Workflows in enaio®

Gültig für: enaio® webclient Version 10.0

Mit Hilfe von Workflows in enaio® werden analoge Geschäftsprozesse digitalisiert und automatisiert. Mit anderen Worten: ein digitaler Workflow ist ein softwaregestützter Arbeitsablauf. Um Geschäftsprozesse mit Hilfe von Workflows zu Digitalisieren, bedarf es eines Workflow-Modells.

Workflow-Modell

Ein Workflow-Modell setzt sich aus mehreren Arbeitsschritten und verschiedenen Aktivitäten zusammen. Es legt fest:

  • welche Benutzer den modellierten Workflow starten können,

  • welche Aktivitäten aufeinander folgen,

  • woraus eine Aktivität besteht,

  • welche Benutzer eine Aktivität als Arbeitsschritt ausführen,

  • Dokumente in die Akte eines Workflows gelegt werden dürfen,

  • welche Daten und Objekte von einem Arbeitsschritt zum nächsten weitergeleitet werden,

  • welche Fristen eingehalten werden müssen,

  • wie ein Workflow endet.

Workflow-Organisation

Neben dem Workflow-Modell gehören zu einem Workflow Benutzer, die dem Workflow-Modell zugeordnet sind. Die Benutzer werden als Objekte einer Organisation verwaltet. Jedem Benutzer sind ein oder mehrere Rollen zugeordnet, welche z. B. festlegen, wer einen Workflow starten bzw. wer welche Arbeitsschritte weiterleiten darf. Mit Hilfe der Workflow-Organisation wird außerdem die Personalisierung von Arbeitsschritten, die An- bzw. Abwesenheit von Workflow-Teilnehmern sowie deren Vertretung u. a. m. geregelt.

Workflow-Arten

In enaio® werden folgende Arten von Workflow-Modellen unterschieden:

strukturierte Workflows Ad-hoc-Workflows Smart-structured-Workflows

Ein strukturierter Workflow ist durch eine fest definierte Abfolge von Arbeitsschritten und Aktivitäten gekennzeichnet.

In einem Ad-hoc-Workflow haben Sie die Möglichkeit, die Abfolge von Arbeitsschritten und Aktivitäten frei zu wählen. Ein Smart-structured-Workflow ergänzt strukturierte Workflow-Modelle an vorgegebenen Stellen um Ad-hoc-Aktivitäten.

Workflows können mit und ohne Objekte gestartet werden und unterscheiden in folgenden Merkmalen:

Workflows ohne Objekte Workflows mit Objekten
  • formularbasierte Workflows

  • typischer Workflow ohne Objekt ist der Urlaubsworkflow

  • werden im Eingangskorb Startbare Workflows - Symbol Startbare Workflows gestartet

  • objektbezogene Workflows

  • typischer Workflow mit Objekt ist der Rechnungsfreigabe-Workflow

  • können an vielen Stellen in enaio® gestartet werden (z. B. in Trefferlisten, im Navigationsbereich eines Ordners bzw. Registers, in einer Workflow-Akte, im Wiedervorlagen-Eingangskorb oder auf dem Desktop)

  • fügt ausgewählte Objekte (ein oder mehrere Dokumente, Register oder Ordner) beim Start der Workflow-Akte hinzu

Workflow-Bearbeitung und -Verwaltung

Workflows können in folgenden Bereichen in enaio® webclient verwaltet und bearbeitet werden:

Eingangskorb Meine Eingänge - Symbol Meine Eingänge Eingangskorb Laufende Workflows - Symbol Laufende Workflows

Die gestarteten Arbeitsschritte werden im Eingangskorb Meine Eingänge angezeigt und können dort bearbeitet und weitergeleitet werden.

Je nach Konfiguration des Workflow-Modells kann der erste Arbeitsschritt eines gestarteten Workflows auch in den Eingangskörben anderer Benutzer angezeigt werden.

Workflows die von Ihnen gestartet wurden werden auch im Eingangskorb Laufende Workflows angezeigt, weil Sie als Workflow-Initiator automatisch Prozessverantwortlicher sind.

Folgende Funktionen stehen Ihnen im Eingangskorb Meine Eingänge über das Kontextmenü zur Verfügung:

  • Arbeitsschritte öffnen zum Bearbeiten

  • Personalisieren/Personalisierung aufheben

  • Gelesen setzen/Ungelesen setzen

Folgende Funktionen stehen Ihnen im Eingangskorb Laufende Workflows über das Kontextmenü zur Verfügung:

  • Workflow-Details anzeigen

  • Arbeitsschritt anderen Benutzern oder Rollen zuweisen

Die Detailvorschau eines markierten Objekts zeigt an, ob mit dem Objekt Workflows verbunden sind. Bei Objekten, die in einer Workflow-Akte liegen, werden Daten des Vorgangs angezeigt.

Spezifische Workflows

Workflow-Modelle können unternehmensspezifisch angepasst werden. Die Dokumentation dieser Workflow-Modelle erfolgt durch Ihren Administrator. Folgende Workflow-Modelle sind im Lieferumfang von enaio® enthalten und werden in dieser Hilfe dokumentiert:

Standard Ad-hoc-Workflows mit Lauflisten Taskflow

Mit dem Standard Ad-hoc-Workflow können Sie spontan und unkompliziert Workflows für unterschiedliche Verwendungszwecke modellieren. Beispielsweise für Freigaben, für Abstimmungen oder für die Aufgabenverteilung (siehe Standard Ad-hoc-Workflows mit Lauflisten nutzen).

Der Taskflow ist ein Workflow, der der einfachen Aufgabenverteilung dient. Mit wenigen Klicks bzw. Fingertipps verteilen Sie eine Aufgaben an Teilnehmer, die nach dem Bearbeiten automatisch wieder an Sie als Initiator zurückgeleitet wird (siehe Taskflow).

Um Workflows nutzen zu können, benötigen Benutzer die Systemrolle Workflow benutzen.