enaio® Outlook Add-In NG

enaio® Outlook Add-In NG prend en charge l'utilisation conjointe avec enaio® client ou avec enaio® webclient comme application de bureau.

enaio® Outlook Add-In NG met à votre disposition des fonctions facilitant la reprise d’éléments Microsoft Outlook (p. ex. e-mails, demandes de rendez-vous, annulations de rendez-vous) depuis Microsoft Outlook classique vers enaio®.

Les fonctions sont intégrées dans les onglets de ruban Accueil et Message dans Microsoft Outlook classique à l’aide d’un complément d’application. Les fonctions de création Créer dans l’emplacement actuel, Personnalisé et Suggestions sont également disponibles lors de l’envoi et du transfert d’un élément d’e-mail. Il n'est pas possible de classer les e-mails ou leurs pièces jointes dans le stockage de enaio® client et dans le stockage interne de enaio® webclient comme application de bureau.

Lorsque enaio® client et enaio® webclient comme application de bureau sont installés sur un ordinateur, il est possible de définir dans les paramètres du complément d’application dans l’onglet Général avec quel client le fonctionnement doit avoir lieu.

La manière d’ajouter un complément d’application dans Microsoft Outlook classique est décrite dans l’aide de Microsoft (voir Microsoft Support ).

Fonctions enaio® Outlook Add-In NG

	Cette fonction ouvre l’emplacement d’un élément Outlook créé dans enaio®. enaio® client ou enaio® webclient comme application de bureau doit être ouvert pour cela. Si l’élément d’e-mail a été trouvé dans enaio®, l’emplacement ou une liste de résultats s’ouvre s’il y a respectivement un seul ou plusieurs résultats. Si l’élément d’e-mail n’a pas encore été marqué de la catégorie Créé dans enaio® dans Outlook, cela peut être effectué via cette fonction.
	Cette fonction transmet l’élément Outlook sélectionné à enaio®. Il est attribué à un type de document e-mail dans enaio® et créé à l’emplacement actuellement ouvert. S’il existe plusieurs types d’objet possibles, un dialogue de sélection s’ouvre.
Listes de sélection d'emplacements
	Cette fonction propose des listes de sélection avec des emplacements personnalisés et favoris pour le classement de l'élément Outlook sélectionné dans enaio®, à partir desquelles l'utilisateur peut choisir l'emplacement souhaité. Liste de sélection Emplacements personnalisés Répertorie tous les emplacements qu'un utilisateur enaio® a ajoutés à la liste de sélection personnalisée dans enaio® Outlook Add-In NG. Vous créez la liste de sélection personnalisée dans la boîte de dialogue des paramètres (voir Ajouter des emplacements personnalisés à la liste de sélection). Liste de sélection Favoris Répertorie tous les emplacements qu'un utilisateur a ajoutés depuis son client enaio® à la liste de favoris dans enaio® Outlook Add-In NG. Vous créez la liste de sélection des favoris dans la boîte de dialogue des paramètres (voir Ajouter des favoris d'enaio® à la liste de sélection).
	Cette fonction propose différentes listes de suggestions pour le classement de l'élément Outlook sélectionné dans enaio®, à partir desquelles l'utilisateur peut choisir l'emplacement souhaité. Liste de sélection Emplacements actuels Répertorie tous les classeurs et registres actuellement ouverts à partir desquels l'utilisateur peut sélectionner l'emplacement souhaité. Liste de sélection Derniers emplacements Répertorie tous les emplacements récemment utilisés, parmi lesquels l'utilisateur peut sélectionner l'emplacement souhaité. Les 30 derniers emplacements au maximum sont enregistrés. Cette liste de sélection peut être supprimée dans la boîte de dialogue des paramètres (voir Supprimer la liste des derniers emplacements). Liste de sélection Emplacements détectés Cette fonction n’est disponible que si elle a été configurée par votre administrateur. Fonction optionnelle qui détermine et propose des emplacements en fonction des données de l’élément Outlook. Selon la configuration de votre système, il est possible, par exemple, de classer les éléments Outlook dans enaio® par conversation. Si vous sélectionnez une entrée dans les listes de suggestions et que vous cliquez ensuite sur le bouton gauche de la souris en maintenant la touche Ctrl enfoncée, l'emplacement sélectionné s'ouvre dans enaio® client ou dans enaio® webclient comme application de bureau. Dans enaio® client, vous pouvez modifier la désignation de l’emplacement dans la liste de suggestions sous Paramètres > Champs > Titre de fenêtre.
