Subprogrammtypen konfigurieren

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Für die Subprogramme legen Sie den Ablauf der Datenübergabe in der Konfiguration fest (siehe 'Subprogramme zuordnen'). Über das Konfigurationsprogramm eines Subprogrammtyps konfigurieren Sie die Bearbeitung der Daten.

Den meisten Subprogrammtypen ist das Konfigurationsprogramm AXRCCONF zugeordnet.

AXIMGIMP, AXVALID, AXMAILDC und AXIMPMDC werden jeweils zugleich als Subprogrammtyp und als Konfigurationsprogramm verwendet. Wenn Sie diese Subprogramme im Konfigurationsmodus starten, benötigen Sie zur Konfiguration nur eine Pfadangabe zu einem temporären Verzeichnis oder zu den gewünschten Daten.

So starten Sie die Konfigurationsprogramme:

Markieren Sie das Subprogramm und klicken Sie auf der Registerkarte START auf Konfigurieren.

Das Konfigurationsprogramm wird gestartet.

Für AXIMGIMP geben sie den Pfad zu den Bildern schon im Dialog Subprogrammtypen bearbeiten (siehe 'Subprogramme zuordnen') über den Parameter '/S' in der Kommandozeile an. AXIMGIMP muss nicht im Konfigurationsmodus gestartet werden.

Beispiel:

Für AXVALID geben Sie optional ein temporäres Verzeichnis für die Bilder an, beispielsweise ein lokales Verzeichnis für die Arbeitsstation. Die Bilder werden beim Programmstart dorthin kopiert und zum Validieren aus diesem Verzeichnis vorgelegt.

Für AXMAILDC und AXIMPMDC geben Sie den Pfad zur benötigten Konfigurationsdatei an.

Für AXVBINAB richten Sie eine Datenbankverbindung zu einer externen Datenbank ein und geben Wert-, Anfrage- und Abgleichfelder an.

AXRCCONF

Das Konfigurationsprogramm AXRCCONF ist den Subprogrammtypen AXDSCAN, AXTWSCAN, AXICSCAN, AXFINER, AXNOOCR und AXIMPORT zugeordnet.

AXRCCONF starten Sie über den Eintrag Konfigurieren aus dem Kontextmenü eines Subprogramms. Dabei ist es gleichgültig, welches mit AXRCCONF verknüpfte Subprogramm Sie markiert haben. AXRCCONF verwaltet die Einstellungen für eine Konfiguration in einer Konfigurationsdatei.

Im Programmfenster finden Sie folgende Registerkarten, die den Ablaufkomponenten zugeordnet sind:

Allgemein/Scannen

Auf der Registerkarte Allgemein/Scannen tragen Sie optional ein temporäres Verzeichnis für die Bilder der gescannten Seiten ein, beispielsweise ein lokales Verzeichnis. Die Bilder werden nach dem Scannen aus diesem temporären Verzeichnis in das folgende Verzeichnis verschoben:

...\ASIndex\AXINDEX.DAT\Konfigurationsbezeichnung\BATCH_ID

Sie können über die Option Autostart erstes Subprogramm einstellen, dass das Scan-Subprogramm bei Neuanlage eines Batches sofort startet, beim Starten sofort mit dem Scannen beginnt und die Seiten und den Batch weiterreicht.

Des Weiteren stehen Ihnen zwei Optionen zur automatischen Batchanlange zur Verfügung.

Über die Option Nach Ausführung aller Subprogramme neuen Batch anlegen legen Sie fest, dass automatisch ein neuer Batch angelegt wird, sobald alle Subprogramme ausgeführt und der Batch in die Ablage verschoben wurde.

