entfernten Anlagen, über die die E-Mail mit Anlagen in yuuvis® RAD aufgerufen werden kann. Beispiel: "http://yuuvis.com/enaio/object/{enaio:objectId}?type={enaio:objectTypeName}" Die Platzhalter für die ID und den Objekttypnamen werden automatisch ausgefüllt. DNS-Namen statt IP-Adressen sind in der Regel zuverlässiger.
indexing:
storeDrafts:	Übernehmen von Entwürfen Werte: true/false Hinweis: Falls Entwürfe aus Benutzerpostfächern übernommen werden, dann wird der jeweils aktuelle Stand übernommen und nicht mehr geändert, auch wenn der Entwurf bearbeitet oder gesendet wird.	false
archiveBCCInformation:	Übernahme der BCC-E-Mail-Adressen in das entsprechende Metadatenfeld. Der Parameter gilt ausschließlich für Journalpostfächer. Werte: true/false	false
users:	Mehrere Benutzer sind erlaubt
- userName:	LDAP-Account, dessen E-Mails übernommen werden. "journaluser" Pflichtparameter
journal:	Jornalpostfach Werte: true/false	false
useDelegation:	Impersonation ist in der Regel für den Zugriff notwendig Werte: false/ true	false
type:	Typ von 'userName' Werte: EMAIL oder ACCOUNTNAME oder DISTINGUISHEDNAME	EMAIL
filtering:
subject:	Text für den Betreff der gefilterten E-Mails Beispiel: "FILTERED_SUBJECT"	"The original item was excluded from archiving because of a matching compliance-filter rule."
body:	Text für den Inhalt der gefilterten E-Mails Beispiel: "FILTERED_BODY"	"The original item was excluded from archiving because of a matching compliance-filter rule.\nThe following compliance-filter rules matched the excluded item:"
filter:	Mehrere Filter sind erlaubt
- name:	Eindeutige Filterbezeichnung "Filter 1"	Zufalls-UUID
active:	Filter aktiv Werte: false/true	true
conditions:	Mehrere Accounts sind erlaubt. Die hier als Filterbedingung angegebenen Accounts müssen Bestandteil von 'users' sein.
- type:	Spezifiziert den Typ von 'value' Werte: EMAIL oder ACCOUNTNAME oder DISTINGUISHEDNAME	EMAIL
value:	"blacklist"
- type:	Werte: EMAIL oder ACCOUNTNAME oder DISTINGUISHEDNAME	EMAIL
value:	"group2@yuuvis.com"
- name:	"Filter 2"
active:	Filter aktiv Werte: true/false
conditions:	Beispiel zweite Bedingung
- type:	DISTINGUISHEDNAME	EMAIL
value:	"CN=John Doe, OU=user,OU=group3, DC=domain,DC=com"
- type:	EMAIL	EMAIL
value:	"externaluser@provider.com"
- profileName:	Weiteres Profil "Profil 2"
profileGuid:	…