enaio® mail-archive-service

enaio® mail-archive-service ermöglicht sowohl das Journaling als auch die einfache Postfach-Archivierung für Microsoft Exchange Online.

Journaling

Beim Journaling werden zunächst alle relevanten E-Mails in enaio® in einem separaten Ordner angelegt und stehen dort für administrative Zugriffe zur Verfügung.

Vergleichbar ist das mit einem klassischen Posteingangs- und Ausgangsbuch in Papierform. Anders als bei der Papierform wird in der digitalen Variante nicht nur der Ein- oder Ausgang registriert, sondern der komplette Inhalt der E-Mails in enaio® abgelegt. Darüber hinaus kann dieses Journal auch auf die interne E-Mail-Kommunikation erweitert werden.

Je nach Konfiguration werden die E-Mails in einer einfachen Liste oder strukturiert in Registern, basierend auf dem Eingangsdatum, angelegt. In der Regel wird auf diesen Ordner und dessen Register nur administrativen Benutzern Zugriff gewährt, da dort üblicherweise alle Unternehmens-E-Mails enthalten sind.

Welche E-Mails genau in diesen Prozess einbezogen werden, wird durch Journalregeln in der Verwaltung von Exchange Online definiert.

Ein Journaling in der beschriebenen Form entspricht gesetzlichen Anforderungen basierend auf einer Reihe von europäischen und internationalen Vorschriften, z. B.:

• Financial Institution Privacy Protection Act von 2003,

• Datenschutzrichtlinie der EU (European Union Data Protection Directive, EUDPD),

• Personal Information Protection Act (Japan),

• Sarbanes-Oxley Act von 2002 (SOX).

Damit ist das Journaling ein Baustein, um die E-Mail-Verwaltung compliant in Übereinstimmung mit geltenden rechtlichen und internen Vorschriften und Regeln betreiben zu können.

Durch die Nutzung von SMTP als Übertragungsprotokoll, kann das System auch für andere E-Mail-Systeme für die E-Mailablage genutzt werden. Damit sind auch Einsatzszenarien denkbar, die über die reine Compliance hinausgehen.

Benutzerbezogene und thematische Ablagestrukturen

Über die reine Compliance-Ablage hinaus ermöglicht enaio® mail-archive-service zusätzlich die Ablage in Ordnerstrukturen, die konkreten Benutzern oder Themen zugeordnet sind. Diese Ordner können im selben oder einem separaten Schrank, basierend auf den E-Mail-Adressen angelegt werden und enthalten Verweisdokumente auf die originalen E-Mails im Journalordner. Damit ist es möglich, allen Benutzer in enaio® Zugriff auf ihre E-Mails zu gewähren, die sie in ihrem Postfach ohnehin haben und so zusätzlichen Nutzen aus der Einbeziehung der in enaio® abgelegten E-Mails in das tägliche Business zu ziehen.

Postfach-Archivierung

Ergänzend oder unabhängig von Journaling besteht die Möglichkeit, E-Mails aus den Postfächern direkt nach enaio® zu übernehmen. Basierend auf einer Liste von Benutzergruppen in Exchange Online werden alle damit verbundenen Postfächer alle 20 Sekunden geprüft und die enthaltenen E-Mails entsprechend bestimmter Regeln nach enaio® übernommen. Dabei erfolgt die Ablage in Ordnern die den jeweiligen Benutzern zugeordnet sind. Im Postfach wird für den Benutzer durch eine Kategorie angezeigt, dass die betreffende Mail auch in enaio® verfügbar ist.

