Modifier des données d'indexation des documents

enaio® client 11.10

Il est nécessaire de posséder les droits correspondants pour modifier les données d’indexation. Les droits sont attribués par l’administrateur.

L’administrateur peut déterminer que les données d'indexation des documents ou de certains champs ne peuvent être modifiées par les utilisateurs.

Si les données d'indexation ont été modifiées par un autre utilisateur après leur ouverture, un message à ce sujet s'affiche. Vous devrez rouvrir les données d'indexation pour effectuer des modifications

Dans le masque d’indexation d’un document, seules les données d’indexation de la première page s’affichent dans un multi-champ. Si l’on a indexé d’autres pages, la valeur est suivie d’un point-virgule et de trois points (;...). Vous pouvez modifier les données d'indexation par le bouton Catalogue.

Fonctions dans le masque d’indexation

Dans le pied de page du masque d'indexation, vous trouverez les fonctions suivantes :

Icône	Désignation	Remarque
	Ouvrir	Le document s’ouvre pour être consulté.
	Modifier le contenu	Le document s’ouvre pour être modifié.
	Ouvrir l'emplacement	L'emplacement s'ouvre.
	Impression	Le masque d’indexation est imprimé. Les tableaux dans les masques d’indexation ne peuvent pas être imprimés.
	Données d'indexation précédentes	Le masque d’indexation de l’objet précédent dans la liste d’objets s’affiche.
	Données d'indexation suivantes	Le masque d’indexation de l’objet suivant dans la liste d’objets s’affiche.
	Paramètres de base	Ouvre dans le masque d’indexation un onglet avec les paramètres de base de l’objet.

Modifier les données d’indexation de plusieurs documents en même temps

Pour ces modifications collectives, vous avez besoin du rôle de système Client : exécuter des modifications groupées.

Vous pouvez modifier simultanément les données d'indexation de plusieurs documents du même type. Marquez les documents et ouvrez les données d’indexation pour afficher un masque d’indexation vide. Les données d'indexation s'affichent pour les champs dont l'indexation est identique.

Pour les modifications collectives, il convient de tenir compte des points suivants :

Les champs que vous ne modifiez pas resteront identiques. Si vous entrez des valeurs dans un champ, vous écrasez les données d'indexation de tous les documents auxquels ont été attribuées ces valeurs.
Si vous entrez des valeurs précédées de + dans des champs, les nouvelles valeurs s’ajoutent à chaque fois. Si vous entrez des valeurs précédées par &, celles-ci se placent devant les données d’indexation déjà existantes. Si vous entrez -, vous supprimez les données d’indexation.
Dans les champs de type ’Commande de groupe d’autorisation’, les valeurs sont toujours affichées en étant triées ; + et & ont donc la même fonction. Plusieurs valeurs sont séparées par un point-virgule.
Les utilisateurs doivent être indiqués par (U), les groupes par (G). S'il n'y a pas de groupes ou d'utilisateurs, les valeurs sont ignorées. Les utilisateurs et les groupes peuvent également être supprimés.

Exemple : -Utilisateur (U) ; Groupe (G)
Si vous modifiez les données d'indexation de plusieurs documents en même temps, aucun champ obligatoire, champ clé ou protection en écriture n'est pris en considération. Aucun module d'extension n'est exécuté.
Vous ne pouvez pas indexer des tableaux et multi-champs. Des modifications groupées d'objets dans le stockage ne sont également pas possibles.

Traitement des données d'indexation et enaio® coLab

Afin de garantir l'échange de documents dans les espaces de projet coLab, les champs de données d'indexation des types d'objet correspondants sont mappés (voir enaio® coLab ). La configuration de chaque type d'objet détermine quels champs de données d'indexation sont mappés. C'est-à-dire que parmi les champs de données d'indexation d'un type d'objet enaio®, seuls quelques champs de données d'indexation seront affichés dans l'espace de projet coLab. Il convient de tenir compte de cette particularité lors du traitement des données d'indexation. Contactez votre administrateur en cas de questions.