Die Laufliste
Nur Arbeitsschritte einer Ad-hoc-Aktivität verfügen über die Registerkarte Laufliste.
Für diese Arbeitsschritte sind im Workflowmodell mögliche Folgeaktivitäten definiert. Welche Folgeaktivität aber in welcher Reihenfolge beschritten wird, wird im Ablauf über die Registerkarte Laufliste festgelegt.
Dabei wählt der Benutzer des ersten Schritts einer Ad-hoc-Aktivität eine oder mehrere Folgeaktivitäten. Er legt fest, welche Benutzer die Aktivitäten ausführen können und legt ebenfalls fest, ob einzelne Aktivitäten geändert werden können oder gar die gesamte Laufliste geändert werden kann.
Aktivitäten
Eine Laufliste besteht aus einer Folge von Aktivitäten, die im Workflowmodell eingerichtet sind. Aktivitäten können gruppiert werden. Sind alle Aktivitäten einer Gruppe beendet, werden alle Aktivitäten der nächsten Gruppe bereitgestellt.
Aktivitäten haben mehrere Eigenschaften. Sie können festlegen, ob die Eigenschaften von den folgenden Benutzern bearbeitet werden können und ob Aktivitäten aus der Laufliste gelöscht werden können. Für die gesamte Laufliste legen Sie fest, ob sie erweitert, also um zusätzliche Aktivitäten ergänzt werden darf.
Aktivitäten legen Sie über den Kontextmenüeintrag Aktivität hinzufügen an.
Angelegt wird jeweils eine neue Gruppe mit der Standardaktivität als Eintrag.
Markieren Sie diese Standardaktivität, können Sie über die hinterlegte Liste der verfügbaren Aktivitäten eine Aktivität auswählen. Die Bezeichnung der Aktivität wird für die Bezeichnung der Gruppe übernommen. In die Spalten Aufgabe und Bemerkung tragen Sie optional Informationen für den Benutzer ein.
Die Spalte Benutzer ist mit einer Liste aller Workflowbenutzer hinterlegt. Sie können einen oder mehrere Benutzer auswählen.
Sind für Ad-hoc-Aktivitäten Mahnfristen im Workflowmodell vorkonfiguriert, können Sie über die Spalte Eskalation eine Mahnfrist auswählen. Die entsprechenden Daten werden in die Spalten fällig am und um eingetragen.
Markieren Sie die Spalte Bearbeiten, kann ein Benutzer diesen Lauflisteneintrag bearbeiten. Markieren Sie die Spalte Löschen, kann ein Benutzer diesen Eintrag löschen.
Über den Eintrag Laufliste erweiterbar aus dem Kontextmenü legen Sie fest, ob der Laufliste neue Aktivitäten hinzugefügt werden dürfen.
Markierte Aktivitäten löschen Sie über den Kontextmenüeintrag Aktivität löschen.
Eine Aktivität wird automatisch in einer eigenen Gruppe angelegt. Über die Pfeil-Schaltflächen im oberen Bereich der Workflowmaske verschieben Sie eine Aktivität nach oben oder unten in eine andere Gruppe. Leere Gruppen werden automatisch entfernt. Über den Eintrag Gruppe beginnen aus dem Kontextmenü erzeugen Sie neue Gruppen.
Lauflisten verwalten
Eine Laufliste kann als Lauflistenvorlage gespeichert werden. Lauflistenvorlagen sind benutzerspezifische Konfigurationen, die über den Bereich Lauflistenvorlagen der Einstellungen veröffentlicht, also allen Benutzern zur Verfügung gestellt werden können.
Über das Kontextmenü der Registerkarte speichern Sie eine Laufliste als Lauflistenvorlage und laden Lauflistenvorlagen.
Haben Sie Aktivitäten hinzugefügt und laden dann eine Lauflistenvorlage, werden die Aktivitäten aus der Lauflistenvorlage angehängt.