Wenn Sie die Option Bei Programmstart neuen Batch anlegen aktivieren, wird beim Start von enaio® capture automatisch ein neuer Batch angelegt, sofern die Konfigurationsauswahl eingeblendet (siehe 'Löschrechte für Batches') und die entsprechende Konfiguration ausgewählt ist. Beide Funktionen stehen nicht zur Verfügung, wenn das erste Subprogramm einen nicht gesperrten Batch enthält oder das letzte Subprogramm von einer Autostation ausgeführt wird.

Erkennen

Auf der Registerkarte Erkennen finden Sie weitere Registerkarten:

    Feldattribute

Hier definieren Sie die Indexierungsfelder.

    Festfeldattribute

Hier definieren Sie Indexierungsfelder, die konstante Werte erhalten sollen.

    Feldersetzungen

Hier können Sie automatisch indexierten Feldern, abhängig vom Wert, einen anderen Wert zuweisen.

    Regex

Für die Arbeit mit der Texterkennung können reguläre Ausdrücke angegeben werden, durch die der erkannte Text gefiltert wird.

Feldattribute

Sie definieren, bearbeiten oder löschen auf dieser Registerkarte die Indexierungsfelder für die Dokumente. Diesen Indexierungsfeldern können Sie für den Import Indexierungsfelder von enaio®-Objekten zuordnen (siehe 'Feldzuordnungen').

Eine große Anzahl von Feldern und ein großer Inhalt können bei der Verarbeitung zu Fehlern führen, weil SQL-Statements zu lang werden. Beachten Sie dieses bitte bei der Konzeption von Feldanzahl und Datentyp.

Über die Schaltfläche Neu legen Sie neue Indexierungsfelder an, über die Schaltfläche Löschen löschen Sie Indexierungsfelder. Über die Liste zum Feld Feldname wählen Sie die Indexierungsfelder, die Sie bearbeiten wollen.

Indexierungsfeldern ordnen Sie einen Datentyp zu:

Datentyp

Format

Länge

Alphanumerisch

alle Zeichen

datenbankabhängige Anzahl von Zeichen

Numerisch

{0...9}

max. 9 Zeichen

Datum

JJJJMMDD

10 Zeichen

Dezimal

XXXXXXXXXX.NN

10 Zeichen Vorkomma, 2 Zeichen Nachkomma

Für Indexierungsfelder, die über die Barcode-Erkennung oder OCR ausgefüllt werden, legen Sie einen Erkennungsbereich auf den Seiten fest, in dem der Barcode oder die Zeichen gesucht werden.

Wenn Sie als Bezug: relative Seitenposition wählen, legen Sie den Bereich über Koordinaten fest.

Feld

Beschreibung

X-Position

obere linke Ecke des Erkennungsbereichs horizontal in mm

Y-Position

obere linke Ecke des Erkennungsbereichs vertikal in mm

Breite

Breite des Erkennungsbereichs in mm

Höhe

Höhe des Erkennungsbereichs in mm

Länge

Länge des Indexierungsfelds in Zeichen.

Ist der Datentyp 'dezimal', geben Sie die Anzahl der Vorkommastellen an. Ist der Datentyp 'Datum', geben Sie als Länge '10' an.

Sie können, durch Kommata getrennt, zusätzlich zur Länge einen minimalen und einen maximalen Wert angeben. Liegt die Anzahl der erkannten Zeichen nicht in diesem Bereich, gilt der Wert als fehlerhaft und wird nicht verwendet. Beispiel: 10,4,10

Hinweis: Für ein Barcode-Datum in der Form 'TTMMJJJJ' tragen Sie '10,8,8' ein. Der Datentyp 'Datum' benötigt als interne Länge '10', das zu erkennende Datum hat minimal und maximal, also genau 8 Stellen.

Zeile

Barcodezeile (falls der OCR-Typ 'Barcode' ist)

Seite

nicht mehr unterstützt

Haben Sie ein Beispieldokument im Archiv, können Sie über enaio® client die Koordinaten eines Bereichs kopieren und hier einfügen. Markieren Sie dort einen Bereich und kopieren Sie mit Alt+C die Koordinaten in die Zwischenablage. Fügen Sie dann diese Daten über die Einfg-Taste in eines der Felder X-Position, Y-Position, Breite oder Höhe ein.

