Indexdaten von Dokumenten ändern

enaio® client 11.0

Zum Bearbeiten der Indexdaten benötigen Sie entsprechende Rechte. Die Rechte werden vom Administrator vergeben.

Der Administrator kann festlegen, dass Benutzer die Indexdaten von Dokumenten oder einzelner Felder nicht ändern dürfen.

Wurden nach dem Öffnen die Indexdaten durch einen anderen Benutzer geändert, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis. Sie müssen die Indexdaten erneut öffnen, um Änderungen vorzunehmen.

Auf der Indexdatenmaske eines Dokuments werden in einem Mehrfachfeld nur die Indexdaten der ersten Seite angezeigt. Sind weitere Seiten indexiert, folgt dem Wert ein Semikolon und drei Punkte (;...). Die Indexdaten ändern Sie über die Schaltfläche Katalog.

Funktionen in der Indexdatenmaske

In der Fußzeile der Indexdatenmaske finden Sie folgende Funktionen:

Symbol	Bezeichnung	Bemerkung
	Öffnen	Das Dokument wird zur Ansicht geöffnet.
	Inhalt bearbeiten	Das Dokument wird zum Bearbeiten geöffnet.
	Standort öffnen	Der Standort wird geöffnet.
	Drucken	Die Indexdatenmaske wird ausgedruckt. Tabellen in Indexdatenmasken können nicht gedruckt werden.
	Vorherige Indexdaten	Die Indexdatenmaske des vorherigen Objekts in der Objektliste wird angezeigt.
	Nächste Indexdaten	Die Indexdatenmaske des nächsten Objekts in der Objektliste wird angezeigt.
	Basisparameter	Öffnet in der Indexdatenmaske eine Registerkarte mit den Basisparametern des Objekts.

Indexdaten mehrerer Dokumente gleichzeitig ändern

Für diese Sammeländerungen benötigen Sie die Systemrolle Client: Sammeländerungen durchführen.

Sie können die Indexdaten mehrerer Dokumente eines Typs gleichzeitig ändern. Markieren Sie die Dokumente und öffnen Sie die Indexdaten, wird eine leere Indexdatenmaske angezeigt. Bei Feldern, die gleich indexiert sind, werden die Indexdaten angezeigt.

Bei Sammeländerungen ist folgendes zu beachten:

Felder, die Sie nicht bearbeiten, werden nicht geändert. Tragen Sie Werte in ein Feld ein, werden die Indexdaten aller Dokumente mit diesen Werten überschrieben.
Tragen Sie in Felder Werte mit einem führenden + ein, werden die neuen Werte jeweils angehängt. Werte mit einem führenden & werden jeweils vor die bestehenden Indexdaten gesetzt. Tragen Sie - ein, werden die Indexdaten gelöscht.
In Feldern vom Typ 'Rechtegruppencontrol' werden Werte stets sortiert angezeigt, + und & haben also die gleiche Funktion. Mehrere Werte werden durch das Semikolon getrennt.
Benutzer müssen mit (U), Gruppen mit (G) angegeben werden. Gibt es Gruppen bzw. Benutzer nicht, werden die Werte ignoriert. Benutzer und Gruppen können auch entfernt werden.

Beispiel: -Benutzer(U); Gruppe(G)
Ändern Sie die Indexdaten mehrerer Dokumente gleichzeitig, dann werden weder Pflichtfelder, Schüsselfelder oder ein Schreibschutz beachtet. Es werden auch keine AddOns ausgeführt.
Eine Indexierung von Tabellen und Mehrfachfeldern ist nicht möglich. Sammeländerungen von Objekten in der Ablage sind ebenfalls nicht möglich.

Indexdaten-Bearbeitung und enaio® coLab

Um den Dokumentenaustausch in coLab-Projekträumen zu gewährleisten, sind die Indexdatenfelder der entsprechenden Objekttypen gemappt (siehe enaio® coLab ). Welche Indexdatenfelder gemappt wurden, ist von der Konfiguration des jeweiligen Objekttyps abhängig. D. h. von den Indexdatenfelder eines enaio®-Objekttyps werden nur einige wenige Indexdatenfelder im coLab-Projektraum angezeigt. Bei der Bearbeitung von Indexdaten sollte diese Besonderheit berücksichtigt werden. Bei Fragen wenden Sie sich an Ihren Administrator.