W-Dokumente bearbeiten

enaio® client 11.10

W-Dokumente (Windows-Dokumente) werden sowohl beim Öffnen wie auch beim Bearbeiten im zugeordneten Windows-Programm geöffnet und können dort bearbeitet werden.

Der Administrator kann W-Dokumenten einen Viewer zuordnen, der benutzt wird, wenn ein Benutzer keine Schreibrechte für das W-Dokument hat.

Das Bearbeitungsprogramm und den Viewer kann der Administrator als externe oder als interne Programme einrichten. Externe Programme werden unabhängig von enaio® gestartet, interne Programme werden in das Programmfenster von enaio® integriert.

Aus W-Programmen, die als interne Programme eingerichtet wurden, können keine Funktionen von enaio® Add-Ins ausgeführt werden.

Der Administrator kann festlegen, dass Benutzer Dokumente eines Dokumenttyps nicht bearbeiten dürfen. Die Seiten archivierter W-Dokumente können generell nicht bearbeitet werden. Haben Sie nicht das Recht, ein W-Dokument zu bearbeiten, wird es schreibgeschützt oder im eingerichteten Viewer geöffnet und muss nicht eingecheckt werden.

Auschecken

Öffnen Sie ein W-Dokument zum Anzeigen oder zum Bearbeiten, wird es ausgecheckt und in enaio® in Objektlisten (z. B. in Trefferlisten oder in Ordnerfenstern) mit einen Schloss mit rotem Kreuz gekennzeichnet. Andere Benutzer können ausgecheckte W-Dokumente selbst nicht bearbeiten und nur eine schreibgeschützte Kopie öffnen. Dokumente, die Sie selbst ausgecheckt haben sind in Objektlisten durch ein gelbes Schloss gekennzeichnet.

Einchecken

Nach dem Bearbeiten müssen Sie das Dokument einchecken, damit andere Benutzer es bearbeiten können. Ausgecheckte Dokumente können normalerweise nur von dem Benutzer eingecheckt werden, von dem sie ausgecheckt wurden. Ebenso können sie nur an dem Arbeitsplatz eingecheckt werden, an dem sie ausgecheckt wurden.

Ausgecheckte Dokumente können Sie über das Kontextmenü des markierten Dokuments mit Hilfe der Funktion Einchecken wieder einchecken. Haben Sie mehrere W-Dokumente ausgecheckt, können Sie sie mit Hilfe der Funktion Alle einchecken über die Menüband-Registerkarte Start Menüband-Gruppe Objekte gleichzeitig einchecken.

Ausgecheckte Dokumente anderer Benutzer können auch von Benutzern mit der Systemrolle Auschecken für andere rückgängig machen bzw. mit der Systemrolle Supervisor wieder eingecheckt werden. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren Administrator.

W-Dokumente, die mit Hilfe von enaio® Office Add-In NG und enaio® office-365-dashlet bearbeitet werden, werden beim Schließen der Dokumente automatisch eingecheckt.

Beim Beenden von enaio® client werden Ihre Dokumente automatisch eingecheckt.

Schritte, mit denen Sie W-Dokumente bearbeiten

Markieren Sie ein W-Dokument aus einer Trefferliste, aus einem Ordnerfenster oder aus der Ablage.
Öffnen Sie das Dokument über die Schaltfläche Öffnen in der Menüband-Registerkarte oder über Inhalt aus dem Kontextmenü.

Das W-Dokument wird im zugeordneten W-Programm geöffnet. Sie können es wie gewohnt bearbeiten.
Speichern Sie das W-Dokument im W-Programm unter dem vorgegebenen Namen.
Wechseln Sie zu enaio® client.

Das Dokument ist in der Trefferliste, im Ordnerfenster oder in der Ablage markiert und mit einem gelben Schloss gekennzeichnet.
Öffnen Sie das Kontextmenü mit einem Klick der rechten Maustaste.
Wählen Sie Einchecken.

Das Dokument wird eingecheckt und kann von anderen Benutzern wieder bearbeitet werden.

Das gelbe Schloss in der Anzeige wird entfernt.

Verwerfen gespeicherter Änderungen

Sie können gespeicherte Änderungen am Dokument verwerfen, solange Sie das Dokument noch nicht eingecheckt haben. Wählen Sie dazu die Funktion Änderungen verwerfen aus dem Kontextmenü des markierten Dokuments oder auf der Menüband-Registerkarte Treffer bzw. auf der Menüband-Registerkarte Ordner. Das Dokument wird eingecheckt, die Änderungen werden aber nicht übernommen.

Schreibschutz

Halten Sie beim Öffnen eines W-Dokuments die Taste Strg gedrückt, wird das Dokument schreibgeschützt geöffnet und muss nicht eingecheckt werden. Wollen Sie W-Dokumente in der Regel nur zur Ansicht, also schreibgeschützt öffnen, stellen Sie das im Fenster Optionen ein. Das Fenster öffnen Sie über den Eintrag Optionen aus dem Kontextmenü des Dokumenttyps in der Objektsuche.

Aus- und einchecken mit dem enaio® office-365-dashlet

Bei der Dokumentenbearbeitung mit Microsoft Office 365 sind die Zugriffsbeschränkungen etwas anders geregelt:

Wenn ein Benutzer in enaio® eine Dokumentdatei zum Bearbeiten über das enaio® office-365-dashlet öffnet, dann ist die Dokumentdatei erst ausgecheckt, wenn der Benutzer die ersten Änderungen in der Dokumentdatei in der Microsoft Office 365-Cloud vornimmt. Bis dahin können andere Benutzer die Dokumentdatei in einer anderen Anwendung öffnen und bearbeiten. In solch einem Fall wird der Bearbeiter in Microsoft Office 365 durch eine Meldung daraufhin gewiesen, dass Änderungen, die in der Cloud in der Dokumentdatei vorgenommen wurden, nicht in enaio® gesichert werden können.
Mit dem enaio® office-365-dashlet ausgecheckte Dokumente sind in Trefferlisten, am Standort oder in Eingangskörben etc. mit einem Statussymbol gekennzeichnet.
Mit dem enaio® office-365-dashlet ausgecheckte Dokumentdateien können weiterhin durch andere enaio®-Benutzer bearbeitet werden.
Das in der Microsoft Office 365-Cloud bearbeitete Dokument wird erst wieder eingecheckt, wenn der letzte Bearbeiter das Dokument schließt.

Export und Druck

Wie Sie W-Dokumente drucken oder exportieren, ist auf folgenden Seiten beschrieben: