Standard Ad-hoc-Workflows mit Lauflisten nutzen

Für das Hinzufügen von Aktivitäten haben Sie zwei Optionen:

• Aktivitäten einzeln hinzufügen

  Die erste Aktivität erstellen Sie mit einem Klick bzw. Fingertipp auf die Schaltfläche Gruppe hinzufügen. Daraufhin wird eine Gruppe mit einer Aktivität hinzugefügt. Dieser Gruppe können Sie weitere Aktivitäten hinzufügen, indem Sie auf das blaue Plus-Symbol klicken bzw. tippen. Die nächste Gruppe mit einer Aktivität erstellen Sie, indem Sie wieder auf die Schaltfläche Gruppe hinzufügen klicken bzw. tippen.

• Lauflistenvorlagen hinzufügen

  Lauflistenvorlagen sind gespeicherte Lauflisten. Sie werden Ihnen über den Vorlagenauswahlbereich zur Verfügung gestellt.

  Den Vorlagenauswahlbereich öffnen Sie, indem Sie auf das 'Weitere Aktionen'-Symbol und anschließend im sich öffnenden Drop-down-Menü auf das Lauflistenvorlagen laden-Symbol klicken bzw. tippen.

  Im Vorlagenauswahlbereich werden Ihnen öffentliche Lauflistenvorlagen angeboten, die allen Teilnehmern zur Verfügung stehen, und private Lauflistenvorlagen, die nur Sie nutzen können.

Nach dem Hinzufügen der Aktivitäten zur Aktivitätenliste können Sie sie direkt in der Aktivitätenliste konfigurieren. In enaio® mobile auf Smartphones tippen Sie für die Konfiguration von Aktivitäten diese in der Aktivitätenliste noch einmal an. Es öffnet sich dann ein Konfigurationsdialog. In der Aktivitätenliste bzw. im Konfigurationsdialog können Sie folgende Konfigurationen vornehmen:

• Über das Benutzer-AddOn können Sie die Teilnehmer für die Aktivität auswählen, die den jeweiligen Arbeitsschritt erhalten sollen. Bis auf die Aktivität 'Protokollierung' müssen für alle Aktivitäten Teilnehmer bestimmt werden.

• Über das Listen-AddOn in der Spalte bzw. im Feld Eskalation können Sie verschiedene Eskalationsmaßnahmen festlegen. In der Spalte bzw. im Feld Fällig am können Sie den Zeitpunkt für die Eskalation anpassen.

• In den Spalten mit dem Bearbeiten-Symbol und dem Entfernen-Symbol legen Sie fest, ob andere Teilnehmer eine Aktivität bearbeiten bzw. löschen dürfen. In enaio® mobile auf Smartphones stehen hierfür das Kontrollkästchen Bearbeitbar und Löschbar zur Verfügung.

  Als Prozessverantwortlicher dürfen Sie die von Ihnen angelegten Aktivitäten in den folgenden Arbeitsschritten weiterhin bearbeiten. Andere Teilnehmer können nur die Aktivitäten bearbeiten bzw. löschen, für die sie von Ihnen eine Berechtigung erhalten haben bzw. die sie indem hinzugefügt haben. Fügen andere Teilnehmer eigene Aktivitäten hinzu, können sie Ihnen die Bearbeitung für diese Aktivitäten einräumen bzw. verwehren.

• Einträge in der Spalte bzw. im Feld Bemerkung werden in die Notizhistorie übertragen und sind dort in allen folgenden Arbeitsschritten sichtbar.

Jeder Aktivität in einer Laufliste kann eine Eskalation zugeordnet werden. Folgende Eskalationen sind möglich:

• Mahnmail

  Ist ein Arbeitsschritt im Eingangskorb eines Teilnehmers eingetroffen und wird er nicht innerhalb eines Zeitraums weitergeleitet, erhält er eine E-Mail mit entsprechendem Hinweis. Der voreingestellte Zeitraum von zwei Tagen kann in der Spalte bzw. im Feld Fällig am geändert werden.

  Vorausgesetzt ist, dass die E-Mail-Adresse in der Workflow-Benutzerverwaltung angegeben ist.