Wählen Sie als Bezug: anderes Feld, können Sie aus einem anderen Indexierungsfeld Werte auslesen, um z. B. die Informationen aus einem Barcode auf mehrere Indexierungsfelder zu verteilen. Dieses andere Indexierungsfeld darf sich selbst dabei nicht auf ein weiteres Indexierungsfeld beziehen.

Feld

Beschreibung

Bezugsfeld

Das Indexierungsfeld, das ausgelesen wird.

Start

Die Stelle des ersten Zeichens im Indexierungsfeld, das ausgelesen wird.

Länge

Die Anzahl der Zeichen, die ausgelesen werden.

Feldlänge

Die maximale Anzahl der Zeichen, die in das Indexierungsfeld eingetragen werden können.

Für ein Indexierungsfeld wählen Sie einen OCR-Typ. Ein Indexierungsfeld, das auf ein anderes bezogen ist, benötigt keinen OCR-Typ.

OCR-Typ

Beschreibung

Barcode

Barcode-Erkennung

Omnifont

OCR-Erkennung von durch Laserdruck geschriebenen Seiten

Omnifont-Numerisch

OCR-Erkennung von Zahlen. Treten andere Zeichen auf, ist die Erkennung fehlerhaft.

Omnifont-Ersetzung

OCR-Erkennung, bei der Sie statt einer kompletten Feldersetzung eine differenzierte Zeichenersetzung konfigurieren können.

Dotmatrix

OCR-Erkennung von durch Nadeldruck geschriebenen Seiten

ICR

Erkennung von handschriftlichen Zeichen

ICR-Numerisch

Erkennung von handschriftlichen numerischen Zeichen

Abgleich

Das Indexierungsfeld wird leer gelassen, um z. B. von einem Pre- oder Aftercheck-Programm gefüllt zu werden.

Diesen Typ wählen Sie ebenfalls, wenn das Indexierungsfeld manuell ausgefüllt wird.

Markierung

Erkennung schwarzer Ecken. Schwarze Ecken sind geschwärzte Bereiche auf einem Dokument, welche die Erkennung mit einer hohen Wahrscheinlichkeit feststellen kann. Dieses Verfahren wird eingesetzt, um die Qualität der Dokumententrennung zu verbessern.

Sammelabgleich

Felder dieses Typs werden vom Benutzer am Anfang der Validierung ausgefüllt. Der Wert wird dann für alle Dokumente übernommen, kann aber bei der Validierung der einzelnen Dokumente überschrieben werden.

Indexierungsfeldern können Sie über das Feld Listentyp eine Katalogliste zuordnen, die zuvor in enaio® editor erstellt und einem Feld zugewiesen wurde. Die Eigenschaften der Kataloglisten, beispielsweise Breite und Höhe von Baumkatalogen, richten sich nach den jeweiligen Katalogeinstellungen in enaio® editor. In AXVALID können Sie dann über eine Katalog-Schaltfläche zu diesem Feld die Werte aus der Katalogliste auswählen.

Indexierungsfeldern können Sie die Option Schlüsselfeld zuweisen. Ein erkannter Wert wird dann automatisch für die nächsten Seiten übernommen, solange kein neuer Wert ermittelt wird.

Der automatisch übernommene Wert wird in AXVALID aber nicht angezeigt, sondern erst für die folgenden Schritte – Dokumententrennung und Import – verwendet. Trägt ein Benutzer einen Wert in ein Schlüsselfeld von AXVALID ein, wird dieser Wert ebenfalls für die Dokumententrennung und den Import der nächsten Seiten übernommen, solange kein neuer Wert ermittelt oder eingetragen wird.

Schlüsselfelder sind in AXVALID nicht gekennzeichnet. Informieren Sie deshalb den Benutzer, wenn Sie diese Option verwenden.

