Vorlagenverwaltung mit der App templates

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Rolle YUUVIS_TENANT_ADMIN

Mit der App templates  können Sie Word-Vorlagen im Format .docx mit Platzhaltern anlegen und verwalten. Sie benötigen dafür die Rolle YUUVIS_TENANT_ADMIN. Benutzer ohne Administratorrolle können nur die veröffentlichten Vorlagen sehen und sie z. B. innerhalb der App explorer  auf Dokumente anwenden (Benutzerfunktionen der App templates).

Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:

Neue Vorlage erstellen

  1. Klicken Sie auf Neue Vorlage erstellen .

  2. Geben Sie den Namen und optional eine Beschreibung ein.

  3. Wählen Sie den Vorlagentyp aus der Dropdown-Liste.

  4. Klicken Sie auf Erstellen.

    Auf der rechten Seite wird der Standardinhalt einer neuen Vorlage angezeigt.

    Versuchen Sie nicht, die Vorlage mit der Microsoft-Office-365-Funktion zu bearbeiten, dies ist nicht möglich. Nur die Desktop-Version von Microsoft Word kann zur Bearbeitung verwendet werden.

  5. Um die Vorlage zu bearbeiten, klicken Sie auf Vorlagendatei herunterladen .

  6. Öffnen Sie die heruntergeladene Datei.

  7. Verlassen Sie die geschützte Ansicht in Word (Klick auf Bearbeitung aktivieren).

  8. Klicken Sie auf die Registerkarte Entwicklertools.

    Ist die Registerkarte nicht verfügbar, lässt sie sich über die Optionen im Abschnitt Menüband anpassen einblenden. Details finden Sie in der Dokumentation des Herstellers.

  9. Klicken Sie auf XML-Zuordnungsbereich.

    Das Fenster für XML-Zuordnung wird angezeigt.

  10. Wählen Sie in der XML-Zuordnung in der Dropdown-Liste ein passendes Schema aus.

  11. Um einen Platzhalter einzufügen, führen Sie einen Rechtsklick auf ein Element aus und wählen Sie Inhaltssteuerelement einfügen > Nur Text.

  12. Wenn Sie die gewünschten Inhalte und Platzhalter eingefügt haben, speichern und schließen Sie die Datei.

  13. In der App templates  klicken Sie auf die gewünschte Vorlage, sofern sie nicht noch ausgewählt ist und klicken Sie auf Vorlage ersetzen .

    Die Vorlage wird als Entwurf gespeichert und kann im Folgenden veröffentlicht werden.

Vorlage veröffentlichen

  1. Klicken Sie auf die gewünschte unveröffentlichte Vorlage.

  2. Klicken Sie auf Vorlage veröffentlichen .

    Ein Bestätigungsdialog wird angezeigt.

  3. Klicken Sie auf Bestätigen.

    Die Vorlage wird veröffentlicht. Das Symbol in der Liste wechselt von zu .

    Als neue verfügbare Aktion wird Veröffentlichung der Vorlage aufheben  angezeigt.

Vorlage löschen

  1. Klicken Sie auf die gewünschte Vorlage.

  2. Klicken Sie auf Vorlage löschen .

    Der Bestätigungsdialog wird angezeigt.

  3. Klicken Sie auf Bestätigen.

    Die Vorlage wird unwiederbringlich gelöscht.

Vorlagenname und/oder Beschreibung ändern

  1. Klicken Sie auf die gewünschte Vorlage.

  2. Klicken Sie auf Vorlagenbeschreibung ändern .

  3. Ändern Sie die gewünschten Angaben.

  4. Klicken Sie auf Übernehmen.

    Die Angaben werden geändert.

Inhalt einer Vorlage ändern

  1. Klicken Sie auf die gewünschte Vorlage.

  2. Klicken Sie auf Vorlagendatei herunterladen .

  3. Bearbeiten Sie die Vorlage in Microsoft Word wie im Abschnitt Neue Vorlage erstellen beschrieben.

  4. Nach Speichern und Schließen der Word-Datei, klicken Sie auf Vorlage ersetzen .

    Die Vorlage wird ersetzt.

Veröffentlichung der Vorlage aufheben

  1. Klicken Sie auf die gewünschte veröffentlichte Vorlage.

  2. Klicken Sie auf Veröffentlichung der Vorlage aufheben .

    Ein Bestätigungsdialog wird angezeigt.

  3. Klicken Sie auf Bestätigen.

    Die Veröffentlichung wird aufgehoben. Das Symbol in der Liste wechselt von zu .

    Als neue verfügbare Aktion wird Vorlage veröffentlichen angezeigt.