Dokumentdateien mit Hilfe von yuuvis® RAD Office Add-In bearbeiten

yuuvis® RAD client • 10.x »

Die optionale Erweiterung yuuvis® RAD Office Add-In stellen Ihnen Funktionen in Microsoft Office-Anwendungen (Word, Excel und Powerpoint) zur Verfügung, die Ihnen die Erstellung und Ablage von Office-Dokumenten in yuuvis® RAD sowie die Bearbeitung von Dokumentinhalten bzw. die Datenübernahme von und nach yuuvis® RAD erleichtern.

  • Die yuuvis® RAD Office Add-In sind in Ihren lokalen Microsoft Office-Anwendungen installiert.

  • yuuvis® RAD agent ist auf Ihrem Rechner installiert und mit yuuvis® RAD server und mit Ihrem yuuvis® RAD client verbunden (siehe yuuvis® RAD agent verbinden).

  1. Wählen Sie die gewünschte Dokumentdatei aus (z. B. in einer Trefferliste, in einer Prozessakte oder in den Bereichen Favoriten, Eingangskorb oder Benachrichtigungen im Hauptmenü). Sie können alternativ auch, mit einem Doppelklick auf die ausgewählte Dokumentdatei, in die Ordneransicht bzw. in die Objektansicht wechseln.

  2. Klicken Sie auf Aktions - SymbolAktionen >  ALLGEMEIN > Dokumentdatei öffnen - Symbol Dokumentdatei in lokaler Anwendung öffnen.

    Wenn Sie mehrere Objekte ausgewählt haben, dann wird

    • im Aktionsmenü im Objektbereich die Dokumentdatei geöffnet, auf die der Fokus Ihrer Auswahl liegt (siehe Markieren und fokussieren).

    • im Aktionsmenü der Objektliste keine Aktion Dokumentdatei öffnen - Symbol Dokumentdatei in lokaler Anwendung öffnen angeboten.

    Wenn Sie bei den Einstellungen zur Dokumentensperre (siehe Dokumentensperre aktivieren oder deaktivieren) die Option Immer fragen eingestellt haben, dann wird vor dem Öffnen ein Dialogmenü zum Setzen der Dokumentensperre angezeigt, den Sie mit Ja, Nein oder Abbrechen beantworten können. Im Dialogmenü können Sie ebenfalls angeben, ob Ihre Entscheidung für zukünftige Öffnen-Aktionen gemerkt werden soll.

    Die Dokumentdatei wird aus yuuvis® RAD ausgecheckt und in yuuvis® RAD agent im Bereich Agent Bereich Dateien - Symbol Dateien angezeigt.

    Die Dokumentdatei wird am lokalen Arbeitsplatz in der dort zugeordneten Anwendung geöffnet.

    Wenn die Dokumentdatei beim Öffnen auf Grund Ihrer Einstellungen gesperrt wurde, dann wird die Dokumentdatei in yuuvis® RAD client und in yuuvis® RAD agent durch Gesperrt - Symbol Schloss-Symbole gekennzeichnet.

  3. Wechseln Sie zur Office-Anwendung und bearbeiten Sie das Dokument.

  4. Sie haben mehrere Möglichkeiten, das Dokument in yuuvis® RAD wieder einzuchecken:

    1. Direkt in der Office-Anwendung:

      Klicken Sie in der Office-Anwendung auf der Menübandregisterkarte Start in der Gruppe yuuvis® RAD auf Speichern und Einchecken.

    2. Über yuuvis® RAD agent:

      Bearbeiten, speichern und schließen Sie die Dokumentdatei in der Office-Anwendung. Es ist wichtig, dass Sie beim Schließen nicht den Dateinamen, die Dateiart oder den Speicherort ändern, damit yuuvis® RAD agent die Dokumentdatei weiter verwalten kann.

      Wechseln Sie zu yuuvis® RAD agent in den Bereich Agent Bereich Dateien - Symbol Dateien und checken Sie die bearbeitete Dokumentdatei mit einem Klick auf die Schaltfläche Einchecken wieder ein.

Die bearbeitete Dokumentdatei wird in yuuvis® RAD eingecheckt und in einer neuen Version des Geschäftsobjektes abgelegt.

Wenn die Dokumentdatei gesperrt war, dann wird die Sperre aufgehoben. Das Gesperrt - Symbol Schloss-Symbol im Objektbereich der Dokumentdatei in yuuvis® RAD client verschwindet. Die Dokumentdatei kann wieder von allen Benutzern bearbeitet werden.

Die eingecheckte Dokumentdatei wird in yuuvis® RAD agent nicht mehr angezeigt.

Wenn eine Dokumentdatei mehrere Male von verschiedenen Benutzern ausgecheckt wurde, weil sie beim Auschecken nicht gesperrt wurde, dann kann es beim Einchecken zu Konflikten kommen. Im yuuvis® RAD agent erscheinen entsprechende Warnhinweise.

