Dokumente erfassen

Gültig für: enaio® client Version 10.0

enaio® client bietet Ihnen folgende Wege, Dokumente zu erfassen. Sie können ein Dokument gleich in einem Ordner ablegen, ihm einen Objekttyp zuordnen und es indexieren, Sie können es aber auch erst einmal in die Ablage legen und die Objekttyp-Zuordnung und das Indexieren später vornehmen.

  • Dokumente zu einem Ordner hinzufügen

    Dokumente, die Sie erfassen, müssen in einen Ordner des zugeordneten Typs gelegt und indexiert werden. Über Objekttyprelationen können weitere Vorgaben bestehen. So kann vorgeben werden, dass Dokumente eines Typs nur in Registern eines Typs angelegt werden dürfen. Ebenfalls kann die Anzahl der Dokumente, die an einem Standort angelegt werden dürfen, begrenzt sein. Wie Sie ein Dokument zu einem Ordner hinzufügen, ist in Dokumente einem Ordner hinzufügen detailliert beschrieben.

  • Dokumente in der Ablage anlegen

    Wenn Sie ein Dokument erst später einem Dokumenttyp zuordnen bzw. es erst später indexieren wollen, dann legen Sie es erst einmal in die Ablage. Die Ablage gehört zu Ihrem persönlichen Arbeitsbereich. Sie wird bei einer Anfrage nach Dokumenten nicht durchsucht. Dokumente aus der Ablage können Sie allerdings erst ins Archiv verschieben, nachdem Sie ihnen Dokumenttypen zugeordnet bzw. nachdem Sie sie indexiert haben. Wie Sie ein Dokument in der Ablage anlegen, ist in Dokumente in der Ablage anlegen detailliert beschrieben.

Bitte beachten Sie, dass enaio® zurzeit lediglich Dateien mit einer max. Größe von 4 GB und mit Dateiendungen mit max. 10 Zeichen unterstützt. Längere Dateiendungen werden automatisch gekürzt.

Dokumenttypen und Indexdaten

Dokumenten, die Sie erfassen und indexieren wollen, müssen Sie einen Dokumenttyp zuweisen. Der Dokumenttyp legt fest, welche Indexdatenmaske Sie ausfüllen müssen und welches Modul benutzt wird. Bei modulübergreifenden Dokumenttypen wählen Sie nach dem Indexieren das Modul aus.

Für jeden Dokumenttyp können Sie einstellen, ob die letzten Indexdaten zwischengespeichert und in einer neuen Indexdatenmaske voreingetragen werden und ob Dokumente des Typs zur Archivierung freigegeben werden sollen.

Diese Einstellungen legen Sie im Fenster Optionen fest. Das Fenster öffnen Sie über den Eintrag Optionen aus dem Kontextmenü des Dokumenttyps in der Objektsuche.

Titel: enaio client

Sie können ebenfalls für Windows-Dokumenttypen festlegen, dass sie beim Öffnen durch Doppelklick schreibgeschützt geöffnet werden. Für den externen Versand können Sie einstellen, dass die Indexdaten als Dateibezeichnung verwendet werden.

Dokumenten geben Sie die Eigenschaft 'zur Archivierung freigegeben' oder 'nicht zur Archivierung freigegeben'. Dazu benötigen Sie die entsprechende Systemrolle. Archiviert werden sie vom Administrator.

Die Option Freitexteingabe beim Speichern des Dokuments ermöglicht Ihnen, einen kurzen Text vor dem Speichern des Dokuments einzutragen, der in der Historie angezeigt wird.

Dokumentdateien erstellen bzw. übernehmen

Nachdem Sie das Dokument indexiert haben, können Sie die Dokumentdatei mit dem zugeordneten Modul neu erstellen bzw. vorhandene Dateien passenden Formates übernehmen. Dateien, die bereits vorliegen, können Sie auf folgende Weise übernehmen:

Dokumente ohne Seiten bestehen nur aus den Indexdaten (siehe 'Dokumente ohne Seiten').

Identische Dokumente

Der Administrator kann für die Übernahme bestehender Dokumente einen Vergleich mit bereits vorliegenden Dokumenten – bei W-Dokumenten in der Variantenverwaltung einen Vergleich mit der aktiven Variante – einschalten. Damit soll verhindert werden, dass Dokumente unwissentlich mehrmals übernommen werden.

Titel: enaio client

Der Vergleich über den Hash-Wert ist sehr zuverlässig. Es kann aber vorkommen, dass zwei Dokumente mit gleichem Hash-Wert nicht identisch sind. Deshalb können Sie eine Bitprüfung starten.

Wollen Sie eine Liste der identischen Dokumente anzeigen, wird eine Mappe (siehe 'Mappen') mit diesen Dokumenten zusammengestellt.