Objekttypen in enaio® coLab

Der coLab-Uploadtyp wurde speziell für enaio® coLab entwickelt. Er gewährleistet den verlustlosen Austausch von Dateien in einem coLab-Projektraum mit dem enaio®-Ordnungssystem. Verlustlos bezieht sich hierbei auf den Austausch der Indexdaten. Das heißt, alle Indexdaten einer Datei (z. B. Titel und Info) in enaio® coLab sind gemappt mit den Indexdatenfeldern des coLab-Objekttyps in enaio® und umgekehrt, und gewährleisten somit die verlustfreie Synchronisation und Anzeige von Indexdaten zwischen Projektraum und enaio®-Ordnungssystem.

Dies ist nicht bei allen enaio®-Objekttypen so. Die meisten Dokumenttypen in enaio® besitzen deutlich mehr Indexdaten als der coLab-Objekttyp. Bei diesen Dokumenttypen werden nur zwei Indexdatenfelder für die Anzeige in enaio® coLab durch Ihren enaio®-Administrator gemappt. Die restlichen Indexdatenfelder stehen nur in enaio®, nicht aber in enaio® coLab zur Verfügung. Berücksichtigen Sie dies, wenn Sie als enaio®-Benutzer Dokumente in enaio® für coLab-Projekträume hinzufügen.

Der coLab-Uploadtyp ist auch der Objekttyp, der es ermöglicht, Dateien aus dem lokalen Dateisystem in einen coLab-Projektraum hochzuladen, die dann automatisiert in das enaio®-Ordnungssystem gespiegelt werden. Das heißt, alle Dateien, die aus dem lokalen Dateisystem in einen coLab-Projektraum hochgeladen und in das enaio®-Ordnungssystem gespiegelt wurden, sind zwangsläufig coLab-Uploadtypen.

Auf der anderen Seite können Sie in enaio® Dokumente auf Basis des coLab-Uploadtyps erstellen. Diese Dokumente sind in enaio® coLab vollumfänglich bearbeitbar. Das betrifft vor allem das Umbenennen von Dateien dieses Objekttyps in enaio® coLab.

Dateien auf Basis des coLab-Uploadtyps erkennen Sie in der Dateienansicht daran, dass ihnen die Funktion 'Datei umbenennen' zugeordnet ist.*

In der Einstellungenansicht können Sie überprüfen, ob der coLab-Uploadtyp in Ihrem Projektraum verfügbar ist.

Generell können Sie als enaio®-Benutzer in enaio® alle Dokumenttypen zu einem coLab-Projektraum hinzufügen. In der Dateienansicht in coLab werden jedoch, wie oben beschrieben, nur die Indexdatenfelder angezeigt, die durch Ihren enaio®-Administrator entsprechend gemappt wurden. Die restlichen Indexdatenfelder stehen nur in enaio®, nicht aber in enaio® coLab zur Verfügung. Berücksichtigen Sie dies, wenn Sie als enaio®-Benutzer in enaio® Dokumente für coLab-Projekträume hinzufügen.

Da das Mapping der Indexdatenfelder sehr unterschiedlich realisiert sein kann, können diese enaio®-Dokumenttypen in enaio® coLab nicht umbenannt werden.

Die Dateien auf Basis von enaio®-Dokumenttypen erkennen Sie in der Dateienansicht daran, dass ihnen die Funktion 'Datei umbenennen' nicht zugeordnet ist.*

Wenn Sie als enaio®-Benutzer ein Verweisdokument in einem Projektraum in enaio® anlegen, dann wird dieses Dokument in der Dateienansicht in enaio® coLab angezeigt. Da bei Verweisdokumenten die Ursprungsdatei also auch außerhalb des Projektraums in enaio® liegen kann, können Verweisdokumente in enaio® coLab nicht ersetzt werden. Aus dem gleichen Grund wird, wenn ein Verweisdokument in enaio® coLab gelöscht wird, in enaio® nur das Verweisdokument mit seiner Indexdatenmaske, nicht jedoch das Originaldokument gelöscht.

Verweisdokumente in einem coLab-Projektraum erkennen Sie daran, dass Ihnen in der coLab-Verzeichnisstruktur keine 'Dokument ersetzen'-Funktion zur Verfügung steht.*

Dokumente mit mehreren Standorten können in enaio® coLab sowohl auf dem coLab-Uploadtyp als auch auf einem enaio®-Objekttyp basieren. In enaio® coLab unterscheiden sich diese dadurch, dass Sie die einen umbenennen können und die anderen nicht.

Umbenennen:

• Ein Dokument mit mehreren Standorten auf Basis des coLab-Objekttyps können Sie in enaio® coLab umbenennen.

• Ein Dokument mit mehreren Standorten auf Basis eines anderen enaio®-Objekttyps können Sie in enaio® coLab nicht umbenennen. Sie können diese Datei nur in einem enaio®-Client umbenennen.

Daneben gibt es bei Dokumenten mit mehreren Standorten auch beim Ersetzen und Löschen in enaio® coLab Folgendes zu beachten.

Ersetzen: Wenn ein Dokument mit mehreren Standorten in enaio® coLab ersetzt wird, dann betrifft dies auch alle Standorte dieses Dokuments in enaio®.

Löschen: Wenn ein Dokument mit mehreren Standorten in enaio® coLab gelöscht wird, dann wird in enaio® nur der Standort, nicht jedoch das Originaldokument gelöscht.

Ein Dokument mit Varianten ist ein Dokument in enaio®, das ältere Versionen des Dokuments in einer Variantenverwaltung verwaltet. Angezeigt wird jedoch immer nur die aktive Variante.

Ersetzen: Wenn ein Dokument mit Varianten in enaio® coLab ersetzt wird, dann wird in enaio® nur die aktive Variante ersetzt. Durch das Ersetzen in enaio® coLab wird jedoch in enaio® keine neue Variante angelegt.

Löschen: Wenn ein Dokument mit Varianten in enaio® coLab gelöscht wird, dann wird in enaio® nur die aktive Variante, nicht jedoch das Originaldokument gelöscht. Das Originaldokument wird als aktive Variante gesetzt. Das hat zur Folge, dass ein Dokument mit Varianten in enaio® coLab zweimal gelöscht werden muss, bevor es wirklich aus dem Projektraum entfernt ist. Beim ersten Löschen wird die aktive Variante gelöscht und das Originaldokument in der Variantenverwaltung als aktive Variante gesetzt. Und beim zweiten Löschen in enaio® coLab wird dann das Originaldokument, inklusive weiterer eventuell vorhandener Varianten, entfernt.

Dokumente ohne Seiten können von enaio®-Benutzern auf Basis jedes Dokumenttyps in enaio® erstellt werden. Sie werden jedoch, solange sie keine Dokumentinhalte besitzen, in enaio® coLab nicht angezeigt. Wenn ihnen in enaio® Dokumentinhalte hinzugefügt werden, dann werden sie auch in Projekträumen in enaio® coLab angezeigt.