• Zuweisen an Stellvertreter

  Ist ein Arbeitsschritt im Eingangskorb eines Teilnehmers eingetroffen und wird er nicht innerhalb eines Zeitraums weitergeleitet, wird der Arbeitsschritt automatisch dem Stellvertreter bzw. den Stellvertretern zugewiesen. Der voreingestellte Zeitraum von zwei Tagen kann in der Spalte bzw. im Feld Fällig am geändert werden.

  Vorausgesetzt ist, dass mindestens ein Stellvertreter eingerichtet ist.

• Automatische Weiterleitung

  Ist ein Arbeitsschritt im Eingangskorb eines Teilnehmers eingetroffen und wird er nicht innerhalb eines Zeitraums weitergeleitet, wird der Arbeitsschritt übersprungen und die folgende Aktivität bereitgestellt. Weitergeleitet werden sowohl personalisierte wie auch nicht personalisierte Schritte. Der voreingestellte Zeitraum von zwei Tagen kann in der Spalte bzw. im Feld Fällig am geändert werden.

  Bei Standard Ad-hoc-Workflows (Lauflisten) funktioniert die automatische Weiterleitung (Eskalation) nur bei Abstimmungen (z. B. Umfragen).

Lauflistenvorlagen sind gespeicherte Lauflisten. Sie erstellen sie, indem Sie im Kopf des Bereichs Laufliste auf das 'Weitere Aktionen'-Symbol und anschließend auf das Lauflistenvorlage speichern-Symbol klicken bzw. tippen, nach dem Sie eine Laufliste erstellt haben.

Die Lauflistenvorlagen werden Ihnen über den Vorlagenauswahlbereich zur Verfügung gestellt. Den Vorlagenauswahlbereich öffnen Sie, indem Sie im Kopf des Bereichs Laufliste auf das 'Weitere Aktionen'-Symbol und anschließend auf das Lauflistenvorlage laden-Symbol klicken bzw. tippen.

Im Vorlagenauswahlbereich werden Ihnen 'Öffentliche Vorlagen' angeboten, die allen Teilnehmern zur Verfügung stehen, und 'Private Vorlagen', die nur Sie nutzen können. Mit einem Klick bzw. mit einem Fingertipp auf die markierte Vorlage bzw. über das Kontextmenü können Sie Lauflistenvorlagen der Laufliste hinzufügen. Über das Kontextmenü können Sie Lauflistenvorlagen Personalisieren bzw. Veröffentlichen und damit 'Private Vorlagen' in 'Öffentliche Vorlagen' oder 'Öffentliche Vorlagen' in 'Private Vorlagen' umwandeln. Lauflistenvorlagen können Sie auch über das Kontextmenü löschen.

Der Vorlagenauswahlbereich bietet Ihnen auch die Möglichkeit inkompatible Vorlagen anzeigen zu lassen und zu verwenden. Aktivieren Sie dazu das Kontrollkästchen Zeige inkompatible Vorlagen. Inkompatible Vorlagen sind Lauflistenvorlagen aus anderen Ad-hoc-Workflows. Die inkompatiblen Bereiche dieser Vorlagen werden rot gekennzeichnet, sobald Sie diese Vorlagen übernommen haben. Diese Bereiche müssen angepasst werden, damit die Lauflisten verwendet werden können.

Der erste Arbeitsschritt eines gestarteten Workflows ist immer die 'Initialisierung'. Beim erstmaligen Öffnen des Arbeitsschritts Initialisierung muss das Feld Betreff auf dem Datenblatt ausgefüllt werden. Weitere Anpassungen des Workflows, wie z. B. Bemerkungen oder Aktivitäten hinzufügen, können vorgenommen werden.

Durch das Einfügen einer weiteren Aktivität Initialisierung erhalten andere Teilnehmer u. a. die Möglichkeit den Betreff und die Bemerkung auf dem Datenblatt noch einmal zu bearbeiten. Außerdem werden mit einer erneuten Initialisierung der Workflow-Initiator und der Standort der Protokolldatei neu festgelegt.

