Organisatorische Hinweise

Um yuuvis® RAD repository-manager ordnungsgemäß, konform und performant zu betreiben, sind spezifische Umgebungskonfigurationen erforderlich.

• Um sicherzustellen, dass die Objekte/Ressourcen unveränderbar und nicht löschbar sind, sollten sie durch die yuuvis® RAD-Archivierungsoperationen archiviert werden. Dieser Aktion sollte mindestens einmal am Tag ausgeführt werden, um sicherzustellen, dass die Dokumente genau an dem Tag gelöscht werden können, an dem sie gelöscht werden sollen.

• Aufbewahrungsfristen werden über den yuuvis® RAD-Standardmechanismus an unterstützte Storage-Systeme wie beispielsweise NetAPP propagiert. Falls die Aufbewahrungsfrist von SAP-Seite noch unbekannt ist, wird nichts propagiert und die Medienkonfiguration definiert die Aufbewahrungsfrist für ein Objekt.

• Um sicherzustellen, dass die Aufbewahrungsfrist spezifisch für das Objekt ist, sollte die Aufbewahrungsfrist für die Medien auf das Minimum gesetzt werden, normalerweise 1 Tag.

• Das Löschen von ILM-Dokumenten sollte nur über die ILM-Schnittstelle erfolgen, so dass niemand außer dem technischen Benutzer dieses Recht haben sollte.

• Das Löschen von AL-Dokumenten sollte nur über die AL- oder ILM-Schnittstelle erfolgen, so dass niemand außer dem technischen Benutzer das Recht dazu haben sollte. Auch wenn das Verfallsdatum bereits in der Vergangenheit liegt, müssen die Daten bis zum Löschbefehl von SAP aufbewahrt werden.

• In der Medienkonfiguration muss die Option Aufbewahrungsfrist beim Löschen prüfen aktiviert werden.