Dokumente gemeinsam mit Microsoft Office 365 bearbeiten

enaio® webclient enaio® webclient als Desktop-Anwendung 10.10

Die Bearbeitung von Dokumenten mit Hilfe von Dashlets wird von enaio® webclient, enaio® webclient als Desktop-Anwendung und von enaio® client unterstützt. Nicht jedoch von enaio® mobile bzw. auf mobilen Endgeräten, wie Tablets und Smartphones.

Wenn Ihr enaio®-System entsprechend konfiguriert ist, dann können Sie über das Microsoft Office 365-Dashlet Dokumente nicht nur in der Cloud, sondern auch gemeinsam bearbeiten. Damit dies für enaio®-Benutzer möglich ist, sind bei der Dokumentenbearbeitung mit Microsoft Office 365 die Zugriffsbeschränkungen etwas anders geregelt.

Wenn ein Benutzer in enaio® ein Dokument mit Microsoft Office 365 bearbeitet, dann wird das Dokument auch ausgecheckt. Das Bearbeiten des Dokumentinhaltes durch andere enaio®-Benutzer bleibt aber weiterhin möglich. Mit Microsoft Office 365 ausgecheckte Dokumente sind in Trefferlisten, am Standort oder in Eingangskörben etc. jedoch nicht mit einem Statussymbol gekennzeichnet. Weitere Informationen zum Aus- und Einchecken finden Sie in Aus- und einchecken.

enaio® unterstützt die Bearbeitung von Microsoft Word-, Excel- und Power Point-Dokumenten mit Microsoft Office 365. Ältere Microsoft-Dateiformate (z. B. *.doc, *.xls, *.ppt) müssen beim Bearbeiten in neuere Microsoft-Dateiformate (z. B. *.docx, *.xlsx, *.pptx) umgewandelt werden.

Schritte, mit denen Sie W-Dokumente mit Hilfe von Microsoft Office 365bearbeiten

Sie benötigen einen Microsoft Office 365-Account einschließlich Ihrer Anmeldedaten. In Ihrem enaio®-System müssen entsprechende Objekttypen für die Zusammenarbeit mit Microsoft Office 365 konfiguriert sein.

Wählen Sie ein Microsoft Office-Dokument, dessen Dokumentinhalt mit Microsoft Office 365 bearbeitet werden soll (z. B. in einer Trefferliste, im Eingangskorb oder an einem Standort), aus.
Klicken Sie in der Inhaltsvorschau auf das Office 365-Symbol.

Im Vorschaubereich wird das Microsoft Office 365-Dashlet mit den Registerkarten Office 365 und Aktionen angezeigt.
Abhängig vom Dateityp des ausgewählten Dokuments wird in der Registerkarte Office 365 folgendes angezeigt:
1. Bei Microsoft Office 365-Dokumenten
  
  Eine Vorschau auf den Inhalt des Microsoft Office 365-Dokuments.
2. Bei ältere Microsoft Office-Dokumenten
  
  Der Dialog Dateikonvertierung, der Sie auffordert, das ältere Microsoft Office-Dokument (*.doc, *.xls, *.ppt) in das neue Microsoft Office-Dateiformat (*.docx, *.xlsx, *.pptx) zu konvertieren.
  
  Klicken Sie dazu im Dialog auf die Schaltfläche Konvertieren, wenn Sie das Dokument mit Microsoft Office 365 bearbeiten wollen.
  
  Das Dateiformat wird umgewandelt und als neue Variante in enaio® eingefügt (siehe Varianten verwalten).
  
  In der Registerkarte Office 365 wird eine Vorschau auf den Inhalt des Microsoft Office 365-Dokuments angezeigt.
3. Bei Dokumenten, die keine Microsoft Office-Dokumente sind
  
  Keine Vorschau auf den Inhalt des Dokuments. Sie haben die Möglichkeit im Microsoft Office 365-Dashlet über die Registerkarte Aktionen ein neues Dokument zu erstellen. Das neue Dokument löscht jedoch den vorhandenen Dokumentinhalt.
  
