Workflow-Anbindung

Über den Datenimport können Sie auf zwei Wegen einen neuen Workflowprozess starten:

• Sie konfigurieren einen beliebigen Datenimport und schließen daran die Konfiguration eines Workflowprozesses an. Der Workflowprozess wird mit der Zuordnung von Importdaten zu Eingangsvariablen eines Workflowvorgangs gestartet. In die entsprechende Akte können Verweise auf die Objekte, die durch die Importdaten erzeugt wurden, übernommen werden.

• Sie wählen als Importziel die Workflow-Ablage, erzeugen aus den Importdaten Ablagedokumente und ordnen Importdaten Eingangsvariablen eines Workflowvorgangs zu, über die ein Workflowprozess gestartet wird.

Workflowprozess anschließen

An jeden Datenimport können Sie den Start eines Workflowprozesses anschließen. Der Workflowprozess wird mit der Übergabe von Importdaten gestartet.

Der Benutzer, unter dessen Konto der Workflowprozess in einen Import eingebunden wird, muss im Workflowmodell als Benutzer eingetragen sein, der den Workflow starten darf.

Von den Objekten, die Sie mit dem Datenimport erzeugen, können Verweise in die Workflowakte eingefügt werden.

Auf die Konfiguration eines Datenimports mit den Zuordnungen und Objektaktionen folgt der Dialog Workflowkonfigurationen.

Wollen Sie keinen Workflow anschießen, markieren Sie die Option Workflowkonfiguration überspringen.

Sie können mehrere Workflowkonfigurationen erstellen. Bereits erstellte werden aufgelistet und können bearbeitet werden.

Wollen Sie einen Workflow anschließen, erstellen Sie eine Workflowkonfiguration:

• Markieren Sie die entsprechende Option.

• Geben Sie der Konfiguration einen Namen.

• Wählen Sie aus der Liste der verfügbaren Workflowmodelle das gewünschte Workflowmodell.

Im folgenden Dialog Workflowvariablen sind die Eingangsvariablen des gewählten Workflowmodells aufgelistet und die Importfelder.

Analog zur Feldzuordnung (vgl. Feldzuordnungen) ordnen Sie Importfelder Workflowvariablen zu.

Einer Feldzuordnung können Sie ein Skript zuordnen, über den Eigenschaftsdialog einer Feldzuordnung können Sie den Inhalt von Importfeldern bearbeiten.

Bei einem XML-Datenimport können Sie Daten im Import von Daten für das Dialogelement 'Tabelle' einer Workflowvariable vom Typ 'List[Record]' zuordnen.

Abschließend geben Sie an, ob Verweise von Objekten, die durch den Import des Datensatzes erzeugt werden, in die Akte des entsprechenden Workflowprozesses gelegt werden sollen.

Eine Akte hat einen Arbeitsbereich und einen Informationsbereich. Den Bereich legen Sie über das Kontextmenü eines Objekts fest.

Über den Button Weiter gelangen Sie wieder zum Dialog Workflowkonfigurationen. Sie können weitere Workflowkonfigurationen erstellen oder zum Konfigurationsabschluss weitergehen.

Importziel Workflow-Ablage

Wählen Sie bei der Objektauswahl als Importziel die Workflowablage (vgl. Objektauswahl), können Sie aus den Importdaten Dokumente für die Workflowakte eines Workflowprozesses erzeugen, der mit der Übergabe von Importdaten gestartet wird.

Sie können für die Workflowakte Dokumente eines Dokumenttyps mit oder ohne Dateien erzeugen oder Dokumente ohne Typ. die nur aus einer Datei und einer Modulzuordnung bestehen.

Ordner und Register benötigen immer einen DMS-Standort und können deshalb nicht ausschließlich für die Workflowakte erzeugt werden.

Akten-Dokumente ohne Typ

Erzeugen Sie Dokumente ohne Typ für die Workflowakte, geben Sie im Dialog Objektauswahl ebenfalls das Bildmodul an, Schwarz/Weiß, Graustufen oder Farbe.

Im folgenden Dialog Feldzuordnung ordnen Sie das Importfeld mit der Bilddateibezeichnung dem Objektfeld Bilddateiname zu. Weitere Zuordnungen von Importfeldern zu den Objektfeldern für die Basisparameter sind möglich.

Danach machen Sie die notwendigen Angaben zur Dokumentdatei-Verarbeitung (vgl. Dokumentdateien).

Die Workflowkonfiguration erfolgt genauso wie beim Anschluss eines Workflowprozesses an einen Datenimport

Akten-Dokumente mit Typ

Erzeugen Sie Dokumente ohne Typ für die Workflowakte, wählen Sie über Schrank- und Objektauswahl den Dokumenttyp an. Bei der Feldzuordnung ordnen Sie Objektfeldern des Dokumenttyps Importfelder zu.

Danach machen Sie die notwendigen Angaben zur Dokumentdatei-Verarbeitung (vgl. Dokumentdateien).

Die Workflowkonfiguration erfolgt genauso wie beim Anschluss eines Workflowprozesses an einen Datenimport.