	Cette fonction affiche une liste à partir de laquelle l'utilisateur peut lancer un workflow. L’élément Outlook sélectionné est placé dans le dossier. Les étapes de travail suivantes sont exécutées dans enaio® client\Workflow ou dans enaio® webclient . Les workflows doivent être intégrés dans enaio® Outlook Add-In NG par votre administrateur. Le choix des workflows disponibles ne doit pas nécessairement correspondre à celui des autres contextes.
Vous disposez des options suivantes pour configurer les listes de sélection d'emplacements dans la boîte de dialogue des paramètres : Ajouter des emplacements personnalisés à la liste de sélection Ajouter des favoris d'enaio® à la liste de sélection Ajuster la longueur des listes de sélection d'emplacements Générer de propositions d'emplacement à partir du contenu des e-mails
Boîte de dialogue des paramètres
	À l'aide de l'icône Flèche, dans le groupe du ruban enaio®, ouvrez la boîte de dialogue des paramètres enaio® Outlook Add-In NG. Vous pouvez également ouvrir la boîte de dialogue des paramètres via Fichier > Options > Compléments d'application > Options du complément. Dans les onglets de la boîte de dialogue des paramètres, vous pouvez effectuer différents réglages pour optimiser votre travail avec le complément d'application. Les options suivantes sont à votre disposition : Onglet Général Sélection du client Définit avec quel client enaio® (enaio® client ou enaio® webclient comme application de bureau) enaio® Outlook Add-In NG collabore. Offre également la possibilité de lancer directement le client sélectionné depuis la boîte de dialogue des paramètres (voir Sélection du client). Limitation de la pièce jointe d'e-mail Permet de définir le nombre et la taille totale des e-mails pouvant être enregistrés simultanément dans enaio® (voir Limitations de taille pour le stockage des e-mails). Onglet Emplacements personnalisés Permet d'ajouter des emplacements personnalisés à la liste de sélection dans enaio® Outlook Add-In NG (voir Ajouter des emplacements personnalisés à la liste de sélection). Onglet Favoris Permet d'ajouter des favoris depuis un client enaio® à la liste de sélection des emplacements dans enaio® Outlook Add-In NG (voir Ajouter des favoris d'enaio® à la liste de sélection). Onglet Attribution du type d'objet Offre, dans le système enaio® avec différents types d'objets d'e-mails, la possibilité d'associer automatiquement ces types d'objets à des types d'objets d'armoire, de classeur ou de registre (voir Attribuer automatiquement les types d'objet). Cette fonction devient active uniquement lorsque plusieurs types d'objets e-mail sont présents dans votre système enaio®. Onglet Paramètres Paramètres d'affichage Offre la possibilité d'ajuster le Nombre de propositions d'emplacements dans les listes de sélection Emplacements personnalisés, Favoris, Emplacements détectés, Emplacements actuels et Derniers emplacements à l'aide d'un curseur (voir Ajuster le nombre de propositions d'emplacement). Suggestions L'activation de la case à cocher permet de générer des suggestions d'emplacement à partir du contexte de l'e-mail (voir Générer de propositions d'emplacement à partir du contexte des e-mails). Paramètres client > Ouvrir l'emplacement après le classement Permet d'ouvrir enaio® client et d'afficher l'emplacement de l'e-mail classé (voir Ouvrir automatiquement l'emplacement après le classement d'un e-mail). Paramètres client > Supprimer les e-mails d'Outlook après le classement Supprime automatiquement les e-mails de Microsoft Outlook après leur classement dans enaio® (voir Supprimer automatiquement les e-mails d'Outlook après leur classement). Onglet Support Actions > Copier les informations de support xxx Actions > Vider le cache Supprime le cache et la liste des derniers emplacements (voir Supprimer la liste des derniers emplacements). Ouvrir > Ouvrir l'aide enaio® Ouvre l'aide en ligne enaio® Outlook Add-In NG. Les onglets Emplacements personnalisés, Favoris, Attribution du type d'objet et Paramètres ne sont disponibles qu'après avoir lancé enaio® client ou enaio® webclient comme application de bureau et vous être connecté à enaio® (voir l'option Sélection du client dans l'onglet Général).

