Dokumente mit Hilfe von enaio® office-365-dashlet erfassen

Gültig für: enaio® client Version 10.0

Wenn Ihr enaio®-System entsprechend konfiguriert ist, dann können Sie mit Hilfe von enaio® office-365-dashlet Dokumente nicht nur in der Cloud, sondern auch gemeinsam bearbeiten.

enaio® client unterstützt die Bearbeitung von Microsoft Word-, Excel- und Power Point-Dokumenten mit Microsoft Office 365. Ältere Microsoft-Dateiformate (z. B. *.doc, *.xls, *.ppt) müssen beim Bearbeiten in neuere Microsoft-Dateiformate (z. B. *.docx, *.xlsx, *.pptx) umgewandelt werden.

Sie benötigen einen Microsoft Office 365-Account einschließlich Ihrer Anmeldedaten. In Ihrem enaio®-System müssen entsprechende Objekttypen für die Zusammenarbeit mit Microsoft Office 365 konfiguriert sein.

Schritte, mit denen Sie Dokumente mit Hilfe von Microsoft Office 365 erfassen

  1. Starten Sie über die Objektsuche eine Ordneranfrage (siehe 'Anfragen nach Ordnern').

  2. Öffnen Sie einen Ordner aus der Trefferliste.

    Öffnen Sie ein Register, wenn Sie das neue Dokument in ein Register legen wollen.

  3. Legen Sie ein Dokument ohne Seiten an (siehe Dokumente ohne Seiten), in dem Sie mit der Tastenkombination Strg + Umschalt + H das Menü für die Auswahl des Dokumenttyps öffnen.

    Alternativ können Sie das Auswahlmenü auch öffnen, in dem Sie bei gedrückter Tastenkombination Strg + Umschalt auf der Registerkarte Start auf den Pfeil zur Schaltfläche Objekt erstellen - Symbol Objekt klicken oder die Funktion Neu aus dem Kontextmenü wählen.

    Das Menü mit den eingerichteten Dokumenttypen wird geöffnet.

  4. Wählen Sie den Objekttyp aus, der von Ihrem Administrator für die Zusammenarbeit mit Microsoft Office 365 konfiguriert ist.

    Die Indexdatenmaske wird geöffnet.

  5. Füllen Sie die Indexdatenmaske aus.

  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

    Das Dokument ohne Seiten wird angelegt und im Inhaltsbereich des Standorts angezeigt.

    Dokumente ohne Seiten sind an Stelle des Archivierungssymbols mit dem folgenden Symbol gekennzeichnet: Titel: enaio client.

  7. Achten Sie darauf, dass das gerade angelegte Dokument ohne Seiten im Inhaltsbereich weiterhin markiert bleibt und öffnen Sie im enaio® office-365-dashlet die Registerkarte Aktionen.

    Wenn Sie das enaio® office-365-dashlet noch nicht geöffnet haben, dann können Sie es über die Office 365-Schaltfläche auf der Menübandregisterkarte ANSICHT in der Gruppe Bereiche öffnen.

    Im enaio® office-365-dashlet werden die Schaltflächen Office 365 - Word-Logo - Symbol Word, Office 365 - Excel-Logo - Symbol Excel und Office 365 - Power Point-Logo - Symbol Power Point angezeigt.

  8. Klicken Sie auf das gewünschte Dateiformat und im folgenden Dialog auf die Schaltfläche Speichern.

    Im Dashlet wird der Anmeldedialog für Microsoft Office 365 geöffnet.

  9. Melden Sie sich bei Microsoft Office 365 an und geben Sie dazu Ihren Microsoft Office 365-Anmeldenamen und Ihr -Kennwort ein.

    Nach der erfolgreichen Anmeldung wird im Dashlet die dem ausgewählten Dateiformat entsprechende Anwendung Word, Excel oder Power Point angezeigt.

  10. Bearbeiten Sie das Dokument im Dashlet.

    Zur besseren Bearbeitung des Dokuments, können Sie das Dashlet von enaio® client abdocken und auf einen eigenen Monitor ziehen (siehe Positionierung von Elementen im Arbeitsbereich).

    In der Kopfzeile der Anwendung wird die Objekt-ID sowie der Speicherstatus des Dokuments angezeigt. Änderungen werden automatisch zwischen gespeichert und an enaio® übertragen.

  11. Beenden Sie die Bearbeitung des Dokuments, in dem Sie in den Arbeitsbereich von enaio® client, z. B. auf einen anderen Eintrag in der Objektliste im Ordner, klicken.

    Alternativ können Sie das enaio® office-365-dashlet auch schließen, in dem Sie auf das Schließen - Symbol Schließen-Symbol des Dashlets klicken.

Das bearbeitete Dokument wird im leeren Dokumentobjekt in enaio® abgelegt und im Inhaltsbereich des Ordners in enaio® client angezeigt.