Kennzeichnen Sie mehrere Felder jeweils als Gruppenfeld, wird bei der Validierung überprüft, ob diese Gruppenfelder entweder alle ausgefüllt sind beziehungsweise alle nicht ausgefüllt sind. Ist dies nicht der Fall, erhält der Benutzer einen Hinweis, sobald er zu einem anderen Dokument blättert.

Bei Feldern mit der Eigenschaft Vorbelegung durch letzten Wert wird bei der Anzeige der Seite in der Validierung jeweils der zuletzt eingetragene Wert voreingetragen und farblich gekennzeichnet und kann mit übernommen werden.

Markieren Sie die Option Bei Verarbeitung Bestätigung einholen, kann der Benutzer in AXVALID den Festwert pauschal für alle Seiten ändern.

Festfeldattribute

Über die Registerkarte Festfeldattribute definieren Sie Festfelder, d. h. Indexierungsfelder, bei denen Sie einen Wert vorgeben.

Beschreibung: Regerkennenff.png

Über die Schaltfläche Neu legen Sie neue Festfelder an, über die Schaltfläche Löschen löschen Sie Festfelder. Über die Liste zum Feld Feldname wählen Sie die Festfelder, die Sie bearbeiten wollen.

Festfeldern ordnen Sie einen Typ zu:

Datentyp

Format

Länge

Alphanumerisch

alle Zeichen

maximal 248 Zeichen

Numerisch

{0..9}

maximal 248 Zeichen

Datum

wählbar über Funktion

 

Tragen Sie im Feld Wert den Wert für das Festfeld ein.

Wollen Sie ein Feld anlegen, bei dem der Benutzer einen Wert für alle Dokumente angibt, können Sie ein Feld vom Typ Sammelabgleich einrichten.

Wählen Sie die Option Wert mit Funktion belegen, ordnen Sie dem Festfeld eine Funktion aus der Liste zum Feld Funktion zu. Der entsprechende Datentyp wird automatisch gewählt.

Funktion

Datentyp

aktuelles Datum

Datum

aktuelles Jahr

alphanumerisch

aktuelles Quartal

alphanumerisch

aktuelles JJJJMM

numerisch

aktuelles JJJJMMTT

numerisch

aktueller Monat

alphanumerisch

aktuelles Quartal o. Jahr

alphanumerisch

Markieren Sie die Option Bei Verarbeitung Bestätigung einholen, kann der Benutzer in AXVALID den Festwert pauschal für alle Seiten ändern.

Die einzelnen Festfelder können in AXVALID bearbeitet werden.

Festfelder, die bei der Validierung keine Rolle spielen und auch nicht angezeigt werden sollen, können Sie ebenfalls über den Importassistenten (siehe 'Der Importassistent') einrichten.

Feldersetzungen/Zeichenersetzungen

Auf der Registerkarte Feldersetzungen weisen Sie indexierten Feldern, abhängig vom Wert, einen anderen Wert zu. Ersetzt wird immer nur der komplette Feldwert durch den Ersetzungswert.

Aus der Liste zum Feld Feldname wählen Sie ein Indexierungsfeld.

Im Feld Feldwert tragen Sie den Wert ein, der automatisch ersetzt wird.

Im Feld Ersetzungswert tragen Sie den Wert ein, der den oberen Wert ersetzt.

Über die Pfeil-Schaltfläche tragen Sie die Kombination aus Feldwert und Ersetzungswert in die Liste im unteren Bereich ein. Sie können weitere Kombinationen hinzufügen. Der untere Bereich kann nicht bearbeitet werden. Wollen Sie Kombinationen ändern oder löschen, können Sie diese markieren und mit der Pfeil-Schaltfläche aus der Liste austragen.

