Automatische Aktionen

Gültig für: enaio® Version 9.10

Automatische Aktionen richten Sie beispielsweise ein, um Dokumente revisionssicher zu archivieren, um Daten zu exportieren und zu importieren oder Arbeiten zur Systempflege automatisch ausführen zu lassen.

Die Automatischen Aktionen konfigurieren Sie als einzelne Aktionen oder als Aktionsfolge. Sie können aus enaio® administrator manuell oder von enaio® start zu einem angegebenen Zeitpunkt automatisch gestartet werden.

Automatische Aktionen sind modular über Bibliotheken integriert. Die Bibliotheken machen Sie enaio® über das Gesamtsystem und die Registerkarte Zusätze bekannt (siehe 'Registerkarte 'Zusätze''). Sie befinden sich im Verzeichnis …\clients\admin.

Erst dann stehen sie für die Konfiguration der Automatischen Aktionen zur Verfügung. Einige Automatische Aktionen werden automatisch bei der Installation eingebunden.

Die folgenden Automatischen Aktionen stehen zur Verfügung:

Aktion

Funktion

Bibliothek

 

Import und Export von Daten und Dokumentdateien

Daten-/Dokumentenimport

Der Import übernimmt Daten vielfältiger Formate und erstellt daraus Archivobjekte. Die Konfiguration erfolgt über einen Assistenten.

axacimp.dll

AIE

Daten-/Dokumentenexport

Indexdaten und Dokumentdateien können exportiert werden. Die Konfiguration erfolgt über einen Assistenten.

axacexp.dll

AIE

AXCOLD-Import

COLD-Daten bestehen aus Hintergrundbildern, Text und Positionsangaben für den Text. Aus diesen Daten werden erst für die Ansicht Bilder erzeugt.

axcold.dll

COL

ASFax-Import

Der Fax-Import übernimmt Daten eines Fax-Servers und erstellt daraus Archivobjekte.

axfax.dll

FAX

DICOM-Import

Dieser Import übernimmt DICOM-Daten von einem DICOM-Server.

axacdcm.dll

 

XML-TagExtraktion *

Mit dieser Aktion erzeugen Sie aus XML-Dateien Dateien im Delimited-ASCII-Format.

axacxmle.dll

 

XML-Transformation *

Diese Aktion dient der Konvertierung von XML-Dateien in andere XML-Formate.

axacxmlc.dll

 

Aktionen zur Archivierung

Archivieren

Archivieren von Dokumenten auf Medien.

axacarch.dll

 

Dearchivierung

Dearchivieren von Dokumenten.

axacunac.dll

 

Mediendearchivierung

Dearchivieren den Inhalt von Medien.

axacunme.dll

 

Archivkonsistenz

Überprüfungen von Workbereich und Archivbereich.

axactarc.dll

 

Reparatur Archivsystem

Werden bei der Überprüfung der Archivkonsistenz Inkonsistenzen festgestellt, kann diese Aktion Dokumente, die den Status 'archiviert' haben, aber auf Archivierungsmedien nicht gespeichert wurden, wieder in das System integrieren.

axactarc.dll

 

Abgleich Workverzeichnis

Überprüfung des Workverzeichnisses.

axactarc.dll

 

Archivkontrolle

Überprüft, ob es Dokumente gibt, die den Status 'zur Archivierung freigegeben' haben und schon auf Archivmedien gespeichert sind.

axactarc.dll

 

Verzeichnisvergleich

Verzeichnisvergleich, insbesondere Vergleich eines Mediums mit dem zugeordneten Spiegelmedium.

axactarc.dll

 

Retentionszeit anpassen

Geplante Retentionszeit als Retentionszeit eintragen.

axacadjr.dll

 

Aktionen für die Dokumentverarbeitung

Dokumentbereitstellung

Dokumente einer anderen Servergruppe werden bereitgestellt.

axacpref.dll

 

Objektverschlüsselung

Die Aktion verschlüsselt oder entschlüsselt Dokumentdateien.

axaccrypt.dll

KRY /

SKR

Paginierung

Die Aktion kennzeichnet einander zugeordnete Bilddateien.

