Projektmitglieder einladen

enaio® coLab • 10.10 »

Nachdem ein Projektraum eingerichtet wurde, können Projektraum-Besitzer und Projektmitglieder mit einer entsprechend benutzerdefinierten Rolle weitere Teilnehmer in den Projektraum einladen. Die Projekteinladungen können in der Einstellungenansicht im Bereich Mitglieder erstellt werden.

  1. Öffnen Sie in enaio® coLab den Projektraum, in den Sie weitere Teilnehmer einladen wollen, indem Sie auf der Projekt-Übersichtseite die Kachel des entsprechenden Projekts anklicken.

    Die Startseite des entsprechenden Projekts wird geöffnet.

  2. Öffnen Sie die Einstellungenansicht, indem Sie auf das Einstellungen - Symbol Einstellungen-Symbol in der Kopfzeile klicken.

    Die Einstellungenansicht wird geöffnet.

  3. Klicken Sie in der Einstellungenansicht im Einstellungsbereich Mitglieder auf die Schaltfläche Teilnehmer einladen.

    Der Dialog Teilnehmer einladen wird geöffnet.

  4. Füllen Sie die Felder des Dialogs aus.

    Die Felder, die mit einem * gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder.

    • E-Mail-Adressen der Teilnehmer*

      Geben Sie in dieses Feld eine oder mehrere E-Mail-Adressen der Personen ein, die Sie in den Projektraum einladen wollen. Trennen Sie mehrere E-Mail-Adressen durch ein Leerzeichen.

    • Nachricht

      In das Feld Nachricht können Sie bis zu 1.000 Zeichen inklusive Leerzeichen eingeben. Die Ziffer über dem Eingabefeld zeigt Ihnen an, wie viele Zeichen Sie schon eingegeben haben.

    • Gültigkeit der Einladung in Tagen*

      Tragen Sie hier per Hand bzw. mithilfe der Pfeilschaltflächen die Gültigkeit der Einladung in Tagen ein. Die maximale Gültigkeitsdauer einer Einladung beträgt 90 Tage.

    • Rollen*

      Wählen Sie hier mithilfe der Pfeilschaltflächen die für den Eingeladenen vorgesehene Mitgliedsrolle aus. Zur Auswahl stehen die Rollen Gast, Standard und Besitzer. Sie können die Rolle auch noch nach der Annahme der Einladung in der Projektmitglieder-Verwaltung ändern.

      Eine ausführliche Dokumentation der Mitgliederrechte finden Sie unter Projektmitglieder verwalten.

    • E-Mail-Einladung als Bcc versenden

      Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, dann erhalten Sie die Einladung als Blindkopie an Ihre E-Mail-Adresse.

  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einladung versenden.

Die Einladung bzw. die Einladungen werden versendet.

Die versandten Einladungen werden im Einstellungsbereich Mitglieder unterhalb der Mitgliederliste aufgelistet.

Die Eingeladenen erhalten eine E-Mail mit einem Link für den Zugang zum Projektraum. Nach einem Klick auf den Einladungslink wird der Benutzer, zur enaio® coLab-Anmeldeseite weitergeleitet und nach erfolgreicher Registrierung (siehe enaio® coLab starten) und/oder Anmeldung in einem Dialog gefragt, ob er die Einladung zum coLab-Projektraum annehmen möchte. Nach der Einladungsbestätigung, wird die Projekt-Übersichtseite von enaio® coLab mit der Kachel des Projektraums angezeigt, aus der Teilnehmer eingeladen wurde.

Gültigkeit von Einladungen

Versandte Einladungen werden bis zum Ablauf ihrer Gültigkeit im Einstellungsbereich Mitglieder angezeigt. Die Einladungsliste ist chronologisch sortiert und zeigt den Empfänger, das Erstellungs- und das Gültigkeitsdatum der Einladung an. Nach dem Ablaufen der Gültigkeit, werden die Einladungen aus der Liste nicht mehr angezeigt und die Einladungs-Links in den versandten E-Mails verlieren ihre Gültigkeit.

Einladungen widerrufen

So lange die Einladungen im Einstellungsbereich Mitglieder aufgelistet sind, haben Projektraum-Besitzer und Projektmitglieder mit einer entsprechend benutzerdefinierten Rolle die Möglichkeit, die Einladungen mit einem Klick auf das Nachrichten löschen - Symbol 'Einladung widerrufen'-Symbol zu löschen. Der Einladungs-Link wird dadurch deaktiviert.