Mahn-/Sperrfristen

Mahnfristen sollen sichern, dass Aktivitäten oder Folgen von Aktivitäten innerhalb eines bestimmten Zeitraums durchgeführt werden. Zu einer Mahnfrist legen Sie fest, welche Aktion ausgeführt wird, wenn der festgelegte Zeitraum überschritten wurde.

Sperrfristen legen dagegen fest, dass Aktivitäten oder Folgen von Aktivitäten nicht vor Erreichen eines bestimmten Zeitraums abgeschlossen werden können.

Für Mahnfristen geben Sie jeweils den Anfang oder das Ende einer Aktivität an:

• Der Anfang einer Aktivität ist der Zeitpunkt, an dem ein Benutzer im Prozess den entsprechenden Vorgangsschritt startet und der Vorgangsschritt personalisiert wird.

• Das Ende einer Aktivität ist der Zeitpunkt, an dem ein Benutzer einen Vorgangsschritt weiterleitet.

Eine Sperrfrist erstreckt sich immer über einen Zeitraum vom Anfang einer Aktivität zum Anfang einer anderen Aktivität.

Für Multi-Instanz-Aktivitäten können zusätzlich Mahnfristen für den Zeitraum von Instanzanfang zu Instanzende einer jeweiligen Instanz festgelegt werden. Instanzanfang und Instanzende stehen aber nur den Zeitraum innerhalb der Instanz zur Verfügung.

Mahn- und Sperrfristen richten Sie über die Registerkarte Mahn-/Sperrfristen im Modelleditor ein.

Mahnfristen

Eine Mahnfrist richten Sie über das Kontextmenü auf der Registerkarte Mahn-/Sperrfristen ein:

• Geben Sie im Feld Von an, bei welcher Aktivität die Frist beginnt.

• Geben Sie im Feld Nach an, bei welcher Aktivität die Frist endet.

• Klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche und der Name wird aus den Feldern Von und Nach erstellt.

• Geben Sie im Bereich Dauer an, nach welcher Dauer die Frist abgelaufen ist.

• Bestätigen Sie mit OK.

Die Mahnfrist wird mit den Daten auf der Registerkarte Mahn-/Sperrfristen angezeigt. Sie kann über das Kontextmenü bearbeitet oder entfernt werden.

Zu jeder Mahnfrist geben Sie eine Aktion an, die erfolgen soll, wenn die Frist überschritten wurde:

• Wählen Sie Aktion aus dem Kontextmenü einer Mahnfrist.

Der Dialog Aktionen wird geöffnet:

Wollen Sie nach Ablauf der Mahnfrist eine E-Mail versenden lassen, geben Sie auf der Registerkarte E-Mail den Empfänger, Betreff und einen Text an.

Über die Schaltfläche An können Sie als Empfänger Personen aus der Organisationsstruktur auswählen.

Im Betreff- und Textbereich können Sie über das Kontextmenü Variablen eintragen.

Weitere E-Mails richten Sie über die Schaltfläche E-Mail ein.

Wollen Sie nach Ablauf der Mahnfrist die Aktivität anderen Benutzern zuweisen, geben Sie diese Benutzer über die Registerkarte Zuweisen an.

Über das Symbol Hinzufügen wählen Sie Personen oder Rollen aus der Organisation.

Sie können die Aktivität ebenfalls den Stellvertretern zuweisen.

Nach der Überschreitung der Frist kann jeder Teilnehmer der Aktivität und jeder Benutzer, dem die Aktivität zugewiesen ist, den Vorgangsschritt ausführen. Ist der Vorgangsschritt bereits durch einen Benutzer personalisiert, muss die Personalisierung aufgehoben werden.

Lassen Sie nach der Überschreitung der Frist die Personalisierung automatisch aufheben, ist dieser Schritt nicht notwendig.

• Bestätigen Sie die Aktionsdaten für die Mahnfrist mit OK.

Die Konfigurationsdaten speichern Sie über die Schaltfläche Speichern auf der Symbolleiste des Modelleditors.

Sperrfristen

Eine Sperrfrist richten Sie über das Kontextmenü auf der Registerkarte Mahn-/Sperrfristen ein:

• Geben Sie im Feld Von an, bei welcher Aktivität die Frist beginnt.

• Geben Sie im Feld Nach an, bei welcher Aktivität die Frist endet.

• Klicken Sie jetzt auf die entsprechende Schaltfläche und der Name wird aus den Feldern Von und Nach erstellt

• Geben Sie im Bereich Dauer an, nach welcher Dauer die Frist abgelaufen ist.

• Bestätigen Sie mit OK.

Die Sperrfrist wird mit den Daten auf der Registerkarte Mahn-/Sperrfristen angezeigt. Sie kann über das Kontextmenü bearbeitet oder entfernt werden.

Die Konfigurationsdaten speichern Sie über die Schaltfläche Speichern auf der Symbolleiste des Modelleditors.