Sammelfelder

Sammelfelder sind eine vereinfachte Form von Dokumenttypfeldern, mit denen Sie auf einen anderen Dokumenttyp, der dem gleichen Ordnertyp zugeordnet ist, umschalten und eine Liste von Indexdaten übernehmen.

Mit Sammelfeldern laden Sie mit einer Datenbankanfrage die komplette Indexierung aller Dokumente eines Typs in den Arbeitsspeicher. Diese Daten bleiben so lange im Arbeitsspeicher, bis ein anderes Sammelfeld andere Daten in den Arbeitsspeichern schreibt oder die Übernahme beendet ist.

Die Syntax eines Sammelfelds sieht so aus:

[%%][sz][Doktyp][°°][Trennzeichen][°°][Option][**]

[sz] ist das Kennzeichen für ein Sammelfeld.

[Doktyp] gibt den Dokumenttyp an.

[Trennzeichen] gibt Trennzeichen an, die zwischen die Indexierung der einzelnen Dokumente eingefügt werden. Sie können beliebigen Text, Sonderzeichen und Steuerzeichen über deren ASCII-Code angeben. ASCII-Code geben Sie durch ein '&' gefolgt von drei Ziffern an, beispielsweise '&013' für eine Absatzmarke.

[Option] grenzt die Dokumente nach ihrem Standort im Archiv ein.

Diese Optionen können Sie angeben:

Zahl	Option
1	alle Dokumente des Typs in allen Ordnern und Registern
2	alle Dokumente des Typs im aktuellen Ordner und seinen Registern
4	alle Dokumente des Typs auf der gleichen Ebene, also im gleichen Register ohne Unterregister oder im gleichen Ordner und nicht in Registern.

Die Syntax des zugeordneten Ersetzungsfelds sieht so aus:

[%%][ds][Übernahme][°°][Feld][°°][Wert][**]

[ds] ist das Kennzeichen für ein Sammel-Ersetzungsfeld.

[Übernahme] gibt an, aus welchem Indexdatenfeld der Inhalt übernommen werden soll.

[Feld] gibt ein Dokument-Indexdatenfeld an, das abgefragt wird.

[Wert] gibt den Wert an, mit dem [Feld] angefragt wird. Der Wert kann ein Ersetzungsfeld sein.

Für alle [Doktyp] Dokumente, die in [Feld] mit [Wert] indexiert sind, wird also der Inhalt von [Übernahme], gefolgt von [Trennzeichen], in das Word-Dokument übernommen.