Voreinstellungen

Im oberen Bereich des Menüs finden Sie in einer Baumstruktur die eingerichteten Ordnertypen. Durch Doppelklick oder mit einem Klick auf das führende -Symbol werden die Basisparameter, die Register- und Ordnertypen sowie die Dokumenttypen angezeigt.

Hier können Sie für den jeweils ausgewählten Objekttyp z. B. die Anzeige bzw. Verwendung von Indexdaten in Trefferlisten, in Fenster-Titelzeilen, in Registerbäumen in Ordneransichten sowie beim internen und externen Versand steuern.

Bitte beachten Sie, dass Einstellungen, die Sie für Trefferlisten auswählen, an Fenstertitel- und Versand-Einstellungen vererbt werden. Sie können die vererbten Trefferlisten-Einstellungen im Fenstertitel- und im Versand-Einstellungsmenü ändern, ohne das dies Auswirkungen auf die anderen Einstellungsmenü hat.

Schaltfläche Trefferliste

Für einen markierten Dokumenttyp, Ordnertyp oder Registertyp öffnen Sie über die Schaltfläche Trefferliste das Fenster Felder für Trefferliste anzeigen. Im Bereich Vorhandene Felder wählen Sie Felder aus den Indexdaten, die als Spalten in einer Trefferliste bzw. in einem Ordnerfenster angezeigt werden sollen.

Das Fenster erreichen Sie ebenfalls über den Eintrag Felder für Trefferliste im Kontextmenü eines markierten Ordner-, Register- oder Dokumenttyps in der Objektsuche.

Um festzulegen, welche Trefferlistenspalten angezeigt werden sollen, markieren Sie ein oder mehrere Felder aus der Liste der vorhandenen Felder und fügen diese der Liste angezeigter Felder hinzu. Die Reihenfolge der Felder legen Sie über die Schaltflächen Aufwärts und Abwärts fest.

Wenn Sie den Bereich Diese Felder in dieser Reihenfolge anzeigen leer lassen, dann werden die Trefferlistenspalten entsprechend den Default-Einstellungen angezeigt.

Für die Spalten einer Dokumententrefferliste können Sie zusätzlich Einträge aus den Basisparametern und den Ordnerindexdaten wählen. Die Auswahl gilt für alle Dokumenttypen aus dem jeweiligen Schrank.

Markieren Sie Dokument-Basisparameter eines Schranks und öffnen Sie über die Schaltfläche Trefferliste das Fenster Felder für Trefferliste anzeigen. Im Bereich Vorhandene Felder werden die Felder der Dokumentenbasisparameter, die Dateigröße und die Felder der Ordnerindexdaten angezeigt. Wählen Sie dort die Felder und die Reihenfolge.

Markieren Sie Register-Basisparameter eines Schranks und öffnen Sie über die Schaltfläche Trefferliste das Fenster Felder für Trefferliste anzeigen, um Basisparameter des Registers und Felder der Ordnerindexdaten als Felder für Register-Trefferlisten auszuwählen.

Markieren Sie Ordner-Basisparameter eines Schranks und öffnen Sie über die Schaltfläche Trefferliste das Fenster Felder für Trefferliste anzeigen, um Basisparameter des Ordners als Felder für Ordner-Trefferlisten auszuwählen.

Schaltfläche Fenstertitel

Über die Schaltfläche Fenstertitel geben Sie analog zu der Trefferliste die entsprechenden Felder an, deren Indexdaten den Titel eines Fensters (z. B. von Indexdatenmasken) kennzeichnen sollen. Die Einstellungen gelten für den ausgewählten Objekttyp.

Wenn Sie Einstellungen bei den Ordner-, Register- oder Dokument-Basisparameter vornehmen, dann gelten diese Einstellungen objekttyp-übergreifend, also für alle entsprechenden Objekttypen in einem Schrank. Außerdem steht Ihnen bei den Einstellungen der Ordner-, Register- oder Dokument-Basisparameter die Option <<< keine Felder erben>>> zur Verfügung. Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie keine Basisparameter im Fenstertitel anzeigen lassen wollen.