axacpage.dll

PAG

Volltextindizierung

Mit dieser Aktion werden nachträglich Archivobjekte volltextindiziert.

axacidx.dll

 

Volltextexport auf Objektebene

Mit dieser Aktion werden ebenfalls nachträglich Archivobjekte volltextindiziert, die Sie über eine Konfigurationsdatei, mit der Sie Recherchekriterien für die zu indexierenden Dokumente angeben, spezifizieren.

axacvexp.dll

 

Datenbankanfrage

SQL-Datenbankanfrage, angefragte Dokumente können zu Mappen zusammengestellt werden.

axacreq.dll

 

Skript ausführen

Aktion zum Ausführen von VB-Skript-Code.

axacscript.dll

 

Rendition

Erzeugt zu modulübergreifenden W-Dokumenten Varianten im Dateiformat 'TIFF' oder 'PDF'.

axacdok2tif.dll

 

Aktionen zur Systempflege

Abonnementpflege

Die Aktion löscht nach Vorgaben Abonnement-Einträge

axacabo.dll

 

Aktualisierung Datenbank

Die Aktion aktualisiert die Datenbankstatistik.

axacdbst.dll

 

Bereinigung der Konfigurations- und Protokolldateien

Die Aktion löscht nach Vorgaben alte Konfigurationsversionen und Protokolle.

axaccl.dll

 

Cachebereinigung

Die Aktion löscht Dateien aus dem Server-Cache. Im Server-Cache befinden sich Dokumentdateien, deren Originale entweder im Workverzeichnis einer anderen Servergruppe oder auf Archivmedien liegen.

axaccach.dll

 

Historienpflege

Die Aktion löscht Einträge aus der Bearbeitungshistorie, beispielsweise Einträge für gelöschte Dokumente.

axachist.dll

 

Wiedervorlagenpflege

Die Aktion löscht nach Vorgaben Wiedervorlage-Einträge.

axacwdvl.dll

 

Historienbereinigung Workflow

Die Aktion löscht nach Vorgaben Historieneinträge der Workflowprozesse.

axacwfhclear.dll

 

Systemprüfung

Diese Aktion prüft und korrigiert inkonsistente Datenbankzustände.

axacsysc.dll

 

Externes Programm starten

Mit dieser Aktion können Sie externe Windows-Anwendungen starten.

automatisch eingebunden

 

COM-Aktion Interface *

Mit dieser Aktion werden COM-Bibliotheken gekapselt und als Automatische Aktion zugänglich gemacht.

axaccom.dll

 

SQL-Kommando ausführen

Die Aktion ermöglicht, direkt SQL-Statements auszuführen und Ergebnisse in Form von Recordsets an VB-Skripte zu übergeben.

axacolfr.dll

 

Multipage-Tiff Erzeugung

Die Aktion konvertiert Tiffs eines Dokumenttyps in Multipage-Tiffs

axacmtif.dll

 

Papierkorb entleeren

Die Aktion leert nach Vorgaben den Papierkorb

axaccleantrash.dll

 

Signieren

Die Aktion erzeugt Hashwerte für bereits vorliegende Dokumente. Die Hashwerte können zugleich signiert werden.

Hashwerte werden zur Sicherung der Dokumentenintegrität benötigt, aber auch zur Prüfung auf identische Dokumente.

axacsign.dll

 

Hashprüfung

Die Aktion überprüft die Hashwerte von Dokumenten auf Archivierungsmedien oder im Workbereich.

axachash.dll

 

Hashprüfung auf Objektebene

Die Aktion überprüft die Hashwerte von Dokumenten, die Sie über eine Anfragedatei angeben.

axachashd.dll

 

Objekte löschen

Die Aktion löscht alle Objekte, die in einer Anfragedatei angegeben sind.

axacdel.dll

 

Aktionen zur Steuerung Automatischer Aktionen

Aktionsfolge

In dieser Aktion werden Abfolgen von Automatischen Aktionen gebildet.

automatisch eingebunden

 

Externes Programm über Kommandozeile starten

Mit dieser Aktion können Sie externe Windows-Anwendungen und Batchdateien starten und den Returncode auswerten lassen.

axacexec.dll

 

Synchronisation

Diese Aktion erlaubt die Synchronisation von Automatischen Aktionen mit externen Anwendungen.

axacsync.dll

 

Die Konfigurationen der Aktionen 'XML-TagExtraktion', 'XML-Transformation' und 'COM-Aktion Interface' werden nicht zentral sondern lokal jeweils in einer Konfigurationsdatei im Verzeichnis der Datei gespeichert.

