yuuvis® Impulse – das Dokumentenmanagementsystem für jedermann
„Ready to run“ – yuuvis® Impulse steht Ihnen sofort als Service (SaaS) zur Verfügung. Ohne jeglichen Installationsaufwand und aufwendiges Customizing öffnen Sie lediglich Ihren Browser und sind schon mittendrin in der Verwaltung und Organisation aller Arten von digitalen Inhalten. Und das Beste dabei – Sie sind vollkommen ortsunabhängig und haben jederzeit Zugriff auf Ihre Daten.
Was bedeutet das für Sie im Allgemeinen?
Über die zur Verfügung stehenden Kernfunktionen von yuuvis® Impulse
richten Sie Ablagestrukturen basierend auf Ordnern und Dokumenten unterschiedlicher Typen ein,
legen Dokumente inklusive ihrer Informationen ab (z. B. Dateiname, Zeitstempel, Titel und Beschreibung) und klassifizieren diese zusätzlich bei Bedarf,
arbeiten kollaborativ mit Ihren Kollegen zusammen; unterstützt durch festgelegte Verantwortlichkeiten, Bearbeitungskommentare, Wiedervorlagen und eine Statusüberwachung,
und suchen effizient und schnell nach abgelegten Datei-Inhalten sowie automatisch ergänzten Verarbeitungsinformationen.
yuuvis® Impulse unterstützt Sie zudem automatisch während des gesamten Lebenszyklus eines Dokuments
und führt im Hintergrund eine Historie über durchgeführte Aktivitäten,
versioniert die Änderungen und stellt so die Nachvollziehbarkeit sicher,
schützt vor unberechtigtem Zugriff oder Löschen mittels Berechtigungssystem
und stellt die langfristige Archivierung sicher.
Wie unterstützt Sie yuuvis® Impulse konkret bei Ihrer Arbeit?
Vordefinierte Objekttypen
Alle Ihre in yuuvis® Impulse organisierten Geschäftsobjekte, wie beispielsweise Ordner oder Dokumente basieren auf sogenannten Objekttypen. Je gewähltem Objekttyp werden spezifische Felder für das Hinzufügen von zusätzlichen Informationen (Metadaten) zur Verfügung gestellt. Weitere Eigenschaften des Objekttyps definieren zusätzlich das Verhalten innerhalb des Systems.
Sie laden sämtliche Dateien in den gängigen Formaten hoch ( *.docx, *.txt, *.pdf, *.jpg, *.mov usw.), weisen diesen einen der mitgelieferten Objekttypen zu (z. B. Beleg, Vertragsdokument, Personaldokument oder Allgemeines Dokument) und yuuvis® Impulse stellt Ihnen automatisch die entsprechenden Felder für die Eingabe von Werten zur Verfügung.
Weitere vorgefertigte Objekttypen wie Allgemeiner Ordner, Kundenakte, Lieferantenakte, Personalakte und Person helfen Ihnen bei der Strukturierung und damit der Verwaltung Ihrer digitalen Inhalte.
Wiedervorlagen
Legen Sie sich Dokumente auf Wiedervorlage oder weisen Sie anderen Nutzern Freigaben als Bearbeitungsprozess zu. Die notwendigen Metadatenfelder für den Bearbeitungsprozess stehen Ihnen zu jedem Objekt zur Verfügung.
Dokumentenmanagement
Eine der Kernfunktionalitäten von yuuvis® Impulse ist die effiziente und schnelle Suche nach Ihren abgelegten digitalen Inhalten. Nutzen Sie zusätzlich die angebotenen Standardfilter oder legen Sie sich beliebige eigene Filter an. Das Suchen und Finden ist damit ein Kinderspiel.
Selbstverständlich enthält yuuvis® Impulse eine Versionsverwaltung, in der Sie die Historie eines Objekts nachverfolgen können. Wer hat wann, was erstellt, gelesen oder geändert?
yuuvis® Impulse erstellt im Hintergrund automatisch für jede Änderung eines Objekts eigene Versionen. Wenn Sie zwei beliebige Versionen miteinander vergleichen, werden alle Änderungen hervorgehoben, um Ihnen einen schnellen Einblick zu gewähren. Die Nachvollziehbarkeit ist damit während des gesamten Lebenszyklus eines Objekts gegeben.
Möchten Sie größere Mengen an Dokumenten in yuuvis® Impulse ablegen, dann steht Ihnen unser yuuvis® import-tool als Download zur Verfügung. Nach der Installation des Tools importieren Sie Dokumente aus einem beliebigen Verzeichnis. Die Dokumente landen zunächst im Ablagekorb, von wo aus Sie diese dann Schritt für Schritt weiterbearbeiten können.