Objektaktionen und Reihenfolge

Für jeden Objekttyp mit Suchfeldern geben Sie an, welche Objektaktionen ausgeführt werden, falls ein Treffer, mehrere Treffer oder kein Treffer erzielt wurden.

Konfigurieren Sie mehrere Objekttypen mit Suchfeldern, dann geben Sie ebenfalls an, in welcher Reihenfolge nach den Objekten gesucht wird.

Ohne Suchfelder werden jeweils neue Indexdatensätze angelegt, also neue Objekte erstellt.

Ist die Versionsverwaltung für Objekttypen eingeschaltet, die als Importziel dienen, bleiben bei Aktualisierungen die ersetzten Daten erhalten und können über die Bearbeitungshistorie eingesehen und wiederhergestellt werden.

Objektaktionen

Der Dialog Objektaktionen folgt auf jeden Zuordnungsdialog, bei dem Sie Suchfelder konfiguriert haben.

Aktion bei einem Treffer:

• Aktuellen Datensatz nicht in diesen Schrank importieren

  Im aktuellen Schrank werden aus dem aktuellen Datensatz keine Objekte angelegt oder aktualisiert.

• Als neue aktive Variante des Treffers einfügen

  Das neue Dokument wird als aktive Variante des gefundenen Dokuments angelegt. Diese Option steht nur für W-Dokumente oder modulübergreifende W-Dokumente zur Verfügung.

• Als neue inaktive Variante des Treffers einfügen

  Das neue Dokument wird als inaktive Variante des gefundenen Dokuments angelegt. Diese Option steht nur für W-Dokumente oder modulübergreifende W-Dokumente zur Verfügung.

• Indexdaten aktualisieren

  Die Indexdaten des gefundenen Objekts werden mit den Importdaten aktualisiert.

• Objektdaten nicht aktualisieren

  Für das gefundene Objekt werden weder Indexdaten noch Dokumentdateien aktualisiert.

• Masterinsert durchführen

  Ist das gefundene Objekt ein Dokument ohne Seiten, werden die Indexdaten aktualisiert und die Datei zugeordnet.

  Ist das gefundene Objekt ein Dokument mit Seiten, wird am Standort ein neues Dokument angelegt.

• Neuen Indexdatensatz anlegen

  Am gefundenen Standort wird ein neues Objekt mit den Indexdaten des Importdatensatzes angelegt.

• Fehlermeldung erzeugen

  Es wird kein Treffer genommen und eine Fehlermeldung erzeugt.

Aktion bei mehreren Treffern:

• Aktuellen Datensatz nicht in diesen Schrank importieren

  Im aktuellen Schrank werden aus dem aktuellen Datensatz keine Objekte angelegt oder aktualisiert.

• alle Trefferobjekte aktualisieren

  Alle Treffer werden aktualisiert.

• Erstes Trefferobjekt nehmen und Aktion „Bei einem Treffer oder bekannter Standort“ ausführen

  Es wird der erste Treffer genommen und die dort festgelegte Aktion ausgeführt.

• Fehlermeldung erzeugen

  Es wird kein Treffer genommen und eine Fehlermeldung erzeugt.

• Indexdaten des ersten Trefferobjekts aktualisieren

  Die Indexdaten des ersten Treffers werden mit den Importdaten aktualisiert.

• Keine Aktion durchführen

  Es wird keine Aktion für diesen Objekttyp ausgeführt.

• Kopien löschen

  Diese Option geht davon aus, dass mehrere identische Ordner ohne Inhalt oder Dokumente ohne Seiten gefunden wurden. Dann bleibt nur jeweils ein Objekt erhalten.

• Neuen Indexdatensatz anlegen (Standort des ersten Trefferobjekts)

  Am Standort des ersten Trefferobjekts wird ein neues Objekt mit den Daten des Importdatensatzes angelegt.

Aktion bei keinem Treffer:

• Aktuellen Datensatz nicht in diesen Schrank importieren

  Es wird weder ein neues Objekt angelegt noch ein Objekt aktualisiert.

• Ersten anderen Treffer am aktuellen Standort verlinken

  Diese Aktion setzt voraus, dass Sie Dokumente importieren wollen und bereits ein Standort ermittelt wurde, an dem sich ein Dokument gleichen Typ und gleichen Indexdaten befindet. Dann wird am aktuellen Standort eine Verweiskopie erzeugt. Verweiskopien sind Dokumente mit gleichen Indexdaten und gleicher Dokumentdatei, die einen unterschiedlichen Standort haben und von allen Standorten aus gleichberechtigt bearbeitet werden können.

• Fehlermeldung erzeugen

  Der Datensatz wird als fehlerhaft markiert. Der Import geht mit dem nächsten Datensatz weiter.

• Keine Aktion durchführen

  Es wird keine Aktion für diesen Objekttyp ausgeführt.

• Neuen Indexdatensatz anlegen

  Es wird ein neues Objekt mit den Indexdaten des Importdatensatzes angelegt. Der Standort wird über die Daten des Importdatensatzes festgelegt.

Für jeden Fall legen Sie fest, ob die nächste Aktion ausgeführt werden soll. Die nächste Aktion ist die Recherche nach Objekten in der Reihenfolge der Objektverarbeitung innerhalb eines Schranks.

Sie geben ebenfalls an, ob Suchfelder eingeschlossen werden. Sind Suchfelder eingeschlossen, werden ebenfalls die Indexdaten in den Suchfeldern aktualisiert.

Reihenfolge der Objektverarbeitung

Konfigurieren Sie mehrere Objekttypen mit Suchfeldern, legen Sie für jeden Objekttyp die Objektaktionen fest und geben ebenfalls an, in welcher Reihenfolge die Recherchen und die Auswertung der zugeordneten Objektaktionen erfolgen.

Konfigurieren Sie mehrere Objekttypen mit Suchfeldern aus mehreren Schränken, geben Sie für jeden Schrank die Reihenfolge der Objektverarbeitung an.

Die Objektaktionen für die Objekte, die an der ersten Stelle in der Liste stehen, werden zuerst ausgeführt.

Bei einer Reihenfolge 'Ordner/Register/Dokument' bauen die Objektaktionen aufeinander auf. Wird beispielsweise ein Ordner befunden, wird die folgende Registerrecherche auf die erste Ebene dieses Ordners eingeschränkt. Wird dabei ein Register gefunden, wird wiederum die folgende Dokumentenrecherche auf die erste Ebene dieses Register eingeschränkt.

Bei einer Reihenfolge 'Ordner/RegisterA/RegisterB/Dokument' wird nach der Ordnerrecherche ein Register 'A' gesucht und danach ein Register 'B'. Wird ein Register 'B' gefunden, hat die entsprechende Objektaktion eine höhere Priorität als die Objektaktion zu Register 'A'. Die Recherchen nach Register 'A' und Register 'B' bauen also nicht aufeinander auf, es wird nicht nach Register 'B' in Register 'A' gesucht.

Bei einer Reihenfolge 'Dokument/Ordner' wird zuerst nach Dokumenten gesucht und die entsprechende Objektaktion ausgeführt. Geben sie dort an 'kein Treffer - neuen Indexdatensatz anlegen' und wird kein Treffer erzielt, dann wird der Standort für das Dokument über die Ordner-Objektaktion festgelegt. Wird ein Treffer erzielt, kann durch die folgende Ordneraktion die Indexdaten des Ordners, in dem das Dokument liegt, aktualisiert werden.