Sélection du client

enaio® Outlook Add-In NG prend en charge l’utilisation conjointe avec enaio® webclient comme application de bureau et enaio® client. Dans l'onglet Général de la boîte de dialogue des paramètres de enaio® Outlook Add-In NG, vous pouvez définir avec quel client enaio® Outlook Add-In NG doit collaborer. Selon la case à cocher que vous avez activée, les éléments Outlook sont classés à l’aide de l’enaio® webclient comme application de bureau ou d’enaio® client dans le système d’ordre enaio®.

Dans l’onglet, vous pouvez également consulter le client activé en cliquant sur le bouton enaio® clientDémarrer .

Les onglets Emplacements personnalisés, Favoris, Attribution du type d'objet et Paramètres dans le menu des paramètres ne sont accessibles qu'après le démarrage d'enaio® client ou d'enaio® webclient comme application de bureau.

Limitations de taille pour le stockage des e-mails

Des limitations de taille peuvent être définies pour classer simultanément plusieurs éléments Outlook et des e-mails volumineux à partir de Microsoft Outlook classique. Vous recevez des avertissements correspondants lorsque ces limitations de taille sont dépassées.

Les limitations de taille peuvent être préconfigurées par l’administrateur ou spécifiées dans la boîte de dialogue des paramètres enaio® Outlook Add-In NG dans l’onglet Général.

Vous pouvez indiquer le nombre maximal d’éléments Outlook pour le classement simultané et une taille totale maximale pour les éléments Outlook en mégaoctets. La valeur -1 désactive la limitation de taille pour les éléments Outlook.

Veuillez noter que les paramètres de limitation de taille dans enaio® Outlook Add-In NG n’annulent pas les restrictions d’autres applications, par exemple Microsoft Exchange Server. Cela signifie que si vous paramétrez un nombre maximum de 120 e-mails dans enaio® Outlook Add-In NG, mais qu’un nombre de 100 e-mails a été configuré dans Microsoft Exchange Server, les restrictions de Microsoft Exchange Server ne sont pas annulées.

Ajouter des emplacements personnalisés à la liste de sélection

Dans l'onglet Emplacements personnalisés de la boîte de dialogue des paramètres, vous pouvez, à l'aide de l'icône Plus, ajouter à la liste l'emplacement actuellement ouvert dans un client enaio®. Vous pouvez Modifier les noms des emplacements importés ou réorganiser les emplacements importés à l'aide des flèches, puis les Supprimer.

Ajouter des favoris d'enaio® à la liste de sélection

Dans l'onglet Favoris de la boîte de dialogue des paramètres, vous pouvez, à l'aide de l'icône Plus, ajouter à la liste les favoris de votre client enaio®. Vous pouvez Modifier les noms des emplacements importés ou réorganiser les emplacements importés à l'aide des flèches, puis les Supprimer.

Attribuer automatiquement les types d'objet

Si plusieurs types d'objets sont disponibles dans votre système enaio® pour le classement des e-mails, vous pouvez, dans l'onglet Attribution de type d'objet, associer ces types d'objets à différents types d'objets d'armoire, de classeur ou de registre.

L'onglet affiche la liste des types d'objets e-mail disponibles. Si la case à cocher ??? est cochée lors de l'attribution d'un type d'objet, le type d'objet d'e-mail correspondant sera désormais automatiquement attribué lors du classement d'un e-mail dans le type d'objet armoire, classeur ou registre correspondant.

Dans l'onglet, les correspondances apparaissent ensuite dans une liste. Lorsqu'un élément est supprimé de la liste, la sélection initiale du type d'objet réapparaît.

Ajuster le nombre de propositions d'emplacement

Vous pouvez définir vous-même la longueur des listes de sélection d'emplacements dans enaio® Outlook Add-In NG. À l'aide du curseur Nombre de propositions d'emplacement dans l'onglet Paramètres de la boîte de dialogue des paramètres, vous pouvez définir combien de propositions d'emplacement s'affichent dans les listes de sélection Emplacements personnalisés, Favoris, Emplacements détectés, Emplacements actuels et Derniers emplacements, ainsi que combien d'emplacements sont regroupés dans le sous-menu Autres ....

Générer de propositions d'emplacement à partir du contexte des e-mails

Si vous cochez la case Générer de propositions d'emplacement à partir du contexte des e-mails dans l'onglet Paramètres de la boîte de dialogue des paramètres, une liste de suggestions Emplacements détectés est alors créée.

Ouvrir automatiquement l'emplacement après le classement d'un e-mail

Si vous cochez la case Ouvrir emplacement dans enaio® client dans l'onglet Paramètres de la boîte de dialogue des paramètres, alors, lors de la création de nouveaux objets enaio®, enaio® client s'ouvre. enaio® webclient comme application de bureau ne prend pas en charge cette fonction.

