enaio® search NG

enaio® search NG ist eine optionale Erweiterung von enaio®, die im klassischen Microsoft Outlook eingebunden wird. Mit Ihr können Sie direkt aus Microsoft Outlook auf E-Mails zugreifen, die in enaio® verwaltet werden. Sie können sie suchen, sich anzeigen lassen oder weiterleiten.

Das neue Microsoft Outlook wird nicht unterstützt.

Installation

enaio® search NG muss von Ihrem Administrator an Ihrem Arbeitsplatz installiert werden. Außerdem benötigt enaio® search NG als weitere Komponente den DMS-Service von enaio®. enaio® search NG richtet sich nach der Spracheinstellung des Betriebssystems.

Bestehende Installationen von enaio® search aus den Versionen 10.0 und früher werden durch die Installation von enaio® search NG automatisch deinstalliert.

enaio® search NG starten

Wenn enaio® search NG installiert ist, dann wird in der E-Mail-Ordnerliste von Microsoft Outlook das Verzeichnis Suchordner enaio® angezeigt.

Um enaio® search NG verwenden zu können, müssen Sie sich bei enaio® anmelden. Im Konfigurationsmenü steht Ihnen dafür unter der Registerkarte Allgemein die Funktion Konto mit der Schaltfläche Anmelden zur Verfügung.

Mit einem Klick auf den Suchordner enaio® öffnen Sie die Sucheingabemaske von enaio® search NG.

E-Mail suchen

In der Sucheingabemaske von enaio® search NG werden folgende Funktionen angeboten:

• Indexsuche

  Mit der Indexsuche wird über die Kenndaten der E-Mails, also allen Indexdaten aus den Feldern Von, An, Cc, Datum, Betreff und Text der E-Mail, gesucht. Dabei wird hier als Text der E-Mail nur der Text durchsucht, der in die Indexdaten übernommen wurde – je nach Konfiguration ca. 2.000 Zeichen. Sie müssen zunächst die Suche im Feld Abgelegt als auf einen bestimmten Objekttyp eingrenzen. Über die Konfigurationseinstellungen des Add-Ins können Sie auch einen Objekttyp für die Suchmaske vorbelegen (siehe Vorbelegung der Objekttypauswahl). Um einen Suchzeitraum zu bestimmen, stehen Ihnen ein Kalender-AddOn und die Schaltfläche Zeitspanne (z. B. für Suchen in dieser Woche, diesen Monat, dieses Jahr) zur Verfügung.

• Volltextsuche

  Bei der Volltextsuche werden alle Daten der E-Mails durchsucht. Neben den Kenndaten der gesamte Text der E-Mail und ebenfalls der gesamte Inhalt aller Anlagen in Textform. Sie müssen zunächst die Suche im Feld Abgelegt als auf einen bestimmten Objekttyp eingrenzen. Über die Konfigurationseinstellungen des Add-Ins können Sie auch einen Objekttyp für die Suchmaske vorbelegen (siehe Vorbelegung der Objekttypauswahl). Um einen Suchzeitraum zu bestimmen, stehen Ihnen ein Kalender-AddOn und die Schaltfläche Zeitspanne (z. B. für Suchen in dieser Woche, diesen Monat, dieses Jahr) zur Verfügung.

  Welche Kombinationen von Suchbegriffen, -operatoren und -platzhaltern Sie in der Volltextsuche verwenden können, ist in enaio® client\Volltextsuche bzw. in enaio® webclient beschrieben.

• Suche nach E-Mail-Anlagen

  Diese Funktion bietet Ihnen drei Optionen, um nach Anlagen in E-Mails zu suchen:

  • Nach allen Mails suchen

  • Nach Mails ohne Anlagen suchen

  • Nach Mails mit Anlagen suchen

Sie können die oben beschriebenen Suchfunktionen miteinander kombinieren.

Suchergebnis und Vorschaubereich

Die Zugriffsrechte in enaio® werden bei Suchanfragen aus enaio® search NG beachtet.

