enaio® Outlook Add-In NG

Gültig für: enaio® Version 9.10

enaio® Outlook Add-In NG stellt Ihnen Funktionen zur Verfügung, die Ihnen die Übernahme von Microsoft Outlook-Elementen (z. B. E-Mails, Terminanfragen, Terminabsagen) nach enaio® erleichtert.

Die Funktionen werden mittels Add-In in die Menüband-Registerkarten Start und Nachricht in Microsoft Outlook eingebunden. Die Anlegefunktionen Am aktuellen Standort anlegen, Benutzerdefiniert und Vorschläge stehen ebenfalls beim Senden und Weiterleiten eines E-Mail-Elements zur Verfügung.

enaio® Outlook Add-In NG unterstützt die Zusammenarbeit mit enaio® client Link extern - Symbol bzw. mit enaio® webclient als Desktop-Anwendung Link extern - Symbol. Detaillierte Beschreibungen zur Zusammenarbeit von enaio® Outlook Add-In NG mit den enaio®-Clients finden Sie in den jeweiligen Benutzerdokumentationen.

Wenn enaio® client und enaio® webclient als Desktop-Anwendung auf einem Rechner installiert sind, kann über die Einstellungen des Add-Ins auf der Registerkarte Allgemein eingestellt werden, mit welchem der Clients zusammengearbeitet werden soll.

enaio® client bzw. enaio® webclient als Desktop-Anwendung, Microsoft Outlook sowie enaio® Outlook Add-In NG müssen installiert sein.

enaio® Outlook Add-In NG (Menueband)

enaio® Outlook Add-In NG-Funktionen

Standort öffnen

Diese Funktion öffnet den Standort eines in enaio® angelegten Outlook-Elements. enaio® client bzw. enaio® webclient als Desktop-Anwendung muss hierfür geöffnet sein.

Wenn das E-Mail-Element in enaio® gefunden wurde, dann wird bei einem Treffer der Standort und bei mehreren Treffern eine Trefferliste geöffnet. Wenn das E-Mail-Element in Outlook noch nicht mit der Kategorie in enaio® angelegt gekennzeichnet wurde, dann wird dies durch die Verwendung dieser Funktion nachgeholt.

Am aktuellen Standort anlegen

Diese Funktion übergibt das ausgewählte Outlook-Element an enaio®. Dabei wird es einem E-Mail-Dokumenttyp in enaio® zugeordnet und am aktuell geöffneten Standort angelegt. Bei mehreren möglichen Objekttypen wird ein Auswahldialog angeboten.

Standortliste benutzerdefiniert

Diese Funktion übergibt das ausgewählte Outlook-Element ebenfalls an enaio® und bietet eine Liste mit benutzerdefinierten Standorten an, aus der der Benutzer den gewünschten Standort auswählen kann.

Standortliste Vorschläge

Diese Funktion übergibt das ausgewählte Outlook-Element ebenfalls an enaio® und bietet mehrere Listen mit Standorten an:

  • Aktuelle Standorte:

    Liste mit allen aktuell geöffneten Ordnern und Registern, aus der Benutzer den gewünschten Standort auswählen können.

  • Letzte Standorte:

    Liste mit allen zuletzt verwendeten Standorten, aus der Benutzer den gewünschten Standort auswählen können. Es werden max. die letzten 30 Standorte gespeichert.

  • Erkannte Standorte:

    Optionale Funktion, welche Standorte, auf der Basis von Daten des Outlook-Elements ermittelt und vorschlägt. Abhängig von der Konfiguration Ihres Systems, ist es so z. B. möglich, Outlook-Elemente nach geführten Unterhaltungen in enaio® abzulegen.

    Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn sie von Ihrem Administrator eingerichtet wurde.

Diese Funktion startet einen Workflow, den der Benutzer über eine Liste auswählt. Dabei wird das ausgewählte Outlook-Element in die Akte gelegt.

Workflows müssen von Ihrem Administrator in enaio® Outlook Add-In NG eingebunden werden. Die Auswahlmöglichkeit der zur Verfügung stehenden Workflows muss nicht der aus anderen Kontexten entsprechen.

Pfeil - Symbol Mit einem Klick auf das Pfeil - Symbol Pfeil-Symbol werden die Einstellungsmenüs von enaio® Outlook Add-In NG geöffnet. In den Einstellungsmenüs können Sie beispielsweise auswählen, mit welchem Client enaio® Outlook Add-In NG zusammenarbeiten soll bzw. wie viel E-Mails gleichzeitig abgelegt werden können. Außerdem können Sie in den Einstellungsmenüs die Standort-Vorschlagslisten konfigurieren. Nähere Informationen zu den Optionen in den Einstellungsmenüs finden Sie auf dieser Seite.

Client-Auswahl

enaio® Outlook Add-In NG unterstützt die Zusammenarbeit mit enaio® webclient als Desktop-Anwendung und enaio® client. Auf der Registerkarte Allgemein in den Einstellungen von enaio® Outlook Add-In NG können Sie festlegen, mit welchem Client enaio® Outlook Add-In NG zusammenarbeiten soll. Je nach dem welches Kontrollkästchen Sie aktiviert haben, werden Outlook-Elemente mit Hilfe des enaio® webclient als Desktop-Anwendung bzw. mit Hilfe von enaio® client im enaio®-Ordnungssystem abgelegt.

Sie haben auf der Registerkarte außerdem die Möglichkeit, den aktivierten Client mit einem Klick auf die Schaltfläche enaio® client starten aufzurufen.