  1. Wählen Sie die gewünschte Dokumentdatei aus (z. B. in einer Trefferliste, in einer Prozessakte oder in den Bereichen Favoriten, Eingangskorb oder Benachrichtigungen im Hauptmenü). Sie können alternativ auch, mit einem Doppelklick auf die ausgewählte Dokumentdatei, in die Ordneransicht bzw. in die Objektansicht wechseln.

  2. Klicken Sie auf Aktions - SymbolAktionen >  ALLGEMEIN > Dokumentdatei öffnen - Symbol Dokumentdatei in lokaler Anwendung öffnen.

    Wenn Sie mehrere Objekte ausgewählt haben, dann wird

    • im Aktionsmenü im Objektbereich die Dokumentdatei geöffnet, auf die der Fokus Ihrer Auswahl liegt (siehe Markieren und fokussieren).

    • im Aktionsmenü der Objektliste keine Aktion Dokumentdatei öffnen - Symbol Dokumentdatei in lokaler Anwendung öffnen angeboten.

    Wenn Sie bei den Einstellungen zur Dokumentensperre (siehe Dokumentensperre aktivieren oder deaktivieren) die Option Immer fragen eingestellt haben, dann wird vor dem Öffnen ein Dialogmenü zum Setzen der Dokumentensperre angezeigt, den Sie mit Ja, Nein oder Abbrechen beantworten können. Im Dialogmenü können Sie ebenfalls angeben, ob Ihre Entscheidung für zukünftige Öffnen-Aktionen gemerkt werden soll.

    Die Dokumentdatei wird aus yuuvis® RAD ausgecheckt und in yuuvis® RAD agent im Bereich Agent Bereich Dateien - Symbol Dateien angezeigt.

    Die Dokumentdatei wird am lokalen Arbeitsplatz in der dort zugeordneten Anwendung geöffnet.

    Wenn die Dokumentdatei beim Öffnen auf Grund Ihrer Einstellungen gesperrt wurde, dann wird die Dokumentdatei in yuuvis® RAD client und in yuuvis® RAD agent durch Gesperrt - Symbol Schloss-Symbole gekennzeichnet.

  3. Wechseln Sie zur Office-Anwendung und bearbeiten Sie das Dokument.

  4. Klicken Sie in der Office-Anwendung auf der Menübandregisterkarte Start in der Gruppe yuuvis® RAD auf Neu ablegen und wählen in den sich öffnenden Untermenüs die Dateiart (Orignialdateiformat bzw. PDF) und den neuen Ablageort.

    Als neue Ablageorte werden Ihnen vorgeschlagen:

    • der allgemeine Ablageort

    • eine Liste der zehn letzten genutzten Ablageorte

    • eine Liste der Favoriten aus Ihrem yuuvis® RAD client

    Die bearbeitete Dokumentdatei wird in der Office-Anwendung gespeichert, geschlossen und an yuuvis® RAD übergeben.

    Der Ablagekorb in yuuvis® RAD client wird geöffnet.

  5. Wechseln Sie in den Ablagekorb in yuuvis® RAD client, wählen Sie aus der Liste der am Ablageort erlaubten Objekttypen den gewünschten Objekttyp für die bearbeitete Dokumentdatei aus.

    Wenn Sie einem oder mehreren Objekten in der Ablage einen Objekttyp zugeordnet haben, dann können Sie diese Zuordnung korrigieren, solange die Objekte nicht endgültig abgelegt wurden. Klicken Sie dazu in der Kopfzeile des Ablagebereiches auf die Schaltfläche Objekttyp zurücksetzen. Danach steht Ihnen die Liste der erlaubten Objekttypen zur erneuten Objekttyp-Zuordnung wieder zur Verfügung.

    Der Metadaten-Bereich wird geöffnet.

  6. Geben Sie im Metadaten-Bereich die nötigen Metadaten ein.

    Pflichtfelder sind mit einem Sternchen gekennzeichnet.

    Metadatenfelder, die durch die Objekttypdefinition vorbelegt sind, sind durch ein df gekennzeichnet. Felder, die durch ein ex gekennzeichnet sind, extrahieren die Metadaten aus den Metadaten der Dokumentdatei. Welche Möglichkeiten der Metadatenpflege Sie in yuuvis® RAD noch haben, wird im Kapitel Metadaten beschrieben.

  7. Beenden Sie den Erstellungsvorgang, in dem Sie auf Ablegen bzw. Ablegen und Öffnen klicken.

Die Dokumentdatei wird an einem neuen Ablageort im yuuvis® RAD-Ordnungssystem abgelegt.

Beim Neu Ablegen über die yuuvis® RAD Office Add-In wird eine Kopie der im yuuvis® RAD agent verwalteten Dokumentdatei im yuuvis® RAD-Ordnungssystem abgelegt. Änderungen, die an der Dokumentdatei vorgenommen wurden, werden beim Neu Ablegen nur in die neu abgelegte Dokumentdatei übernommen. Die im yuuvis® RAD agent verwaltete Dokumentdatei bleibt unverändert und wird dort auch nicht entfernt. Wenn Sie keine weiteren Änderungen an der Dokumentdatei im yuuvis® RAD agent vornehmen wollen, sollten Sie sie im yuuvis® RAD agent verwerfen bzw. einchecken.