Archivierung

Gültig für: enaio® Version 9.10

Das revisionssichere Archivieren richten Sie in enaio® als Automatische Aktionen ein. Automatische Aktionen können nach der Konfiguration automatisch zu regelmäßigen Zeiten ausgeführt werden. Dadurch ist der Verwaltungsaufwand nach dem Konfigurieren minimal.

Um eine den rechtlichen Anforderungen entsprechende Archivierung zu gewährleisten, ist das Zusammenspiel von allen relevanten Faktoren unverzichtbar. Dazu gehören die anzuwendenden Verfahren ebenso wie die eingesetzte Hardware oder diverse Softwarekomponenten.

Alle in Frage kommenden Aspekte sollten empfehlenswerter Weise in einer vom haftenden Betreiber zu erstellenden Verfahrensdokumentation geregelt und dokumentiert werden. Mitarbeiter von OPTIMAL SYSTEMS können diesbezüglich gerne auf Anfrage im Projekt behilflich sein.

Bei allen von OPTIMAL SYSTEMS zertifizierten Compliance-Speicherlösungen unterstützt enaio® eine den rechtlichen Anforderungen entsprechende Archivierung. Das ordnungsgemäße Archivieren von Dokumenten, insbesondere auch das Setzen der physikalischen Retentionszeiten, sind dabei naturgemäß vom jeweiligen Speichersystem abhängig. Kann beispielsweise ein solcher Compliance-Speicher Retentionszeiten nur bis zum Jahr 2038 verwalten, so wird diese Limitierung auch durch die Archivierungssoftware, z. B. enaio®, nicht aufgehoben werden können.

enaio® stellt Werkzeuge und Mittel für verschiedene zertifizierte Archivspeichersysteme zur Verfügung, um eine einfache Konfiguration und einen sicheren Betrieb zu gewährleisten. Es sind jedoch stets die in den Dokumentationen zu den jeweiligen Schnittstellen genannten Einstellungen vorzunehmen.

Es wird deshalb empfohlen, unter anderem die Planung der Aufbewahrungsfristen, die korrekte Auswahl des Archivspeichersystems und dessen Konfiguration, insbesondere die Konfiguration der Retentions-Zeiten, die entsprechenden Einstellungen für die Archivspeichersysteme in enaio® sowie die richtige Konfiguration und Ausführung der Archivierungsläufe in enaio® im Projekt mit den Beratern abzustimmen, durchzuführen, zu dokumentieren und zu testen.

Einrichten der Archivierung

Das revisionssichere Archivieren richten Sie als Automatische Aktion ein. Die Aktion 'Archivierung' greift auf Konfigurationen zurück, die Sie in enaio® enterprise-manager vornehmen. Sie geben dabei an, welcher enaio® server welche Dokumente auf welche Medien schreibt.

Die folgenden Einstellungen nehmen Sie vor, bevor Sie die Automatische Aktion 'Archivieren' einrichten:

  • Über die Medienverwaltung in enaio® enterprise-manager geben Sie Pfade zu den Medien an, richten Mediensets ein, ordnen den Mediensets Medien zu und ordnen Dokumenttypen Mediensets zu.
  • Über enaio® enterprise-manager geben Sie Archivierungsoptionen an und konfigurieren die Integritätstests.

Änderungen an den Medien und Archivierungseinstellungen in enaio® enterprise-manager werden in der Regel erst nach einem Neustart des Servers angewendet.

Beim Archivieren wird ein Protokoll geschrieben. Mit diesem Protokoll überprüfen Sie, ob das Archivieren erfolgreich war.

Falls ein E-Mail-Server angeschlossen ist, kann ein Administrator über eine E-Mail informiert werden, wie die Archivierung abgelaufen ist.

Vor der Archivierung kann die Integrität der zu archivierenden Dokumente über eine Hashwertprüfung durchgeführt werden.

Einbinden von virtuellen Archiven mit den nativen Treibern des 32-Bit-Servers

Steht ein iCAS- oder ein Centera-System im Netzwerk zur Verfügung, können Sie diese zur Archivierung verwenden.