Sie haben folgende Optionen, sich das Suchergebnis anzeigen zu lassen:

• Einfache Ergebnisliste

  Das Ergebnis der Suchanfrage wird Ihnen unterhalb der Sucheingabemaske angezeigt. Alle Treffer werden sofort nach Microsoft Outlook importiert, so dass die volle native Funktionalität von Microsoft Outlook, wie z. B. Weiterleiten oder Kopieren, über das Kontextmenü zur Verfügung steht.

• Dynamische Trefferliste

  Schnelle filter- und sortierbare Trefferliste, welche im von Ihnen in Microsoft Outlook eingestellten Lesebereich angezeigt wird. Sie können dann jeweils eine E-Mail per Doppelklick aus der Trefferliste in einem separaten Fenster in Microsoft Outlook öffnen und weiterbearbeiten, wie z. B. drucken.

Die Darstellungsoption können Sie im AddOn-Konfigurationsmenü wählen. Das Konfigurationsmenü von enaio® search NG öffnen Sie mit einem Klick auf das Konfigurationsmenü -Symbol in der Kopfzeile der Sucheingabemaske.

Abhängig von Ihren Einstellungen in der AddOn-Konfiguration, erhalten Sie eventuell einen Hinweis über die Anzahl der zu erwartenden Treffer. Bei einer hohen Trefferzahl, kann die Anzeige der Suchergebnisse u. U. etwas Zeit in Anspruch nehmen. Sie können den Vorgang an dieser Stelle abbrechen, um Ihre Suchkriterien zu verfeinern.

Wenn Sie eine E-Mail im Suchergebnis markieren, dann können Sie sich die Indexdaten und den Inhalt der E-Mail in der - aus den enaio®-Clients bekannten - Inhalts- bzw. Detailvorschau anzeigen lassen. Eine detaillierte Beschreibung der Funktionen der Inhalts- bzw. Detailvorschau finden Sie unter enaio® webclient\Vorschaubereich bzw. unter enaio® client\Inhaltsvorschau.

Suchanfragen speichern

enaio® search NG bietet Ihnen die Möglichkeit Suchanfragen in Microsoft Outlook zu speichern. Tragen Sie dazu Ihre Suchkriterien in die Sucheingabemaske von enaio® search NG ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Suche speichern. Die gespeicherte Suche wird unterhalb des Verzeichnisses Suchordner enaio® in der E-Mail-Ordnerliste von Microsoft Outlook angezeigt. Mit einem Klick auf den Eintrag einer gespeicherten Suche öffnen Sie Sucheingabemaske mit den gespeicherten Suchkriterien.

Konfiguration

Das Konfigurationsmenü von enaio® search NG öffnen Sie mit einem Klick auf das Konfigurationsmenü -Symbol in der Kopfzeile der Sucheingabemaske. Im Konfigurationsmenü haben Sie folgende Einstellungsmöglichkeiten:

• Vorbelegung der Objekttypauswahl

  Legt fest, mit welchem Objekttyp die Suchmaske vorbelegt werden soll. Es werden nur Objekttypen angezeigt, für die der Benutzer die entsprechenden Berechtigungen besitzt.

• Platzhalter

  Legt fest, ob vor bzw. nach einem Suchkriterium automatisch ein Platzhalterzeichen (Wildcard) gesetzt werden soll.

• Kapazitätsverwaltung

  • Maximale Anzahl der zu suchenden Elemente

    Legt die Grenze fest, wann der Nutzer gewarnt wird, wenn es mehr als diese Anzahl an Treffern gibt.

  • Suchergebnis als Trefferliste anzeigen

    Zeigt das Suchergebnis in Form einer schnellen, filter- und sortierbaren Trefferliste im von Ihnen in Microsoft Outlook eingestellten Lesebereich an.

• Konto

  Ermöglicht Ihnen die An- bzw. Abmeldung an enaio®, um enaio® search NG nutzen zu können.