Funktionsübersicht

Funktion	Beschreibung	Bemerkung
E-Mail-Empfang per SMTP	Benötigt für das Compliance-Journaling mit Exchange Online
E-Mail-Empfang per SMTP	Das System bietet einen integrierten SMTP-Server. Neben dem Port können auch die Basisauthentifizierung und TLS konfiguriert werden.	Aus technischen Gründen muss der Port auf einen beliebigen Wert zwischen 1025 und 65535 eingestellt werden.
Einschränkung für Empfänger und Absender	Um Spam zu vermeiden, kann die Verarbeitung auf eine Liste von erlaubten Empfängern sowie erlaubten Sendern beschränkt werden.	Für das Journaling ist der Sender vom Exchange-Online-Mandanten abhängig. Der Empfänger wird bei der Konfiguration des Connectors in Exchange Online konfiguriert.
Verarbeitung normaler E-Mails bzw. Journaling-Berichten	Über eine Konfiguration wird festgelegt, ob der Empfang von normalen E-Mails oder von Journalberichte erwarten wird. Im Falle von Journalberichten werden einige zusätzliche Metadaten extrahiert.	Dies ermöglicht zum Beispiel die Speicherung von E-Mails, die über den Exchange Server oder Exchange Online auf das System gelangen, ohne auf das Journaling mit Exchange Online angewiesen zu sein.
Lesen von E-Mails aus Postfächern	Verwendet, um ein Journaling-Postfach als alternatives Backup-Postfach zu leeren und auch für die allgemeine Archivierung von Postfächern.
Abruf aus Postfächern	Es kann eine Liste von Postfächern konfiguriert werden, aus denen die E-Mails - begrenzt auf ungelesene E-Mails - abgerufen werden. Im Erfolgsfall wird E-Mail aus dem Postfach gelöscht. Im Falle eines temporären Fehlers versucht das System es erneut, im Falle eines permanenten Fehlers (z. B. kein alternativer Journalbericht) markiert das System die E-Mail durch eine entsprechende Kategorie.	Dies wird verwendet, wenn Journalberichte aus einem alternativen Backup-Postfach verarbeitet werden. Es kann z.B. verwendet werden, um E-Mails aus einem Projektpostfach nach enaio® zu übertragen, wenn diese E-Mails auf dem Mail-Server nicht mehr benötigt werden, da sie in enaio® vorliegen.
Verarbeitung verschiedener Arten von E-Mails	Für jede Postfach kann die erwartete Art von E-Mails separat konfiguriert werden - normale E-Mails, Journalberichte, NDR-Berichte.
Lesen aus Postfächern	Für alle angegebenen Postfächer und Gruppen speichert enaio® die E-Mails. Die E-Mails bleiben in diesen Postfächern unverändert. Je nach Erfolg des Abrufs fügt enaio® den E-Mails im Postfach eine Kategorie hinzu. Als Standard werden alle E-Mails in allen Ordnern und Unterordnern eines Postfachs verarbeitet. Durch eine zentrale Black- und Whitelist können die relevanten Ordner genauer festgelegt werden.
Ablage in enaio®
E-Mail-Ablage	E-Mails, die über SMTP- oder den Postfach-Service ankommen, werden in enaio® gespeichert. Dazu wird ein Ordnertyp- und E-Mail-Objekt-Typ angegeben. Alle E-Mails aus dem Journaling werden primär in einem Journal-Ordner angelegt. E-Mails aus Benutzern- und geteilten Postfächern werden in Ordnern abgelegt, die nach den Benutzern / Postfächern benannt sind.
Konfigurierbares Datenmodell	Die Zielobjekttypen können konfiguriert werden. Es können die Objekttypen für Ordner, Register und Mail angegeben werden. Es ist möglich, die bereitgestellten Metadaten auf Indexdatenfelder dieser Objekttypen zu mappen.
Ablagestrukturen	Die E-Mails in einem Ordner können strukturiert in Registern angelegt werden. Ein konfigurierbares Register kann alle E-Mails eines Tages, einer Woche oder eines Monats enthalten.
Verweisdokumente	Zusätzlich zum primären Speicherort für E-Mails können Verweisdokumente in benutzer- oder themenbezogenen Ordnern erstellt werden.
Verwendung von Ordnern durch manuelles Mapping	Die Zuordnung einer E-Mail-Adresse zu einem Ordnernamen stellt sicher, dass für alle E-Mails, die mit dieser Adresse verbunden sind, ein Verweisdokument in dem Ordner erstellt wird.	Dies kann z. B. für Projektordner oder Rechnungsordner verwendet werden.
Ordner für E-Mail-Benutzer erstellen	Es ist möglich, für jedes Postfach in Exchange Online einen eigenen Ordner in enaio® zu erstellen. Der Name des Ordners kann auf der Grundlage von Eigenschaften wie Benutzername, Nachname, SAM-Accountname dieses Postfachs in Exchange Online konfiguriert werden.
Allgemein
Health Check	Der Health Check des Frameworks wurde um dienstespezifische Informationen erweitert - wie z.B. die Überprüfung des Datenmodells oder den Zugriff auf enaio®. Im Falle einer Fehlkonfiguration oder eines anderen Problems zeigt der Health Check die Stelle an, die behoben werden muss.
Logging	Die Log-Datei services.log wird als Standard im Verzeihnis \logs\ von enaio® service-manager erstellt.
Statistische Informationen	enaio® mail-archive-service stellt einen Endpunkt mit einigen Daten zur Verarbeitung zur Verfügung, wie z. B. die Anzahl der verarbeiteten E-Mails über SMTP, die Anzahl der zu verarbeitenden E-Mails aus einem Postfach, die Anzahl der Fehler. Das bereitgestellte Format ist JSON.