Bei Feldern mit dem OCR-Typ Omnifont-Ersetzung ist eine Ersetzung von Zeichenfolgen innerhalb der Feldwerte möglich. Mehrere Zuordnungen von Zeichenfolge und Ersetzungswert sind möglich. Diese Zuordnungen werden in der aufgelisteten Reihenfolge von oben nach unten abgearbeitet.

Beschreibung: Regerkennenerszeichen.png

Regex

Sie wählen ein Feld aus und geben einen regulären Ausdruck ein. Ein durch die Texterkennung erkannter Text wird durch diesen regulären Ausdruck gefiltert.

Beschreibung: regex.png

Diese Funktion steht nur für die Zusammenarbeit mit der Text- und der Barcode-Erkennung zur Verfügung.

Dokumententrennung

Auf der Registerkarte Dokumententrennung geben Sie Kriterien an, nach denen die einzelnen gescannten Seiten zu Dokumenten zusammengefasst werden.

Wählen Sie aus der Liste zum Feld Trennung nach als Kriterium:

  • nach Seitenanzahl
  • Feldwert
  • Wertänderung

Das gewählte Kriterium spezifizieren Sie über die folgenden Felder.

Die Kriterien für die Dokumententrennung können nicht kombiniert werden.

Dokumententrennung nach Seitenanzahl

Beschreibung: Regdokseitenanzahl.png

Falls alle Dokumente die gleiche Seitenanzahl haben, tragen Sie diesen Wert in das Feld Seitenanzahl ein.

Tragen Sie im Feld Ausschluss-Seite(n) die Seiten ein, die nicht in das neue Dokument übernommen werden sollen.

Beispiel: 1;4;9-11

Dokumente, bei denen ein markiertes Pflichtfeld beim Import leer ist, werden nicht importiert, sondern verbleiben im Batch.

Dokumententrennung nach Feldwerten

Beschreibung: Regdokfeldwert.png

Bei der Trennung nach Feldwert, geben Sie Bedingungen für Indexierungsfelder an. Ist eine Bedingung auf einer Seite erfüllt, beginnt mit dieser Seite ein neues Dokument. Alle folgenden Seiten werden dem Dokument zugerechnet, bis eine andere oder die gleiche Bedingung erneut erfüllt ist. Das erste Dokument beginnt mit der ersten Seite.

Eine Feldwertbedingung besteht aus dem Feld, dem Vergleichsoperator ('=', '<', '<=', '>', '>=', 'IsNull', 'IsNotNull') und dem Wert. Die Einträge in diesen Feldern übertragen Sie über die Schaltfläche Hinzufügen in die Liste der Feldwertbedingungen. Mehrere Feldwertbedingungen werden logisch durch ODER verknüpft.

Wählen Sie für Ausschluss-Seite(n) einen Wert ungleich '0', werden die ersten n-Seiten ab Dokumentenbeginn nicht in das neue Dokument übernommen.

Dokumente, bei denen ein markiertes Pflichtfeld beim Import leer ist, werden nicht importiert, sondern verbleiben im Batch.

Dokumententrennung nach Wertänderungen

Beschreibung: Regdokwertaenderung.png

Bei der Trennung nach Wertänderung geben Sie Indexierungsfelder an, bei denen eine Wertänderung den Anfang eines neuen Dokuments kennzeichnet. Folgt einem indexierten Feld einer Seite ein leeres Feld auf der nächsten Seite, wird die Seite immer der Seite mit dem letzten erkannten Wert zugeordnet.

Markieren Sie die Option Jeder erkannte Wert trennt, so findet kein Vergleich mit dem Inhalt des letzten Wertänderungsfelds statt und ein beliebiger Eintrag in dem Wertänderungsfeld wird als Trennungskriterium genommen. Ein leeres Feld ist dabei kein Trennungskriterium.

Wählen Sie für Ausschluss-Seite(n) einen Wert ungleich '0', so werden die ersten n-Seiten ab Dokumentenbeginn nicht in das neue Dokument übernommen.