Für diese Lösung erstellen Sie ein virtuelles Archiv für die Verbindung, richten ein Medienset ein und ordnen diesem Medienset die gewünschten Dokumenttypen zu.

Medien und Pfade zu den Medien werden nicht konfiguriert.

Die Archivierung selbst erfolgt, wie bei der Archivierung über einen enaio® server, als Automatische Aktion.

Die folgenden Einschränkungen bestehen:

  • Die Archivierungsoptionen in enaio® enterprise-manager zu den Medien und zur Platzverwaltung werden nicht beachtet. enaio® server übergibt die Dokumente einfach an das eingebundene System.
Sie benötigen einen Lizenzschlüssel für das Einbinden eines virtuellen Archivs.

Für filebasierte Archive wie NetApp ONTAP, GRAU DATA FileLock, FAST LTA Silent Cube und Silent Brick, HCP oder Dell EMC Unity richten Sie, wie bei der internen Medienverwaltung, Medien und Mediensets ein.

Retentionszeiten

enaio® verwaltet für Dokumente zwei Informationen zu Retentionszeiten, die Retentionszeit und die geplante Retentionszeit. Liegen diese Informationen für ein Dokument vor, können sie in enaio® client über die Objektinformationen eingesehen werden.

Die Retentionszeit wird bei der Archivierung über die externen Archive festgelegt. Dabei wird jeweils die geplante Retentionszeit als Retentionszeit eingetragen. Ist keine geplante Retentionszeit angegeben, dann wird die Retentionszeit aus den Angaben zu den Retentionstagen ermittelt. Für iCAS und Centera werden die Retentionstage bei der Konfiguration der virtuellen Archivtreiber angegeben, für filebasierte Archive wie NetApp ONTAP, GRAU DATA File Lock, FAST LTA Silent Cube und Silent Brick bei der Konfiguration der Pfade zu den Medien.

Die geplante Retentionszeit wird in enaio® über Skripte zugeordnet. Dabei kann diese Information für noch nicht archivierte Dokumente angegeben und geändert werden. Eine Auswertung ist ebenfalls über Skripte und die COM-Schnittstelle möglich.

Die Retentionszeit von Dokumenten auf Centera-Archiven und dem Nachfolger ECS kann nicht geändert werden, die Retentionszeit von Dokumenten auf NetApp, GRAU DATA, iCAS, Fast LTA Silent Bricks/ Silent Cube, Dell EMC Unity und HCP kann mit der Automatischen Aktion 'Retentionszeit anpassen' geändert werden.

Beachten Sie, dass NetApp-Archive anfällig für das Jahr-2038-Problem sein können, wenn die angegebene Retentionszeit über das Jahr 2038 hinausgeht. Wählen Sie die entsprechende Option in enaio® enterprise-manager, um dieses Problem zu vermeiden.

Virtuelle Archive für den Microservice 'archive'

Virtuelle Archive können über den Microservice 'archive' eingebunden. Der Microservice unterstützt folgende Archive:

iCAS / HCP-Archive / Cloudian HyperStore / Dell EMC ECS / S3 (AWS)

Bei der Konfiguration wird die Adresse und der Port des Microservices angegeben und ein Profil.

Das Profil enthält die Parameter der virtuellen Archive und ist Bestandteil der Konfigurationsdatei application-storage.yml des Microservices.

Konfigurationen innerhalb der Medienverwaltung – Mediensets und Zuordnung der Objekttypen - werden ebenfalls benötigt.

Timeouts

Für die Übertragung großer Dateien kann es notwendig sein, Werte für Timeouts über zwei Registry-Einträge bei enaio® server zu erhöhen. Die notwendigen Werte hängen von der maximalen Dateigröße und der Übertragungsgeschwindigkeit ab und müssen im Projekt ermittelt werden:
   HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\OPTIMAL SYSTEMS\<Dienstname>\Schemata\4.0\Winhttp
     Zeichenfolge: RECEIVE_TIMEOUT, Wert in Millisekunden
     Zeichenfolge: RECEIVE_RESPONSE_TIMEOUT, Wert in Millisekunden