Mit der Aktivität Überarbeiten wird Teilnehmern u. a. die Möglichkeit gegeben, Abstimmungsoptionen zu bearbeiten. Wurde bereits in einem vorherigen Arbeitsschritt abgestimmt, werden diese Abstimmungsdaten gelöscht und sind nur noch zugänglich, wenn sie in einem vorangehenden Protokollierungsschritt gespeichert wurden.

Die Aktivität Abstimmung stellt die Abstimmungsoptionen, die bei den Aktivitäten Initialisierung oder Überarbeitung angegeben wurden, als Auswahlliste auf dem Datenblatt dar und muss vor dem Weiterleiten ausgefüllt werden.

Die Aktivität Abstimmung kann von mehreren Teilnehmern zugleich ausgeführt werden. Die Abstimmung wird automatisch beendet, wenn sie von allen Teilnehmern ausgeführt wurde oder wenn die Stimmen für eine Option den auf dem Datenblatt angegebenen prozentualen Wert überschritten haben. Wird der Teilnehmerkreis über Rollen festgelegt, reicht es, wenn ein Teilnehmer die Aktivität Abstimmung weiterleitet.

Das Ergebnis einer Abstimmung wird im Arbeitsschritt Kenntnisnahme auf der Registerkarte Abstimmungsergebnis angezeigt. Außerdem werden die gewählten Abstimmungsoptionen jedes Teilnehmers protokolliert und können in den folgenden Arbeitsschritten im Protokoll eingesehen werden.

Abstimmungsoptionen können in einem folgenden Arbeitsschritt Initialisierung oder Überarbeiten geändert werden. Wurde bereits in einem vorherigen Arbeitsschritt abgestimmt, werden diese Abstimmungsdaten gelöscht und sind nur noch zugänglich, wenn sie in einem vorangehenden Protokollierungsschritt gespeichert wurden.

Mit der Aktivität Kenntnisnahme können Teilnehmer u. a. über die Ergebnisse einer Abstimmung informiert werden.

Die Aktivität Kenntnisnahme kann von mehreren Teilnehmern zugleich ausgeführt werden. Die Bereitstellung der nächsten Aktivität erfolgt, wenn der letzte Teilnehmer die Aktivität Kenntnisnahme weitergeleitet hat. Wird der Teilnehmerkreis über Rollen festgelegt, reicht es, wenn ein Teilnehmer die Aktivität Kenntnisnahme weiterleitet.

Mit der Aktivität Freigabe erteilen wird Teilnehmern die Möglichkeit gegeben, auf dem Datenblatt im Bereich Entscheidung zwischen den Optionen Offen, Keine Freigabe oder Freigabe zu wählen.

Die gewählte Option wird protokolliert und kann in allen folgenden Arbeitsschritten im Protokoll eingesehen werden.

Folgt ein weiterer Arbeitsschritt Freigabe erteilen, wird dort die zuvor gewählte Option voreingestellt.

Mit der Aktivität Mitarbeit/Rückfrage geben Sie anderen Teilnehmern die Möglichkeit auf dem Datenblatt eine Antwort einzutragen, die für die nachfolgenden Teilnehmer in der Notizhistorie sichtbar ist.

Die Aktivität Mitarbeit/Rückfrage kann von mehreren Teilnehmern zugleich ausgeführt werden. Die Bereitstellung der nächsten Aktivität erfolgt, wenn der letzte Teilnehmer die Aktivität Mitarbeit/Rückfrage weitergeleitet hat. Wird der Teilnehmerkreis über Rollen festgelegt, reicht es, wenn ein Teilnehmer die Aktivität Mitarbeit/Rückfrage weiterleitet.

Die Aktivität Protokoll hat keine Teilnehmer. Sie wird von keinem Teilnehmer gestartet, sondern automatisch durchlaufen. Wenn der Arbeitsschritt in die Laufliste aufgenommen worden ist, dann wird eine Protokolldatei mit den Daten aller bis zu diesem Zeitpunkt durchgeführten Schritte erzeugt und in die Workflow-Akte gelegt. Diese Protokolldatei kann in den folgenden Arbeitsschritten eingesehen, versandt und exportiert werden.

Wenn die Aktivität Protokoll am Ende eines Workflows steht, wird eine Protokolldatei erzeugt, die im enaio® client in die Ablage des Teilnehmers gelegt wird, der den Workflow initiiert hat.