Wenn Automatische Aktionen ausgeführt werden, dann müssen die entsprechenden Lizenzschlüssel für die Arbeitsstationen verfügbar sein.

Automatische Aktionen einrichten

Diese Arbeitsschritte führen Sie aus, um Automatische Aktionen einzurichten:

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Automatische Aktionen.

Das Fenster Automatische Aktionen wird geöffnet.

enaio_pic

  1. Wählen Sie aus der Aktionenliste eine Aktion.
  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.

Die Aktion wird in die Liste der Aktionen eingefügt und der Konfigurationsdialog geöffnet.

  1. Konfigurieren Sie die Aktion in den entsprechenden Konfigurationsdialogen oder wählen Sie eine bereits angelegte Konfiguration.
  1. Tragen Sie (optional) einen Zeitpunkt ein, zu dem die Aktion automatisch von enaio® start gestartet werden soll und klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen. Der Zeitpunkt wird in der Liste der Aktionen eingetragen.

Sie können die Aktion über die Schaltfläche Jetzt starten sofort ausführen lassen, oder enaio® start starten. enaio® start führt die Aktion dann zu dem angegebenen Zeitpunkt aus. Das Programm enaio® start finden Sie im gleichen Verzeichnis wie enaio® administrator.

enaio® start muss zu dem Zeitpunkt, zu dem die Aktion automatisch gestartet werden soll, laufen. Sonst wird die Aktion nicht ausgeführt. enaio® start benötigt den Lizenzschlüssel 'AXA'. Liegt dieser vor, kann enaio® start in beliebiger Anzahl gestartet werden.

enaio® start kann aus anderen Programmen, der Aufgabenplanung, über eine Stapelverarbeitungsdatei oder über die Kommandozeile gestartet werden. Die Parameter, die Sie enaio® start beim Start übergeben, damit eine Automatische Aktion gestartet wird, ermitteln Sie, indem Sie eine konfigurierte Aktion markieren und auf die Schaltfläche AxStart-String klicken. Der Pfad und die Startparameter werden im Feld Generieren des AxStart-Kommandos angezeigt.

Beachten Sie, das die generierten Startparameter Umlaute enthalten können und dadurch Zeichensatzprobleme (ANSI, OEM) auftreten können. Erzeugen Sie eine Stapelverarbeitungsdatei, müssen Sie diese im OEM-Format speichern. Die letzte Zeile muss durch einen Zeilenumbruch abgeschlossen werden.

Treten Fehler beim Ablauf von enaio® start auf, werden diese protokolliert und enaio® start automatisch beendet. Ergänzen Sie die generierten Startparameter um den Parameter '/Verbose' wird enaio® start im Fehlerfall nicht automatisch beendet sondern wartet auf Benutzereingaben. Ergänzen Sie die generierten Startparameter um den Parameter '/X' wird bei Fehlern nicht pauschal der Wert '0' zurück gegeben sondern ein Wert für die Aktion, bei der der Fehler auftrat (vgl. 'Fehler-Rückgabewerte der Aktionen'). Dadurch kann bei Aktionsfolgen die entsprechende Aktion identifiziert werden.

Automatische Aktionen aus der Liste im Feld Aktion (Konfiguration) können Sie markieren und über die folgende Schaltfläche bearbeiten:

    Löschen

Die Automatische Aktion wird aus der Liste gestrichen.

    Rücksetzen

Der eingetragene Zeitpunkt wird gelöscht.

    Konfigurieren

Der Konfigurationsdialog wird geöffnet. Sie können die Konfiguration ändern.