Organisatorische Hinweise

Um enaio® repository-manager ordnungsgemäß, konform und performant zu betreiben, sind spezifische Umgebungskonfigurationen erforderlich.

• Um sicherzustellen, dass die Objekte/Ressourcen unveränderbar und nicht löschbar sind, sollten sie durch die enaio®-Archivierungsaktion archiviert werden. Dieser Aktion sollte mindestens einmal am Tag ausgeführt werden, um sicherzustellen, dass die Dokumente genau an dem Tag gelöscht werden können, an dem sie gelöscht werden sollen.

• Aufbewahrungsfristen werden über den enaio®-Standardmechanismus - Setzen der geplanten Retentionszeit für ein Objekt, dazu muss ein Job ausgeführt werden - an unterstützte Storage-Systeme wie beispielsweise NetAPP propagiert. Falls die Retentionszeit von SAP®-Seite noch unbekannt ist, wird nichts propagiert und die Medienkonfiguration definiert das Retentionszeit für ein Objekt.

• Um sicherzustellen, dass die Retentionszeit spezifisch für das Objekt ist, sollte die Retentionszeit für die Medien auf das Minimum gesetzt werden, normalerweise 1 Tag.

• Um sicherzustellen, dass die Performance nicht durch langsame Storage-Systeme verringert wird, sollte der enaio®-Cache verwendet werden.

• Das Löschen von ILM-Dokumenten sollte nur über die ILM-Schnittstelle erfolgen, so dass niemand außer dem technischen Benutzer dieses Recht haben sollte.

• Das Löschen von AL-Dokumenten sollte nur über die AL- oder ILM-Schnittstelle erfolgen, so dass niemand außer dem technischen Benutzer das Recht dazu haben sollte. Auch wenn das Verfallsdatum bereits in der Vergangenheit liegt, müssen die Daten bis zum Löschbefehl von SAP® aufbewahrt werden.