Windows-Modul

Gültig für: enaio® client Version 10.0

Mit dem Windows-Modul erstellen Sie Windows-Dokumente. Windows-Dokumente (W-Dokumente) sind Dokumente, die Sie mit Windows-Programmen wie Microsoft Word oder Microsoft Excel erstellen. Diese Dokumente können Sie aus enaio® heraus erstellen, verwalten und bearbeiten.

Erstellen Sie ein W-Dokument, wird nach dem Indexieren das W-Programm geöffnet. Dort erstellen Sie wie gewohnt ein Dokument und speichern es anschließend unter dem vorgegebenen Namen (siehe Dokumente erfassen).

Je nach Windows-Programm kann Ihnen der Administrator zusätzliche Möglichkeiten zur Verfügung stellen.

Das Erstellen von W-Dokumenten mit Hilfe von Microsoft Office 365 erfolgt abweichend von dieser Beschreibung (siehe Dokumente mit Hilfe von enaio® office-365-dashlet erfassen).

W-Vorlagen

Sie können Vorlagen benutzen. Vorlagen sind Dateien, die Formatvorlagen in Microsoft Word ähneln. Vorlagen können Platzhalter enthalten. An die Stelle der Platzhalter können Sie mit enaio® data-transfer Link extern - Symbol Einträge aus Datenblättern oder Inhalt aus anderen Dokumenten in das Windows-Dokument einfügen.

W-Programm extern und intern

Der Administrator kann das W-Programm als externes oder als internes Programm einrichten. Externe Programme werden unabhängig von enaio® client gestartet, interne Programme werden in das Programmfenster von enaio® client integriert.

Aus W-Programmen, die als interne Programme eingerichtet wurden, kann keine Datenübernahme mit enaio® data-transfer Link extern - Symbol ausgeführt werden.

Übernahme unabhängig erstellter Dokumente

Dokumente, die Sie unabhängig von enaio® erstellt haben, können sie einfach in das Archiv übernehmen, wenn eine W-Anwendung für das Programm eingerichtet ist, mit der Sie das Dokument erstellt haben.

Ziehen Sie das Dokumentensymbol aus dem Windows-Explorer auf ein geöffnetes Ordner- oder Registerfenster. enaio® ermittelt, welchem Dokumenttyp das Dokument zugeordnet werden kann. Sind mehrere Dokumenttypen möglich, erhalten Sie eine Liste der Dokumenttypen. Aus der Liste wählen Sie einen Dokumenttyp und indexieren dann das Dokument.

Die Anlage einer E-Mail kann unter den gleichen Voraussetzungen ebenfalls auf ein geöffnetes Ordner- oder Registerfenster gezogen werden. Aus einem Internetbrowser kann beispielsweise ein Link auf ein PDF-Dokument auf ein geöffnetes Ordner- oder Registerfenster gezogen werden, um das Zieldokument in das Archiv zu übernehmen.

Über enaio®-Erweiterungen, wie z. B. enaio® office-utilitiesLink extern - Symbol, enaio® Office Add-In NG Link extern - Symbol oder das enaio® office-365-dashlet Link extern - Symbol, können aus den Anwendungen heraus Dokumente per Knopfdruck in das Archiv gelegt werden.

Einchecken von W-Dokumenten

W-Dokumente müssen Sie nach dem Erstellen einchecken oder automatisch einchecken lassen. Erst danach können Sie von anderen Benutzern bearbeitet werden. W-Dokumente können nur an der Arbeitsstation und von dem Benutzer eingecheckt werden, an der sie und von dem sie ausgecheckt wurden.

Ausgecheckte Dokumente anderer Benutzer können auch von Benutzern mit der Systemrolle 'Auschecken für andere rückgängig machen' bzw. mit der Systemrolle 'Supervisor' wieder eingecheckt werden. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren Administrator.

Das Aus- und Einchecken von W-Dokumenten mit Hilfe von Microsoft Office 365 erfolgt abweichend von dieser Beschreibung (siehe Dokumente gemeinsam mit enaio® office-365-dashlet bearbeiten).