Dokumente aus der Ablage Standort zuweisen

enaio® client • 12.0 »

Die Ablage dient der Zwischenspeicherung von Dokumenten, welchen noch keinem Dokumenttyp zugeordnet und welche noch keinen Standort im enaio®-Ordnungssystem besitzen. Das ist auch der Grund, warum Ihnen in der Ablage zahlreiche Funktionen von enaio® client nicht zur Verfügung stehen.

  • E-Mail senden als Verweis

    Das Versenden eines Dokuments als interner Verweis aus der Ablage wird nicht unterstützt.

  • Kopie erstellen

    Von Dokumenten in der Ablage können Sie keine Kopien erzeugen.

  • Freigeben

    Dokumente in der Ablage können Sie nicht freigeben, d. h. mit anderen Benutzern teilen.

  • Wiedervorlegen

    Dokumente in der Ablage können nicht zur Wiedervorlage gekennzeichnet werden.

  • Abonnieren

    Dokumente in der Ablage können Sie nicht abonnieren.

  • Varianten

    W-Dokumente in der Ablage besitzen keine Variantenverwaltung. Wenn Sie ein Dokument in der Ablage bearbeiten, dann wird die vorhandene Version überschrieben.

  • Verknüpfungen

    Dokumente in der Ablage können Sie nicht mit anderen Dokumenten in der Ablage bzw. mit Dokumenten in Ordnern oder Registern verknüpfen.

  • Archivierung

    Dokumente in der Ablage können nicht zur Archivierung freigegeben werden.

Wenn Sie eine der genannten Funktionen nutzen wollen, dann müssen Sie dem entsprechenden Dokument einen Standort zuweisen, d. h. es in einen Ordner oder Register verschieben. Abhängig davon, ob es sich um ein Dokument mit bzw. ohne Objekttyp handelt, unterscheiden sich die Vorgehensweisen voneinander. Dokumenten ohne Typ müssen Sie zuerst einen Objekttyp zuweisen, bevor Sie sie in einen Ordner oder Register verschieben können.

  1. Öffnen Sie die Ablage, indem Sie in der Menüband-Registerkarte Ansicht auf das Arbeitsbereich Ablage - Symbol Ablage-Symbol klicken.

  2. Markieren Sie ein Dokument ohne Typ in der Ablage.

    Dokumente ohne Typ sind in der Spalte Objekt in der Objektliste der Ablage mit dem Eintrag ohne Typ gekennzeichnet. Sie erkennen sie auch daran, dass Ihnen im Kontextmenü des entsprechenden Dokumentes die Funktion Indexdaten ansehen - Symbol Indexdaten ansehen nicht zur Verfügung steht.

  3. Klicken Sie auf der Menüband-Registerkarte Ablage bzw. im Kontextmenü des markierten Dokumentes auf die Schaltfläche Indexdaten bearbeiten - Symbol Indexdaten bearbeiten.

    Eine Liste der zur Verfügung stehenden Objekttypen wird geöffnet.

  4. Klicken Sie auf den gewünschten Objekttyp.

    Die Indexdatenmaske des ausgewählten Objekttyps wird geöffnet.

  5. Füllen Sie die Indexdatenmaske aus und klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Speichern - Symbol Speichern.

Das Dokument ist in der Objektliste der Ablage nicht mehr mit dem Eintrag ohne Typ gekennzeichnet.

Nachdem Sie dem Dokument einen Objekttyp zugewiesen haben, können Sie es in den gewünschten Ordner bzw. Register verschieben.

Dokumente aus der Ablage können Sie nur in einen Ordner des Typs verschieben, für den der Dokumenttyp eingerichtet ist.

  1. Markieren Sie das entsprechende Dokument in der Ablage.

  2. Öffnen Sie ein weiteres Fenster in enaio® client mit dem Ordner oder Register, in welchen Sie das Dokument aus der Ablage ablegen wollen.

  3. Ziehen Sie das markierte Dokument in der Ablage mit gedrückter linker Maustaste in das Fenster mit dem geöffneten Ordner bzw. Register und lassen Sie es dort fallen.

    Ein Dialogfenster mit der Frage, ob Sie das markierte Dokument verschieben wollen wird angezeigt.

  4. Bestätigen Sie die Frage mit einem Klick auf die Schaltfläche Ja.

Das markierte Dokument wird aus der Ablage entfernt und im Ordner bzw. Register angezeigt.

Der Inhalt der Ablage von enaio® client wird mit dem Inhalt der internen Ablage von enaio® webclient, enaio® webclient als Desktop-Anwendung und enaio® mobile synchronisiert und umgekehrt.

enaio® unterstützt Dateiendungen mit mehr als 10 Zeichen bzw. mit Unicode-Zeichen.
Bitte beachten Sie, dass die maximal unterstützte Dateigröße von verschiedenen Faktoren abhängig ist. Dazu gehören: der Dateityp, die Dateiinhalte, der konkrete Anwendungsfall und der verwendete Client.