Schaltfläche Versand

Über die Schaltfläche Versand geben Sie analog zu der Trefferliste die entsprechenden Felder an, deren Indexdaten beim E-Mail-Versand eines Objekts den Dateinamen des Objekts kennzeichnen sollen. Die Einstellungen gelten für den ausgewählten Objekttyp.

Wenn Sie Einstellungen bei den Ordner-, Register- oder Dokument-Basisparameter vornehmen, dann gelten diese Einstellungen objekttyp-übergreifend, also für alle entsprechenden Objekttypen in einem Schrank. Außerdem steht Ihnen bei den Einstellungen der Ordner-, Register- oder Dokument-Basisparameter die Option <<< keine Felder erben>>> zur Verfügung. Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie keine Basisparameter beim Versand verwenden wollen.

Schaltfläche Optionen

Je nach Objekttyp können Sie über die Schaltfläche Optionen eine der folgenden Optionen auswählen:

• Bei Anlage zur Archivierung freigeben

  Dokumente erhalten beim Erfassen automatisch die Eigenschaft 'zur Archivierung freigegeben'.
  Register und Ordner werden nicht archiviert und haben keine Archivierungseigenschaft.

• Indexdaten zwischenspeichern

  Die Indexdaten eines neuen Objekts werden zwischengespeichert und automatisch in die Indexdatenmaske für das nächste Objekt gleichen Typs voreingetragen.
  Einträge in Mehrfachfeldern und in schreibgeschützten Feldern werden nicht zwischengespeichert.

• Indexdaten für externen Versand verwenden

  Für den externen Versand von Dokumenten werden die Indexdaten, so wie in den Trefferlisten angezeigt, als Dateibezeichnung verwendet. Die Länge ist auf 100 Zeichen begrenzt. Zeichen, die das Betriebssystem für Dateibezeichnungen nicht erlaubt, werden weggelassen. Ist einem Dokument mehr als eine Datei zugeordnet, wird ab der zweiten Datei ein Zähler angehängt.
  Register und Ordner können nicht extern versendet werden.

• Indexdaten für internen Versand verwenden

  Die Indexdaten werden, so wie in den Trefferlisten angezeigt, als Bezeichnung für den Verweis verwendet. Die Länge ist auf 100 Zeichen begrenzt. Zeichen, die das Betriebssystem für Dateibezeichnungen nicht erlaubt, werden weggelassen.

• Events debuggen

  Events werden nicht ausgeführt, sondern im Eventeditor geöffnet und können zeilenweise ausgeführt werden. Diese Funktion steht nur Benutzern mit entsprechenden Rechten zur Verfügung.

• Ordnertrefferliste als Registerbaum

  Bei einer Ordner-Anfrage wird keine Ordnertrefferliste angezeigt, sondern eine Ansicht, die im linken Navigationsbereich die Liste aller gefundenen Ordner enthält und rechts den Inhalt. Die Liste im Navigationsbereich kann nicht sortiert werden.

• Registerbaum anzeigen

  Im Ordnerfenster wird ein Navigationsbereich angezeigt.

• Registerbaum sortieren (auf-/absteigend)

  Im Navigationsbereich des Ordnerfensters werden die Registertypen und innerhalb der Typen die Register alphabetisch auf- oder absteigend sortiert.

• Summe der Objekte im Registerbaum ermitteln

  Im Navigationsbereich des Ordnerfensters wird für jedes Register die Anzahl der enthaltenen Objekte angegeben. Diese Anzeige berücksichtigt nicht die Zugriffsrechte des Benutzers. Die Trefferliste kann also weniger Objekte enthalten, als hier angegeben. Für diese Funktion wird die Systemrolle Client: Objektanzahl im Registerbaum anzeigen benötigt.

• Freitexteingabe beim Speichern des Dokuments

  Es wird beim Speichern einer Dokumentdatei des ausgewählten Objekttyps ein Texteditor geöffnet, über den Sie einen Eintrag in die Historie einfügen können.

• Dokumente bei Doppelklick schreibgeschützt öffnen

  W-Dokumente oder Container-Dokumente werden bei einem Doppelklick schreibgeschützt geöffnet.