Supprimer automatiquement les e-mails d'Outlook après leur classement

Dans la boîte de dialogue des paramètres, sous l'onglet Paramètres, vous pouvez définir que les e-mails soient automatiquement supprimés de Microsoft Outlook classique après leur classement dans enaio®. Ils sont alors déplacés vers le classeur pour les objets supprimés.

La fonction Supprimer les e-mails d’Outlook après la création peut être prédéfinie par l’administrateur. Les utilisateurs ne peuvent pas désactiver la fonction dans la boîte de dialogue des paramètres.

Remplacer les pièces jointes d'e-mails par un fichier de référence

enaio® Outlook Add-In NG offre la possibilité, grâce à enaio® client, de remplacer les pièces jointes des e-mails dans Microsoft Outlook classique par des fichiers de référence enaio® enregistrés séparément. Cela supprime la pièce jointe de l’e-mail et la remplace par un fichier de référence *.os sur le document dans enaio®.

Si vous souhaitez utiliser la fonction Remplacer les pièces jointes d'e-mail par un fichier de référence enaio®, vous devez l'activer dans la boîte de dialogue des paramètres enaio® Outlook Add-In NG, sous l'onglet Paramètres. Dans Microsoft Outlook classique, vous ouvrez la boîte de dialogue des paramètres en cliquant sur l’icône Flèche dans le groupe du ruban enaio. Si l'onglet Paramètres est désactivé, vous devez démarrer enaio® client pour activer l'onglet.

Cette fonction n’est disponible que pour le stockage séparé des pièces jointes d’e-mail. Si vous classez l’intégralité d’un e-mail avec des pièces jointes dans enaio®, cette fonction ne s’applique pas.

La fonction Remplacer des pièces jointes d’e-mail par un fichier de référence enaio® peut être prédéfinie par l’administrateur. Lors d’un classement séparé des pièces jointes, celles-ci sont toujours remplacées par des fichiers de référence *.os. Les utilisateurs ne peuvent pas désactiver la fonction dans la boîte de dialogue des paramètres.

Supprimer la liste des derniers emplacements

En cliquant sur le bouton Vider le cache dans la boîte de dialogue des paramètres, sous l'onglet Support, vous pouvez effacer la liste de suggestions Derniers emplacements.

Classer séparément les pièces jointes des e-mails

La fonction Transmettre une pièce jointe dans enaio® n’est affichée dans le ruban Pièces jointes de Microsoft Outlook classique que si une pièce jointe est marquée.

Les pièces jointes d'e-mail peuvent être classées séparément dans enaio®. Pour cela, l’emplacement de classement doit être ouvert dans enaio® client ou dans enaio® webclient comme application de bureau, et la pièce jointe correspondante doit être marquée dans l’e-mail dans Microsoft Outlook classique. La pièce jointe peut être transmise à enaio® via la fonction de ruban Transmettre une pièce jointe dans enaio® dans Microsoft Outlook.

Si vous maintenez la touche Shiftenfoncée pendant que vous cliquez sur un site pour y déposer un e-mail, les pièces jointes existantes seront alors automatiquement séparées et déposées au même emplacement dans enaio®.

Lors du classement des pièces jointes, une boîte de dialogue s'ouvre dans laquelle vous devez définir le type de document pour chacune d'entre elles et remplir le masque d’indexation correspondant.

Restaurer les e-mails pour l’affichage

Cette fonction doit être activée par l’administrateur. Le ruban enaio® est alors étendu pour comprendre la fonction Restaurer l’e-mail.

Les e-mails qui ont été transférés vers enaio® via enaio® exchange peuvent être remplacés dans Microsoft Outlook classique par un fichier de référence *.os. Ces e-mails peuvent être temporairement restaurés comme à l’origine pour l’affichage.

Classer plusieurs fois des e-mails

enaio® peut vérifier si un e-mail de Microsoft Outlook a déjà été déposé dans enaio®, par exemple par un autre utilisateur. Si c’est le cas, enaio® peut proposer de créer un document de référence à l’emplacement prévu pour le stockage ou à un autre emplacement.

La déduplication doit être activée par l’administrateur. Cela détermine si un document de référence ou un autre emplacement peut être créé. La configuration peut varier selon le type de document e-mail. Vous trouverez plus d'informations sur la déduplication dans la documentation d'enaio® client et d'enaio® webclient comme application de bureau.