Dokumente, bei denen ein markiertes Pflichtfeld beim Import leer ist, werden nicht importiert, sondern verbleiben im Batch.

Das Kontrollkästchen 'Dokumentanfang'

Sie können ein Kontrollkästchen für die Dokumententrennung einrichten, das bei der Validierung manuell oder auch skriptgesteuert markiert werden kann und dadurch den Anfang eines Dokuments kennzeichnet.

Beschreibung: osstartdocfeldvalid.bmp

Das Kontrollkästchen Dokumentanfang wird automatisch bei der Validierung an oberster Stelle im Datenbereich angezeigt.

Dazu richten Sie ein Feld mit folgenden Attributen ein:

Feldname osstartdoc,

Datentyp alphanumerisch,

OCR-Typ Abgleich,

Länge 1.

 

Beschreibung: osstartdocfeld.png

Auf der Registerkarte Dokumententrennung geben Sie dieses Feld als Wertänderungsfeld an:

Trennung nach Wertänderung,

Wertänderung osstartdoc,

Zusätzlich markieren Sie die Option Jeder erkannte Wert trennt.

 

Beschreibung: osstartdocfeldtrennung.png

Import

Auf der Registerkarte Import geben Sie im Feld ODBC-Verbindung eine Datenquelle an, durch die eine Datenbanktabelle für das Erkennen erzeugt wird. In der Datenbanktabelle sind die Seiten, Indexierungsfelder und Indexierungswerte einander zugeordnet. Das Tabellen-Verzeichnis muss im Verzeichnis ...\ASINDEX\AxIndex.dat liegen.

Von der eingesetzten Datenbank hängt ab, wie viele Zeichen ein alphanumerisches Feld enthalten kann (siehe 'Feldattribute').

Die Seiten können im enaio®-Format abgelegt werden oder als PDF-Dateien. Falls FineReader installiert und entsprechend lizenziert ist, werden PDF-Dateien erzeugt, deren Text markiert und kopiert werden kann. Falls nicht, sind die PDF-Dateien Bilddateien mit PDF-Header.

Wählen Sie das enaio®-Format, werden die Seiten in den modulspezifischen Standard-Dateiformaten, aber mit archivspezifischen Endungen gelegt.

Im Bereich AxPartDc können Sie ein Ziel- und ein temporäres Verzeichnis für AXPARTDC angeben (siehe 'AXPARTDC').

In das Zielverzeichnis werden die dBase-Dateien gelegt, die Bilddateien werden in Unterverzeichnissen gelegt, die mit der Batch-ID bezeichnet sind.

Mit der Option Batchnamen für Unterverzeichnisse verwenden wird festgelegt, dass die angegebenen Batchnamen statt der Batch-ID für die Bezeichnung der Unterverzeichnisse verwendet werden und die entsprechenden dBase-Dateien ebenfalls in die Unterverzeichnisse gelegt werden.

Falls von mehreren Arbeitsplätzen Daten in ein zentrales Verzeichnis gelegt werden, müssen die Verzeichnisnamen eindeutig sein.

Über die Schaltfläche Datenbank öffnen Sie den Importassistenten, über den Sie den Dokumenten enaio®-Dokumenttypen zuordnen und den Standort im Archiv festlegen.

Der Importassistent

Der Importassistent bietet viele Möglichkeiten Daten in das Archiv zu importieren. Er wird ebenfalls für die Konfiguration von automatischen Aktionen des Typs 'Daten- / Dokumentenimport' verwendet. Einige Optionen dienen dem Import von Daten, nicht aber dem Import von Dateien. Diese Optionen sind im Folgenden nicht ausführlich beschrieben, da in der Regel mit enaio® capture Dokumente importieren werden.