Diese Einstellungen können Sie auch schnell über das Kontextmenü eines markierten Ordner-, Register- oder Dokumenttyps in der Objektsuche über den Eintrag Einstellungen vornehmen.

Die Einstellungen gelten für den ausgewählten Objekttyp.

In der Liste Statische Spalten der Trefferliste entscheiden Sie durch das Aktivieren bzw. Deaktivieren von Kontrollkästchen, welche Spalten in der Trefferliste für Ordner, Register und Dokumente angezeigt werden.

	Kontrollkästchen aktiviert/ statische Spalten werden angezeigt	Kontrollkästchen nicht aktiviert/ statische Spalten werden nicht angezeigt
Anzeige statischer Spalten in Trefferlisten

Die Einstellungen für die statischen Spalten der Trefferliste gelten für alle Objekttypen.

In der Liste Fenstertyp in Fenstertitel entscheiden Sie, ob in der Titelzeile eines Fensters auch der Fenstertyp angezeigt werden soll oder nicht.

Beispiel: Anzeige des Fenstertyps Trefferliste	Kontrollkästchen aktiviert	Kontrollkästchen nicht aktiviert
Anzeige des Fenstertyps in einem Fenster

Die Einstellungen für die Anzeige des Fenstertyps in Fenster-Titelzeilen gelten für alle Objekttypen.

Sie können bestimmen, wie der Arbeitsbereich nach Programmende gespeichert wird. Folgende Änderungen in der Objektsuche können automatisch gespeichert werden:

• Positionen (Navigation/Objektsuche)

  Die Navigation und die Objektsuche werden beim Programmstart wieder so wie beim Programmende angeordnet.
  Halten Sie beim Start von enaio® client die Taste F8 gedrückt, bis in der Statuszeile 'bereit' angezeigt wird, werden die Navigation und die Objektsuche nicht angezeigt und auf Standardwerte zurückgestellt.

• Einstellungen (Navigation)

  Die aktuelle Darstellung der Navigation wird gespeichert.

• Einstellungen (Objektsuche)

  Die aktuelle Darstellung der Objektsuche wird gespeichert.

Die Anordnung der Bereiche im Arbeitsbereich können Sie mit der Schaltfläche Fensterlayout zurücksetzen ändern (siehe auch Einstellungen für die Arbeitsoberfläche).

Wählen Sie das Layout, das Ihren Anforderungen am nächsten kommt. Alternativ bringen Sie einen Bereich an eine andere Position, indem Sie ihn an der Titelleiste einfach auf das Navigationskreuz ziehen.

Sie können eine Sprache für die Oberfläche von enaio® wählen. Diese Einstellung wird sofort übernommen und gilt auch für andere enaio®-Programme. In enaio® webclient und enaio® capture kann die Oberflächensprache für die jeweilige Anwendung geändert werden.

Sie können ebenfalls eine Sprache für die Objektdefinition wählen. Die Bezeichnung der Felder in den Indexdaten- und Anfragemasken wird dann aus einer Sprachtabelle gelesen, die beim Erstellen der Objektdefinition angelegt wurde. Ebenso werden danach die Workflowmasken in den Sprachversionen angezeigt.

Stellen Sie die Sprache der Objektdefinition um, müssen Sie enaio® client neu starten.

Statt als Register können Sie Masken, Trefferlisten, Ordner und Dokumenten in einzelnen Fenstern anzeigen lassen (siehe Fensterdarstellung). Deaktivieren Sie dazu einfach die Option Registerkarten. Auf der Menübandregisterkarte ANSICHT können Sie dann festlegen, ob die aktuell geöffneten Fenster überlappend oder nebeneinander dargestellt werden.

In der Registerkartendarstellung ist die jeweils aktive Registerkarte hervorgehoben. Sie können angeben, wie die Reiter angezeigt werden. Als Voreinstellung werden die Reiter am oberen Rand der Registerkarten einzeilig dargestellt. Wegen der kompakteren Darstellung wird die einzeilige Darstellung für Geräte mit geringer Anzeigeauflösung empfohlen.

