Varianten verwalten

Gültig für: enaio® webclient Version 10.0

Von W-Dokumenten können Sie, soweit Sie die entsprechenden Rechte haben, unterschiedliche Varianten erstellen und verwalten. Beispielsweise um Veränderungen zu dokumentieren oder um Dokumentvarianten zu erstellen, die Sie noch nicht jedem Benutzer zugänglich machen wollen.

Die Variantenverwaltung ist nur für Benutzer zugänglich, die das Recht haben, die Indexdaten und die Dokumente des Dokumenttyps zu bearbeiten. Benutzer mit der Systemrolle 'Client: Variantenverwaltung immer anzeigen' können auch ohne diese Rechte die Variantenverwaltung schreibgeschützt einsehen.

Wie Sie Dokumentvarianten erzeugen, ist in Dokumentinhalt bearbeiten und in Dokumente aus der externen Ablage ablegen beschrieben. Dokumentvarianten sind in Objektlisten (z. B. Trefferlisten, an Standorten, im Favoritenbereich) durch Symbole gekennzeichnet, die verschiedene Bedeutungen haben.

Für die Verwaltung von Dokumentvarianten steht Ihnen die Variantenverwaltung mit zahlreichen Funktionen zur Verfügung.

Variantenverwaltung öffnen

Variantenverwaltung - Screenshot

Um die Variantenverwaltung eines W-Dokuments zu öffnen, wählen Sie aus dem Kontextmenü des ausgewählten Dokuments den Eintrag Variantenverwaltung - Symbol Variantenverwaltung.

Die geöffnete Variantenverwaltung listet alle angelegten Varianten auf. Die Liste besteht aus statischen Spalten, die die Variantenableitung und den Archivierungsstatus des Objekts darstellen, und aus Spalten, die Indexdaten der Variantendokumente enthalten. Jede Variante besitzt eigene Indexdaten, die Sie anzeigen lassen und bearbeiten können.

Die statischen Spalten zeigen an, ob es sich um eine Haupt-, Neben- oder Untervariante handelt, aus welcher Variante eine Variante entstanden ist, von wem eine Variante angelegt wurde und wann eine Variante angelegt wurde. Sie geben außerdem über den Archivierungsstatus und den Bearbeitungsstatus der Variante Auskunft. Der Archivierungsstatus kann in der Variantenverwaltung über das Kontextmenü geändert werden (siehe Archivierungsstatus ändern). Der Bearbeitungsstatus kann in der Variantenverwaltung über das Kontextmenü geändert werden (siehe Aus- und einchecken).

Varianten können entweder als Kopie von anderen Varianten angelegt werden oder als Datei in die Variantenverwaltung hochgeladen werden. Sie haben die Möglichkeit Haupt-, Neben- und Untervarianten anzulegen. Das erste Dokument, von dem eine Variante erzeugt wird, ist das Original. Vom Original kann eine neue Hauptvariante erstellt werden. Sobald eine Hauptvariante angelegt ist, können Nebenvarianten erstellt werden. Sobald eine Nebenvariante angelegt ist, können Untervarianten erstellt werden.

Die Bezeichnung der Varianten wird automatisch über eine Nummerierung verwaltet.

Für den Einsatz von enaio® mobile auf Smartphones gilt:

Auf Smartphones werden die Varianten von Dokumenten als einfache Objektliste aufgelistet. Die Objektliste besitzt keine statischen Spalten, die Auskunft darüber geben, aus welcher Variante eine Variante wann entstanden ist und wer der Ersteller war. Ebenso gibt es keine statischen Spalten mit Symbolen. Die Versionsnummer der Variante wird in der ersten Spalte der Objektliste angezeigt. Anhand der Versionsnummer können Sie jedoch erkennen, ob es sich um eine Haupt-, Neben- oder Untervariante handelt (z. B. 1.0.0 = Hauptvariante, 1.1.0 = Nebenvariante, 1.1.1. = Untervariante). Die aktive Variante in der Variantenverwaltung ist durch eine hervorgehobene Versionsnummer gekennzeichnet.