  Wie Sie ein neues Microsoft Office 365-Dokument anlegen, ist in Dokumente anlegen beschrieben.
Öffnen Sie im Microsoft Office 365-Dashlet das Dokument zum Bearbeiten.
- Bei Microsoft-Word-Dokumenten gehen Sie so vor:
  
  Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol in der Kopfzeile des Microsoft Office 365-Dashlets.
- Bei Microsoft-Excel-Dokumenten haben Sie mehrere Alternativen das Dokument zu öffnen:
  1. Klicken Sie in der Kopfzeile des Microsoft Office 365-Dashlets auf das Anzeigen-Symbol und im sich öffnenden Drop-down-Menü auf das Bearbeiten-Symbol.
  2. Klicken Sie zweimal kurz hintereinander in die Excel-Tabelle und anschließend auf die Schaltfläche Arbeitsmappe bearbeiten in der sich öffnenden Fehlermeldung.
- Bei Microsoft-Powerpoint-Dokumenten haben Sie ebenfalls mehrere Alternativen das Dokument zu öffnen:
  1. Klicken Sie auf das Im Browser bearbeiten-Symbol in der Kopfzeile des Microsoft Office 365-Dashlets.
  2. Klicken Sie in der Kopfzeile des Microsoft Office 365-Dashlets auf das Kommentare-Symbol und im sich öffnenden Drop-down-Menü auf das Kommentare hinzufügen-Symbol.
  3. Klicken Sie auf das Bearbeitungsansicht-Symbol in der Fußzeile des Microsoft Office 365-Dashlets.
In Ihrem Browser bzw. in der Desktop-Anwendung wird ein neuer Tab mit dem Anmeldedialog für Microsoft Office 365 geöffnet.

Wenn Sie bei Microsoft Office 365 schon angemeldet sind, dann fallen die folgenden Schritte der Anmeldung weg und das Dokument wird gleich in einem eigenen Tab zum Bearbeiten angezeigt.
Melden Sie sich bei Microsoft Office 365 an und geben Sie dazu Ihren Microsoft Office 365-Anmeldenamen und Ihr -Kennwort ein.

Nach der erfolgreichen Anmeldung wird im Tab die dem ausgewählten Dateiformat entsprechende Anwendung Word, Excel oder Powerpoint angezeigt.
Bearbeiten Sie das Dokument im Tab.

Das Dokument wird in enaio® ausgecheckt.

In der Kopfzeile der Anwendung wird die Objekt-ID sowie der Speicherstatus des Dokuments angezeigt. Änderungen werden automatisch zwischen gespeichert und an enaio® übertragen.
Beenden Sie die Bearbeitung des Dokuments, indem Sie auf das Schließen-Symbol des Tabs klicken.

Der Tab wird geschlossen, das bearbeitete Dokument wird gespeichert und in enaio® abgelegt.

Andere enaio®-Benutzer, die am selben Dokument arbeiten möchten, öffnen dieses Dokument ebenso wie der Erstbenutzer und wie in der Schritt-für-Schritt-Anleitung auf dieser Seite beschrieben. Im zu bearbeitenden Microsoft Office 365-Dokument wird der weitere enaio®-Benutzer, entsprechend den Gegebenheiten von Microsoft angezeigt. Lesen Sie dazu und zum gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten die entsprechenden Hilfen von Microsoft Office 365 .

Nachdem der letzte enaio®-Benutzer das gemeinsam bearbeitete Dokument schließt, werden die Änderungen gespeichert und das Dokument wieder in enaio® eingecheckt.

Wenn Sie den Inhalt eines Objekts bearbeitet haben, wird die Bearbeitung automatisch als Ereignis in der Historie des Objekts gespeichert (siehe Objekthistorie). Wenn mehrere enaio®-Benutzer den Inhalt eines Objekts mit Microsoft Office 365 bearbeiten, wird die Bearbeitung jedes einzelnen Benutzers als Ereignis in der Historie des Objekts gespeichert.

Je nachdem, ob Sie ein Word-, Excel- oder Powerpoint-Dokument ausgewählt haben, werden im Dashlet verschiedene Microsoft-Funktionen angeboten, von denen einige in Das enaio® office-365-dashlet kurz vorgestellt werden.