Wenn Sie die Registerkartendarstellung einstellen, können Sie bei der Objektsuche über das Kontextmenü eines Reiters die Spaltenweiten der angezeigten Trefferliste speichern, die Registerkarte aktivieren, sowie alle Registerkarten außer der aktuellen schließen.

Außerdem kann eine Mappe oder ein Ordner direkt über das Kontextmenü des Reiters per E-Mail versendet werden. Wenn in einer Ordneransicht ein Register ausgewählt ist, wird das Register versendet. Wenn kein Register ausgewählt wurde, wird der Ordner versendet. Auch Anfragen können auf diese Art und Weise versendet werden, denn die Funktion steht auch zur Verfügung, wenn eine Trefferliste über eine gespeicherte oder SQL-Anfrage erzeugt wurde. Die genannten Objekte werden immer als enaio®-Datei versendet.

Beim Arbeiten mit mehreren Registerkarten kann per Drag-&-Drop das gewünschte Fenster durch Ziehen eines Elements auf einen Registerkartenreiter gewählt werden.

Optimierte Menüs zeigen in Kontextmenüs nur die Funktionen an, die häufig ausgeführt wurden. Alle weiteren Funktionen können über das Menüband erreicht werden. Tastaturkürzel der Funktionen können in Kontextmenüs angezeigt werden.

Der Verlauf kann über die Menübandregisterkarte START angezeigt werden. Die Anzahl der zuletzt bearbeiteten Objekte, die der Verlauf anzeigt, können Sie hier angeben.

Sie können zwischen den Schemen Weiß (Standard), Hellgrau, Dunkelgrau und Schwarz und ebenfalls einen Hintergrund für das Menüband wählen.

Sie können festlegen, ob Spaltenbreiten und Fensterpositionen von Listen bzw. Dialogen beim Beenden von enaio® client automatisch gespeichert werden sollen. Spaltenbreite und Fensterposition von Verknüpfungsbereichen werden nicht automatisch gespeichert.

Die Option Verknüpfungen einblenden blendet den Verknüpfungsbereich in Trefferlisten, Ordnerfenstern, Mappen, Verlauf und Favoriten ein. In den Bereichen kann er temporär aus- und eingeschaltet werden.

Für die Darstellung von Trefferlisten und Eingangskörben können Sie einstellen:

• ob Trennlinien zwischen den Zeilen angezeigt werden sollen,

• ob gerade und ungerade Zeilen abwechselnde Farbhinterlegungen erhalten sollen und welche Farben verwendet werden sollen,

• ob die Spalte, nach der sortiert wird, farblich schwächer oder stärker hervorgehoben werden soll,

• in welcher Schriftgröße die Zeilen angezeigt werden sollen.

Für das Filtern in Listen können Sie angeben, ob der Suchbegriff oder die Zelle markiert werden soll.

Für Listen können Sie Text- und Hintergrundfarben für gerade und ungerade Zeilen angeben.

Sie können die Hintergrundfarbe für die Markierung des Filterns in Listen und der Gruppierung in Listen angeben.

Hier wählen Sie für eine Trefferliste die Anzeigeebene, also ob die Trefferliste als Ordnerliste, Registerliste oder Dokumentenliste angezeigt wird, ob automatisch immer nach der obersten Registerkarte gewählt wird oder ob Sie jeweils manuell wählen.

Für das Anfragefenster legen sie fest, ob es nach der Anfrage beibehalten, minimiert oder geschlossen wird.

Für den Anfragestart markieren Sie Register- bzw. Fenstertypen, die automatisch geschlossen werden, wenn Sie eine Anfrage starten.

Sie legen ebenfalls fest, ob bei einer Anfrage über Register- und Dokumentdaten Objekte ohne Registerzuordnung mit in die Trefferliste aufgenommen werden, also Dokumente die nicht in einem Register liegen.

Mit der Option Wenn möglich, dieselbe Trefferliste verwenden legen Sie fest, dass für einer neuen Anfrage eine noch geöffnete Trefferliste aus einer früheren Anfrage aktualisiert wird. Ist die Option deaktiviert, dann wird für eine neue Anfrage eine neue Trefferliste geöffnet. Das Verhalten kann auf jeder Anfragemaske über die Schaltflächen / Trefferliste wiederverwenden individuell festgelegt werden.

