Absence et remplacement

Pour que les workflows démarrent, que les étapes de travail soient exécutées et que vos étapes de travail personnalisées soient achevées pendant votre absence, vous devez signaler votre absence. Si des utilisateurs possédant le même rôle que vous sont disponibles, ils peuvent démarrer les workflows et exécuter les étapes de travail.

Quand vous cliquez sur une boîte, onglet de ruban Étape de travail s’ouvre. Vous y trouverez la fonction Présent. Le bleu signifie que vous êtes enregistré comme présent dans le système.

Cliquez sur le bouton pour définir votre état de présence sur Absent. L'option ne s'affiche plus en bleu dans le ruban.

Vous pouvez également modifier votre état de présence à l’aide de l’onglet de ruban ENAIO (voir onglet de ruban ENAIO).

Si aucun utilisateur présent ne possède de rôle lui permettant de démarrer les workflows ou d'exécuter les étapes de travail, il vous faut un remplaçant. Le remplaçant peut terminer vos étapes de travail personnalisées et également exécuter les autres workflows et étapes de travail pour lesquels aucun utilisateur possédant le même rôle que vous n'est présent.

Les remplaçants peuvent être configurés par l'administrateur. Vous pouvez également définir des remplaçants depuis l’onglet de ruban ENAIO > Paramètres > Boîtes de réception. Vous pouvez y sélectionner les boîtes et ouvrir la boîte de dialogue Configurer des remplaçants. Vous pouvez également accéder à ce dialogue via l’onglet de ruban ENAIO > Présence.

Tous les utilisateurs appartenant à l'organisation de workflow sont disponibles.

Les remplaçants peuvent également ouvrir et modifier les rappels des utilisateurs absents.

Si vous avez signalé votre absence, enaio® client vous demande automatiquement à chaque démarrage si vous désirez signaler de nouveau votre présence.

Il est impossible de définir un remplacement pour un remplaçant enaio®.

Gérer les absences

La gestion des absences sert à gérer les utilisateurs d'enaio® qui sont absents, mais qui n'ont pas accès au système enaio®. Les utilisateurs avec le rôle de système correspondant peuvent alors modifier le statut de présence ou d'absence de ces utilisateurs dans enaio® client.

Vous pouvez ouvrir la gestion des absences sous onglet de ruban ENAIO > Présence > Gérer les présences. Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, vous pouvez voir tous les utilisateurs de workflow du système et définir un ou plusieurs utilisateurs comme absent. Déplacez les utilisateurs de la liste Utilisateurs de workflow disponibles à l'aide de l'icône Plus vers la liste Utilisateurs de workflow absents.

Le dialogue offre également une fonction de filtre pour la liste des Utilisateurs de workflow disponibles, ce qui vous permet de trouver plus rapidement les utilisateurs recherchés. Vous pouvez filtrer par nom d'utilisateur et par nom en clair (prénom et nom de famille).