Aktenplan-AddOn

enaio® editor • 10.10 »

Das Aktenplan-AddOn trägt in das verknüpfte Feld die Indexierung oder Teile der Indexierung anderer Felder ein und hängt einen Zähler, ein '/'-Zeichen und die aktuelle Jahreszahl an. Der Zähler wird jeweils um den Wert '1' erhöht, kann aber regelmäßig zurückgesetzt werden.

Welche Indexierung oder welche Teile der Indexierung anderer Felder verwendet werden, legen Sie im Konfigurationsfeld auf der Registerkarte AddOn fest.

Indexdaten aus anderen Ordner-, Register- oder Dokumenttypen können nicht übernommen werden.

Das Aktenplan-AddOn ordnen Sie einem Register- oder einem Dokumenten-Indexdatenfeld zu.

Auf Anfragemasken hat das Aktenplan-AddOn die Funktion des Datenbankkatalogs.

Wählen Sie über das Eigenschaftsfenster eines Textfelds in der Zeile Katalog den Eintrag AddOn, wird die Registerkarte AddOn angelegt.

Über den Dateiauswahldialog wählen Sie die Datei axaddpid.dll aus dem Installationsverzeichnis von enaio® editor und den Administrationskomponenten.

In das Konfigurationsfeld tragen Sie die Bezüge zu den Feldern ein, aus denen Daten übernommen werden.

Sie können zwischen zwei Formaten für die Indexierung wählen. Beide Formate haben eine unterschiedliche Struktur.

Format mit Bezug zur Ordner/Register-Indexierung

Beispiel: Kunde-Auftrag-5/02

Die Einträge im Konfigurationsfeld haben folgende Struktur:

EXTRA00=Ordnername@Feldname,Startposition,Zeichenanzahl
EXTRA01=Registername@Feldname,Startposition,Zeichenanzahl

In der ersten Zeile geben Sie den Bezug zu dem Ordner an, indem das Register- oder Dokument angelegt wird. Sie geben den Feldnamen an, dessen Indexierung übernommen werden soll, eine Startposition und die Zeichenanzahl. Die Startposition ist das erste Zeichen, das übernommen wird, das erste Zeichen hat die Position '0'. Die Zeichenanzahl gibt an, wie viele Zeichen ab der Startposition übernommen werden.

Beispiel: EXTRA00=Ordnername@Feldname,3,3

Im Beispiel ist das vierte Zeichen das erste, das übernommen wird, es hat die Startposition '3'. Insgesamt werden drei Zeichen übernommen, also das vierte, fünfte und das sechste Zeichen.

Geben Sie interne Namen an, fügen Sie vor und nach dem internen Namen ein '%' ein.

In mehrsprachigen Systemen sollten ausschließlich interne Namen verwendet werden.

Tragen Sie keine Werte für die Startposition und die Zeichenanzahl ein, werden als Standard-Werte '0' für die Startposition und '3' für die Zeichenanzahl benutzt.

Die gesamte Indexierung wird übernommen, wenn Sie '0' für die Startposition und '0' für die Zeichenanzahl angeben.

Übernehmen Sie keine Zeichen aus der Ordnerverschlagwortung, tragen Sie folgendes ein: EXTRA00=unused

In der zweiten Zeile geben Sie analog den Bezug zu einem Registerfeld mit Startposition und Zeichenanzahl an. Übernehmen Sie keine Zeichen aus der Registerverschlagwortung, tragen Sie folgendes ein: EXTRA01=unused

Ordnen Sie das Aktenplan-AddOn einem Registerfeld zu, kann nur die Indexierung eines zugehörigen Ordnerfelds übernommen werden. Die zweite Zeile muss EXTRA01=unused lauten. Ist das AddOn einem Dokumentenfeld zugeordnet, kann es beim Neuanlegen nur ausgeführt werden, wenn das Dokument in einem Register angelegt wird oder wenn die zweite Zeile EXTRA01=unused lautet.