Die Einstellung Pro Ordner nur eine Trefferliste öffnen legt fest, dass beim Öffnen eines Ordners überprüft wird, ob der Ordner bereits geöffnet ist und dieser gegebenenfalls in den Vordergrund geholt wird, statt den Ordner ein weiteres Mal zu öffnen.

Ebenso können Sie die Trefferliste auf eine ausgewählte Anzahl von Treffern beschränken und festlegen, ob Sie darüber informiert werden wollen, wenn eine Trefferliste die festgelegte Trefferanzahl überschreitet.

Sie können festlegen, ob in den Anfragemasken automatisch der Platzhalter '*', der für beliebige Zeichenketten steht, am Ende und am Anfang eines Textfelds eingefügt werden soll. Die Voreinstellungen, die Sie hier festlegen, gelten auch für enaio® webclient.

Anfragen mit Platzhaltern und Anfragen mit Teilbegriffen dauern länger als Anfragen ohne diese Erweiterungen.

Sie können den Platzhalter wie folgt einfügen:

• hinter dem Eintrag (Bsp.: 'abc*')

  Bei Textfeldern ohne Katalog und bei Textfeldern mit Datenbankkatalog wird der Platzhalter ergänzt.

• vor dem Eintrag (Bsp.: '*abc')

  Bei Textfeldern ohne Katalog und bei Textfeldern mit Datenbankkatalog wird der Platzhalter ergänzt, bei Textfeldern mit Datenbankkatalog ebenfalls für die Anzeige der Katalogwerte. Die Anfrage mit dieser Option beansprucht deutlich mehr Zeit.

• hinter Eintrag bei Datenbankkatalog

  Bei Textfeldern mit Datenbankkatalog wird der Platzhalter für die Anzeige der Katalogwerte ergänzt. Für die Anfrage wird die Einstellung aus 'hinter dem Eintrag' verwendet.

Sie können ebenfalls die Suche nach Teilbegriffen einschalten. Geben Sie mehrere Begriffe in ein Feld ein, werden Objekte gesucht, die mit diesen Begriffen in beliebiger Reihenfolge indexiert sind.

Im Bereich Öffnen (ein Treffer) geben Sie an, ob bei einer Trefferliste, die genau einen Treffer enthält, der Ordner, das Register oder das Dokument geöffnet werden soll. Im Bereich Schließen (kein Treffer) geben Sie an, ob eine leere Trefferliste angezeigt wird oder die Meldung, dass kein Treffer erzielt wurde.

• Zusätzlich können Sie festlegen, dass der Editor für die Freitexteingabe automatisch geöffnet wird, wenn Sie einem Objekt eine Verknüpfung hinzufügen.

• Deaktivierte Benutzer können ausgeblendet werden. Deaktivierte Benutzer sind Benutzer, deren Benutzerkonto durch den Administrator ausdrücklich gesperrt wurde. Ausgeblendet werden diese Benutzer in allen Benutzerlisten, aber nicht im Workflow.

• Zu einer Volltexttrefferliste kann ein Volltextbereich automatisch angezeigt werden, über den Sie die Volltextanfrage über Facetten weiter spezifizieren können.

• Mit der Einstellung Nach autom. Öffnen (ein Treffer) Trefferliste schließen legen Sie fest, dass eine Trefferliste mit einem Treffer automatisch geschlossen wird, wenn ein Objekt bei einem Einzeltreffer automatisch geöffnet wird.

Die Bereiche 'Favoriten', 'Ablage', 'Verlauf' und 'Papierkorb' können beim Start von enaio® client automatisch geöffnet werden.

Beim Öffnen eines Standorts kann der Fokus auf den Registerbaum oder auf die Liste gesetzt werden.

Für die Dokumentenanzeige wird in der Statuszeile die Übertragungsgeschwindigkeit angezeigt.

W-Dokumente, die Sie als internen Verweis erhalten, werden durch diese Option schreibgeschützt geöffnet. Andere Dokumente werden immer schreibgeschützt geöffnet.

