enaio® Office Add-In NG

enaio® 11.0 »

enaio® Office Add-In NG unterstützt die Zusammenarbeit mit enaio® clientLink extern - Symbol bzw. mit enaio® webclient als Desktop-AnwendungLink extern - Symbol.

enaio® Office Add-In NG stellt Ihnen Funktionen in Microsoft Office-Anwendungen (Word, Excel und Powerpoint) zur Verfügung, die Ihnen die Erstellung und Ablage von Office-Dokumenten in enaio® sowie die Bearbeitung von Dokumentinhalten bzw. die Datenübernahme von und nach enaio® erleichtert. Die Funktionen werden mittels Add-In in die Menüband-Registerkarte Start der Office-Anwendung eingebunden.

Wenn enaio® client und enaio® webclient als Desktop-Anwendung auf einem Rechner installiert sind, dann arbeitet enaio® Office Add-In NG nur mit enaio® client zusammen.

enaio® client bzw. enaio® webclient als Desktop-Anwendung, Microsoft Office (Word, Excel oder Powerpoint) sowie enaio® Office Add-In NG müssen installiert sein.

enaio® Office Add-In NG (Office-Menueband)

enaio® Office Add-In NG-Funktionen

Speichern und einchecken

Speichert und checkt in Microsoft Office bearbeitete Dokumente wieder in das enaio®-Ordnungssystem ein. Sie haben folgende Optionen:

  • Speichern und einchecken - Symbol Speichern und einchecken

    Speichert und checkt das bearbeitete Dokument wieder in enaio® ein. Andere enaio®-Benutzer haben danach die Möglichkeit, das Dokument selbst zu bearbeiten.

  • Als neue Variante - Symbol Als neue Variante

    Das bearbeitete Dokument wird als neue Variante in enaio® eingecheckt. Das alte Dokument wird nicht überschrieben und bleibt in der enaio®-Variantenverwaltung als inaktives Dokument erhalten. Andere enaio®-Benutzer haben nun die Möglichkeit, die neue Variante selbst zu bearbeiten.

  • Als neue PDF-Variante - Symbol Als neue PDF-Variante

    Das bearbeitete Dokument wird geschlossen und in eine PDF umgewandelt. Die PDF wird als neue Variante in enaio® eingecheckt. Das alte Dokument wird nicht überschrieben und bleibt in der enaio®-Variantenverwaltung als inaktives Dokument erhalten.

  • Speichern, einchecken und wieder öffnen - Symbol Speichern, einchecken und wieder öffnen

    Speichert und schließt das bearbeitete Dokument in Microsoft Word und checkt es in enaio® ein. Dasselbe Dokument wird danach wieder automatisch in Microsoft Word geöffnet und in enaio® ausgecheckt. Das alte Dokument in enaio® wird dabei überschrieben.

Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn Sie im enaio® client bzw. in der Desktop-Anwendung des enaio® webclient ein Dokument zur Bearbeitung an enaio® Office Add-In NG übergeben haben.

Neu ablegen

Ermöglicht die sofortige bzw. die spätere Ablage von neuen, in Microsoft Office erstellten Dokumenten im enaio®-Ordnungssystem. Sie haben die Option, das neu erstellte Dokument im Original-Dateiformat bzw. als PDF abzulegen.

Außerdem können Sie diese Funktion verwenden, um ein bearbeitetes enaio®-Dokument sofort bzw. zu einem späteren Zeitpunkt an einem neuen Standort im enaio®-Ordnungssystem abzulegen.

Dokumente, die mit Hilfe dieser Funktion zu einem späteren Zeitpunkt im enaio®-Ordnungssystem abgelegt werden sollen bzw. wenn der Ablagevorgang abgebrochen wird, werden an die Ablage von enaio® client bzw. an die externe Ablage der Desktop-Anwendung des enaio® webclient übergeben.

Standort öffnen

Öffnet den Standort des zur Bearbeitung ausgecheckten enaio®-Dokuments.

Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn Sie im enaio® client bzw. in der Desktop-Anwendung des enaio® webclient ein Dokument zur Bearbeitung an enaio® Office Add-In NG übergeben haben.

Datenübernahme

Diese Funktion ersetzt Platzhalter im Text des zur Bearbeitung ausgecheckten Dokuments durch Einträge aus Indexdatenmasken in enaio®.

Bei der Nutzung der Desktop-Anwendung des enaio® webclient wird durch diese Funktion eine serverseitige Datenübernahme, ohne Interaktionsmöglichkeiten für den Benutzer, initiiert (siehe enaio® webclient als Desktop-AnwendungLink extern - Symbol). Bei der Zusammenarbeit von enaio® Office Add-In NG und enaio® client erfolgt eine clientseitige Datenübername mit weiteren Auswahlmöglichkeiten für den Benutzer (siehe enaio® clientLink extern - Symbol).

Serverseitige- und clientseitige Datenübernahme

Bei der Datenübernahme mit Hilfe von enaio® Office Add-In NG wird zwischen serverseitiger und clientseitiger Datenübernahme unterschieden. Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass Benutzern bei einer clientseitigen Übernahme Interaktions- und Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung gestellt werden können. Bei einer serverseitige Datenübernahme besteht diese Möglichkeit nicht. Eine clientseitige Datenübernahme wird nur von enaio® client unterstützt. enaio® webclient als Desktop-Anwendung unterstützt nur die serverseitige Datenübernahme.

Bei der clientseitigen Datenübernahme sehen Sie ein eingeblendetes Informationsfenster, das Sie über die einzelnen Schritte informiert. Treten Fehler auf, werden Sie ebenfalls darüber informiert. In die Datenübernahme können Dialoge eingebunden sein, über die Benutzer Informationen eingeben oder Optionen wählen. Beziehen sich Anweisungen zur Datenübernahme auf Verweisdokumente (Dokumenten mit mehreren Standorten und damit unterschiedlichen Register- oder Ordnerdaten), wird ein Dialog angezeigt. Über diesen wählt der Benutzer den Standort aus, auf den die Datenübernahme bezogen wird, falls für die Datenübernahme Register- oder Ordnerdaten benötigt werden.

enaio® unterstützt Dateiendungen mit mehr als 10 Zeichen bzw. mit Unicode-Zeichen.
Bitte beachten Sie, dass die maximal unterstützte Dateigröße von verschiedenen Faktoren abhängig ist. Dazu gehören: der Dateityp, die Dateiinhalte, der konkrete Anwendungsfall und der verwendete Client.