Wollen Sie den Zähler regelmäßig zurücksetzen, fügen Sie folgende Einträge hinzu:

EXTRAn=COUNTERTYPE='Typ'
EXTRAn+1=INITIALVALUE='Anfangswert'

Für den Typ des Zählers geben Sie folgendes an:

  • 0 falls der Zähler nicht zurückgesetzt werden soll,
  • 1 falls der Zähler täglich zurückgesetzt werden soll,
  • 2 falls der Zähler monatlich zurückgesetzt werden soll,
  • 3 falls der Zähler jährlich zurückgesetzt werden soll.

Für den Anfangswert geben Sie den numerischen Wert an, auf den der Zähler zurückgesetzt wird.

Ohne Zählereinträge wird der Zähler nicht zurückgesetzt.

Die Anzahl der Stellen für den Zähler geben Sie so an:

EXTRAn=COUNTERWIDTH='Stellen'

Wird das Objekt mit dem aktuellsten Zählerstand gelöscht, ist aber noch im Papierkorb, wird als Default-Einstellung dieser Zählerstand für das nächste Objekt nicht neu vergeben, sondern der Zähler hochgesetzt. Über folgenden Eintrag können Sie dieses Verhalten ändern:
EXTRAn=Deleted=1
Beim Ermitteln des Zählerstands für ein neues Objekt werden gelöschte Objekte aus dem Papierkorb dann nicht beachtet. Beim Wiederherstellen gelöschter Objekte können dann allerdings zwei Objekte mit gleichem Zählerstand entstehen.

Die Jahreszahl kann zweistellig oder vierstellig gesetzt werden:

EXTRAn=YEARFORMAT='Stellen'

Als Stellen geben Sie '2' oder '4' an.

Die Einträge auf der Registerkarte AddOn nummerieren Sie, beginnend mit EXTRA00, fortlaufend.

Format mit Bezug zur Dokument-Indexierung

Dieses Format muss einem Dokumenten-Indexdatenfeld zugeordnet werden. Sie müssen den Bezug zu einem Ordnerfeld und einem Registerfeld und einem Dokumentenfeld angeben. Das Dokument muss vom Benutzer in einem Register angelegt werden.

Beispiel: Kun-Auf-Bes-5/2000

Die Einträge im Konfigurationsfeld haben folgende Struktur:

EXTRA00=Ordnertypname@Feldname
EXTRA01=Registertypname@Feldname
EXTRA02=Dokumenttypname@Feldname
EXTRA03=CROSSCHECKFIELD=Startposition,Zeichenanzahl

In der ersten Zeile geben Sie den Bezug zum Ordner an, in dem das Dokument angelegt wird. Sie geben den Feldnamen an, dessen Indexierung übernommen werden soll. Die ersten drei Zeichen aus diesem Feld werden übernommen.

In der zweiten Zeile geben Sie analog den Bezug zu einem Registerfeld an. Die ersten drei Zeichen aus diesem Feld werden übernommen.

In der dritten Zeile geben Sie den Bezug zu einem Indexdatenfeld aus der gleichen Indexdatenmaske an. Diesem Feld, aus dem Zeichen übernommen werden sollen, ordnen Sie die Eigenschaft Kontrolliert durch Crosscheck zu. Über den Dialog Crosscheckeigenschaft geben Sie den Bezug zum AddOn-Feld an und als Position '1'.

Für das Dokumenttypfeld können Sie zusätzlich eine Startposition und die Zeichenanzahl angeben. Dieser Eintrag ist optional, geben Sie nichts an, werden die ersten drei Zeichen übernommen. Die Startposition für das erste Zeichen ist '0'.

Darauf können die Einträge für den Zählertyp und den Anfangswert und die Nichtberücksichtigung gelöschter Objekte folgen. Ohne Einträge wird der Zähler nicht zurückgesetzt.

Geben Sie interne Namen an, fügen Sie vor und nach dem internen Namen ein '%' ein.