Falls Microsoft Outlook eingerichtet ist, können Sie aus enaio® client E-Mails über Microsoft Outlook versenden.

Verwenden Sie die Optische Zeichenerkennung innerhalb des Anzeigefensters, wird nach der Zeichenerkennung das Datenblatt des angezeigten Dokuments geöffnet. Sie können den erkannten Text aus der Zwischenablage in ein Indexdatenfeld kopieren.

Verwenden Sie die Optische Zeichenerkennung, kann automatisch die Anzahl der Spalten ermittelt werden.

Scaneinstellungen werden benutzerabhängig und nicht rechnerabhängig gespeichert.

Nur die jeweils letzte Änderung an einem abonnierten Objekt wird im Abonnementbereich aufgelistet.

Selbst geänderte Objekte werden nicht im Abonnementbereich aufgelistet.

Benutzer, die das Recht haben, Events zu erstellen, können über den Arbeitsbereich auf enaio® editor-for-events zugreifen.

Applikationsevents werden nicht ausgeführt, sondern im Eventeditor geöffnet und können zeilenweise ausgeführt werden. Für diese Funktion wird ebenfalls eine besondere Systemrolle benötigt. Zugriffsrechte und Systemrollen werden von Ihrem Administrator vergeben.

Applikationsevents werden nicht ausgeführt, sondern im Eventeditor geöffnet und können zeilenweise ausgeführt werden. Für diese Funktion wird ebenfalls eine besondere Systemrolle benötigt. Zugriffsrechte und Systemrollen werden von Ihrem Administrator vergeben.

Legen Sie Verweise auf Ordner in den Desktop der Objektsuche, werden diese beispielsweise beim Archivdruck als Standort mit angeboten.

Sie können wählen, ob beim Öffnen von OS-Dateien alle geöffneten Fenster geschlossen werden.

Die Funktion der automatischen Personalisierung eines Workflows beim Öffnen eines Arbeitsschrittes durch einen Benutzer, kann aufgehoben werden. Durch die Aktivierung des Kontrollkästchens werden Workflows nicht automatisch personalisiert, wenn keine Daten in den geöffneten Arbeitsschritt eingegeben und gespeichert werden.

Wenn eine Wiedervorlage eintrifft, kann eine Systeminformation angezeigt werden.

Wenn ein Abonnement eintrifft, kann eine Systeminformation angezeigt werden.

Wenn ein Arbeitsschritt vorliegt, kann eine Systeminformation angezeigt werden.

Speziell für die Bedürfnisse von Benutzern mit Sehschwächen kann hier der Kontrast bei der Darstellung von schreibgeschützten Indexdatenfeldern auf Datenmasken erhöht werden.

Sie können festlegen, welche Eingangskörbe angezeigt werden.

Wiedervorlagen, Abonnements und Workflows werden im zentralen Korb Meine Eingänge angezeigt, wenn Sie für diese Typen keine eigenen Körbe festlegen.

Für jeden Workflow können Sie einen eigenen Korb anlegen. Sie können die Reihenfolge der Körbe festlegen

Für die Anzeige der Objekte in den Körben können Sie bestimmen, ob Trennlinien angezeigt werden.

Geben Sie den Korb an, der beim Start geöffnet werden soll.

Sie können festlegen, welche Systemspalten für Eingangskörbe angezeigt bzw. ausgeblendet werden.

Für Workflows können Sie einstellen, ob ein Hinweis, der beim Starten von Workflows in enaio® client gezeigt wird, automatisch geschlossen werden soll. Deaktivieren Sie diese Option, kann der Benutzer den Hinweis nach dem Workflow-Start manuell schließen. Dadurch kann vermieden werden, dass der Hinweis zu einem gestarteten Workflow vom Benutzer übersehen wird.

Im Bereich 'Eingangskörbe' richten Sie außerdem die Stellvertretung für Workflows und für Wiedervorlagen ein (siehe 'Abwesenheit und Stellvertretung').

Den Bereich 'Eingangskörbe' können Sie direkt aus dem Kontextmenü der Spaltenköpfe im Eingangskorb öffnen.