System-ID

Im ersten Dialog des Importassistenten können Sie eine System-ID für alle Dokumente angegeben. Dokumente mit einer System-ID bestehen in enaio® nur aus der Indexierung. Die Dateien selbst haben einen Standort in einem anderen Archivsystem. Über die System-ID wird ein Querverweis auf dieses Archivsystem eingerichtet. Für den Import von Bilddateien benötigen Sie keine System-ID.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.

Festfelder

Über den zweiten Dialog können Sie weitere Festfelder einrichten. Festfelder, die Sie über AXRCCONF anlegen (siehe 'Festfeldattribute'), können bei der Validierung angezeigt und bearbeitet werden. Festfelder, die Sie mit dem Importassistenten anlegen, werden erst beim Import erzeugt.

Bei der Konfiguration von Festfeldern geben Sie ebenfalls einen Datentyp an, einen Wert oder eine Funktion.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.

Objektverbindungen

In enaio® können Sie Objekte die Sie importieren wollen, über eine Notiz mit anderen Objekten verbinden.

So erstellen Sie Objektverbindungen:

1.

Wählen Sie die Option Neue Objektverbindung erstellen und geben Sie einen Namen für die Objektverbindung ein.

Beschreibung: iaobjektverbindung.png

Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.

2.

Markieren Sie den Objekttyp, auf den Sie über die Notizen der importierten Dokumente verweisen wollen.

Beschreibung: iaverbindungsobjekt.png

Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.

3.

Erstellen Sie eine oder mehrere Feldzuordnungen.

Über die Feldzuordnungen geben Sie an, mit welchen Daten der Importfelder eine Recherche in den Objektfeldern der Objekte des gewählten Typs durchgeführt werden soll. Auf die Objekte, die so ermittelt werden, kann über die Notizen der importierten Dokumente verwiesen werden.

Beschreibung: iaverbindungfeldzuordnung.png

Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.

Der Dialog Objektverbindungen wird erneut angezeigt, die eingerichtete Objektverbindung ist aufgelistet. Sie können weitere Objektverbindungen erstellen. Benötigen Sie keine weiteren Objektverbindungen, markieren Sie die Option Objektverbindungen überspringen und klicken auf Weiter.

In weiteren Dialogen des Importassistenten erstellen Sie bei den Feldzuordnungen eine Zuordnung zwischen dem Objektfeld 'Notiz' und der erstellten Objektverbindung.

Beschreibung: notizimportzuordnung.png

Sie legen ebenfalls fest, wie der Import verläuft, falls bei der Recherche nach Objekten für die Notizverbindung kein Treffer erzielt wurde oder mehrere Treffer erzielt wurden.

Beschreibung: notizimporttreffer.png

Objektauswahl

Nach den Objektverbindungen folgt zuerst die Schrankauswahl.

Beschreibung: schrankauswahl.png

Statt in einen Schrank können Dokumente ebenfalls in die Ablage importiert werden. Von dort kann sie dann der Benutzer in enaio® client an den gewünschten Standort verschieben.

Sie können mehrere Schränke auswählen

Nach der Schrankauswahl folgt die Objektauswahl.

Beschreibung: objektauswahl.png

Sie wählen für jeden Schrank den Dokumenttyp, für den Sie Dokumente aus den Importdaten erzeugen wollen und optional Registertypen und den Ordnertyp.

Wählen Sie weder Registertypen noch den Ordnertyp, benötigen Sie im Archiv Dokumente des gewählten Dokumenttyps, um über deren Standort den Standort für die Importdokumente festzulegen.

Feldzuordnungen

Danach erstellen Sie Feldzuordnungen für alle gewählten Objekte.

Beschreibung: feldzuordnung.png

Sie ordnen den von Ihnen erstellen Importfeldern Felder aus der Objektdefinition der gewählten Objekttypen zu. Für jeden gewählten Objekttyp erstellen Sie Feldzuordnungen. Für die Bilddatei ordnen Sie dem Importfeld Bitmaps das Objektfeld Bilddateiname zu.

