Modifier les données d'indexation des registres

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Vous pouvez modifier les données d'indexation d'un registre dans le masque d'indexation appartenant au registre. Vous ouvrez le masque d'indexation d'un registre via la liste de résultats d'une requête de registre ou de document ou via la zone de contenu ou de navigation d'une fenêtre de classeur.

L'administrateur peut spécifier que les données d'indexation des registres ou de champs spécifiques ne sont pas modifiables.

  1. Marquez un registre dans une liste de résultats ou dans la zone de contenu ou de navigation d'une fenêtre de classeur.

  2. Ouvrez le menu contextuel du registre avec le clic droit de la souris et cliquez sur Modifier les données d'indexation - Icône Modifier les données d'indexation.

    Vous pouvez également cliquer sur Données d’indexation - icône Données d'indexation > Modifier les données d'indexation - Icône Modifier les données d'indexation dans l'onglet de ruban Résultats ou dans l'onglet de ruban Classeur.

    Le masque d'indexation du registre s'ouvre.

  3. Le masque d'indexation contient les onglets pour le registre et le classeur dans lequel se trouve le registre. Entrez les modifications dans les onglets et cliquez sur le bouton Enregistrer icône Enregistrer.

Les données d'indexation sont modifiées et liste de résultats actualisée.

Si les données d'indexation ont été modifiées par un autre utilisateur après l'ouverture du masque d'indexation, un message à ce sujet s'affiche. Vous devrez alors rouvrir le masque d'indexation pour effectuer des modifications.

Fonctions dans le masque d’indexation

Sur un masque d'indexation, il peut y avoir différentes fonctions qui vous facilitent le traitement des données d'indexation :

Icône Remarque

Ouvrir le masque d’indexation - Icône

Ouvrir

Le registre s’ouvre pour être consulté.
Masque d’indexation - Modifier le contenu - Icône

Modifier le contenu

inactif

Masque d’indexation - Ouvrir l’emplacement - Icône

Ouvrir l’emplacement

L'emplacement s'ouvre.

Imprimer le masque d’indexation - Icône

Impression

Le masque d’indexation est imprimé.

Les tableaux dans les masques d’indexation ne peuvent pas être imprimés.

Masque d’indexation - Données d’indexation précédentes - Icône

Données d'indexation précédentes

Le masque d’indexation de l’objet précédent dans la liste d’objets s’affiche.

Masque d’indexation - Données d’indexation suivantes - Icône

Données d'indexation suivantes

Le masque d’indexation de l’objet suivant dans la liste d’objets s’affiche.
Masque d’indexation - Paramètres de base - Icône

Paramètres de base

Ouvre dans le masque d’indexation un onglet avec les paramètres de base de l’objet.

Modifier les données d’indexation de plusieurs registres en même temps

Pour ces modifications collectives, vous avez besoin du rôle de système Client : exécuter des modifications groupées.

Vous pouvez modifier les données d'indexation de plusieurs registres en même temps. Sélectionnez les registres et ouvrez les données d'indexation pour afficher une feuille de données vide. Les données d'indexation s'affichent pour les champs dont l'indexation est identique.

Pour les modifications collectives, il convient de tenir compte des points suivants :

  • Les champs que vous ne modifiez pas resteront identiques. Si vous entrez des valeurs dans un champ, vous écrasez les données d'indexation de tous les registres auxquels ont été attribuées ces valeurs.

  • Si vous entrez des valeurs précédées de + dans des champs, les nouvelles valeurs s’ajoutent à chaque fois. Si vous entrez des valeurs précédées par &, celles-ci se placent devant les données d’indexation déjà existantes. Si vous entrez -, vous supprimez les données d’indexation.

  • Si vous entrez une valeur précédée de + ou &, la valeur ne s’ajoute que si le champ n’est pas vide.

  • Si vous modifiez les données d'indexation de plusieurs registres en même temps, aucun champ obligatoire, champ clé ou protection en écriture n'est pris en considération.

  • Les données des tableaux ne peuvent pas être modifiées. Aucun module d'extension n'est exécuté.