Größenbegrenzungen für die Ablage von E-Mails

Für das gleichzeitige Ablegen mehrerer Outlook-Elemente und großer E-Mails können Größenbegrenzungen festgelegt werden. Sie erhalten beim Überschreiten dieser Größenbegrenzungen entsprechende Hinweise.

Größenbegrenzungen können administrativ vorkonfiguriert oder im enaio® Outlook Add-In NG-Einstellungsdialog auf der Registerkarte Allgemein angegeben werden.

Sie können die maximale Anzahl von Outlook-Elementen für das gleichzeitige Ablegen angeben und eine maximale Gesamtgröße für die Outlook-Elemente in Megabyte. Der Wert -1 schaltet die Größenbegrenzung für die Outlook-Elemente aus.

Bitte beachten Sie, dass die Einstellungen zur Größenbegrenzung in enaio® Outlook Add-In NG nicht die Restriktionen anderer Anwendungen, wie z. B. Microsoft Exchange Server, aufheben. Das heißt, wenn Sie in enaio® Outlook Add-In NG eine max. Anzahl von 120 E-Mails einstellen, in Microsoft Exchange Server jedoch eine Anzahl von 100 E-Mails konfiguriert wurde, dann werden die Restriktionen von Microsoft Exchange Server nicht aufgehoben.

Anlagen von E-Mails ablegen bzw. durch Verweisdatei ersetzen

Anlagen von E-Mails können separat in enaio® abgelegt bzw. durch *.os-Verweisdateien ersetzt werden. Dazu muss der Standort für die Ablage in enaio® client geöffnet werden und in Microsoft Outlook die entsprechende Anlage in der E-Mail markiert sein. Über die Menüband-Funktion Anlage in enaio anlegen in Microsoft Outlook kann dann die Anlage an enaio® übergeben werden.

Die Funktion Anlage in enaio anlegen wird erst in Microsoft Outlook im Menüband Anlagen angezeigt, wenn eine Anlage markiert ist.

In den weiteren Schritten müssen in enaio® der Dokumenttyp für die Anlage ausgewählt und die Indexdaten eingegeben werden.

enaio® Outlook Add-In NG bietet außerdem die Möglichkeit, die Anlagen von E-Mails in Microsoft Outlook separat durch enaio®-Verweisdateien zu ersetzen. Dabei wird die Anlage aus der E-Mail gelöscht und durch eine *.os-Verweisdatei auf das Dokument in enaio® ersetzt.

Wenn Sie die Funktion E-Mail-Anlagen mit enaio®-Verweisdatei ersetzen nutzen wollen, dann müssen Sie sie im enaio® Outlook Add-In NG-Einstellungsdialog auf der Registerkarte Clienteinstellungen aktivieren. Den Einstellungsdialog öffnen Sie in Microsoft Outlook mit einem Klick auf das Pfeil - Symbol Pfeil-Symbol in der Menüband-Gruppe enaio. Wenn die Registerkarte Clienteinstellungen deaktiviert ist, dann starten Sie einen enaio®-Client.

Diese Funktion steht Ihnen nur bei der separaten Ablage von E-Mail-Anlagen zur Verfügung. Wenn Sie eine E-Mail mit Anlagen als Ganzes in enaio® ablegen, dann kommt diese Funktion nicht zur Anwendung.

Die Funktion E-Mail-Anlagen mit enaio®-Verweisdatei ersetzen kann vom Administrator vorgegeben werden. Beim separierten Ablegen von Anlagen werden diese dann immer durch *.os-Verweisdateien ersetzt. Benutzer können die Funktion dann im Einstellungsdialog nicht deaktivieren.

E-Mails nach der Ablage aus Outlook löschen

Über den Add-In-Einstellungsdialog auf der Registerkarte Clienteinstellungen kann festgelegt werden, dass E-Mails nach der Ablage in enaio® aus Microsoft Outlook automatisch gelöscht werden. Sie werden in den Ordner für gelöschte Objekte verschoben.

Die Funktion E-Mails nach der Anlage aus Outlook löschen kann vom Administrator vorgegeben werden. Benutzer können die Funktion dann im Einstellungsdialog nicht deaktivieren.

E-Mails mehrmals anlegen

enaio® kann prüfen, ob eine E-Mail bereits in enaio® abgelegt wurde, beispielsweise von einem anderen Benutzer. Wenn das der Fall ist, dann kann enaio® anbieten, am zur Ablage vorgesehenen Standort stattdessen ein Verweisdokument bzw. einen weiteren Standort anzulegen.

Die Deduplizierung muss vom Administrator aktiviert werden. Dabei wird festgelegt, ob ein Verweisdokument erstellt oder ein weiterer Standort angelegt werden kann. Die Konfiguration kann sich pro E-Mail-Dokumenttyp unterscheiden. Weitere Informationen zur Deduplizierung finden Sie in der Dokumentation von enaio® clientLink extern - Symbol bzw. von enaio® webclient als Desktop-AnwendungLink extern - Symbol.

Wiederherstellen von E-Mails für die Ansicht

E-Mails, die über enaio® exchange nach enaio® übernommen wurden, können in Microsoft Outlook durch eine *.os-Verweisdateien ersetzt werden. Solche E-Mails können temporär für die Anzeige im Original wiederhergestellt werden.

Diese Funktion muss vom Administrator aktiviert werden. Das Menüband enaio® wird dann um die Funktion E-Mail wiederherstellen erweitert.