Mit den Daten der Importfelder werden so Objekte erzeugt, die in den Objektfeldern entsprechend indexiert sind.

Kennzeichnen Sie keine Feldzuordnungen als Suchfelder, werden immer neue Objekte erzeugt. Kennzeichen Sie Feldzuordnungen als Suchfelder, wird über die Zuordnung eine Recherche gestartet. Die neuen Objekte können relativ zum Standort der gefundenen Objekte abgelegt werden oder die Importdaten die gefundenen Objekte aktualisieren. Die Aktion legen Sie über den Folgedialog Objektaktion fest.

Eine Feldzuordnung kennzeichnen Sie über das Kontextmenü oder den Dialog Eigenschaften als Suchfeld. Den Dialog öffnen Sie über die entsprechende Schaltfläche.

Objektaktion

Falls Sie Suchfelder konfigurieren, legen Sie im Dialog Objektaktionen fest, welche Aktionen bei einem, mehreren oder keinem Treffer ausgeführt werden.

Beschreibung: objektaktion.png

Bei einem Treffer:

    Indexdaten aktualisieren

Die Indexdaten des gefundenen Objekts werden mit den Importdaten aktualisiert.

    Indexdaten nicht aktualisieren

Die Indexdaten des gefundenen Objekts werden nicht aktualisiert.

    Masterinsert durchführen

Ist das gefundene Objekt ein Dokument ohne Seiten, werden die Indexdaten aktualisiert und das Bild zugeordnet.

Ist das gefundene Objekt ein Dokument mit Seiten, wird am Standort ein neues Dokument angelegt.

    Neuen Indexdatensatz anlegen

Am gefundenen Standort wird ein neues Objekt mit der Indexierung des Importdatensatzes angelegt.

Bei mehreren Treffern:

    Aktuellen Datensatz nicht in diesen Schrank importieren

Es wird weder ein neues Objekt angelegt noch ein Objekt in diesem Schrank aktualisiert.

    Erstes Trefferobjekt nehmen und Aktion "Bei einem Treffer oder bekannter Standort" ausführen

Es wird der erste Treffer genommen und die dort festgelegte Aktion ausgeführt.

    Indexdaten des ersten Trefferobjekts aktualisieren

Die Indexdaten des ersten Treffers werden mit den Importdaten aktualisiert.

    Keine Aktion durchführen

Es wird keine Aktion für diesen Objekttyp ausgeführt.

    Kopien löschen

Diese Option geht davon aus, dass mehrere identische Ordner ohne Inhalt oder Dokumente ohne Seiten gefunden wurden. Dann bleibt nur jeweils ein Objekt erhalten.

    Neuen Indexdatensatz anlegen (Standort des ersten Trefferobjekts)

Am Standort des ersten Trefferobjekts wird ein neues Objekt mit der Indexierung des Importdatensatzes angelegt.

Bei keinem Treffer:

    Aktuellen Datensatz nicht in diesen Schrank importieren

Es wird weder ein neues Objekt angelegt noch ein Objekt aktualisiert.

    Fehlermeldung erzeugen

Der Datensatz wird als fehlerhaft markiert. Der Import geht mit dem nächsten Datensatz weiter.

    Keine Aktion durchführen

Es wird keine Aktion für diesen Objekttyp ausgeführt.

    Neuen Indexdatensatz anlegen

Es wird ein neues Objekt mit der Indexierung des Importdatensatzes angelegt. Der Standort wird über die Daten des Importdatensatzes festgelegt.

Für jeden Fall legen Sie fest, ob die nächste Aktion ausgeführt werden soll. Die nächste Aktion wäre ein Import von Daten in einen weiteren Schrank.

Sie geben ebenfalls an, ob Suchfelder eingeschlossen werden. Sind Suchfelder eingeschlossen, werden ebenfalls die Indexdaten in den Suchfeldern aktualisiert.

Dokumentdatei-Verarbeitung

Für die Dokumentdateien legen Sie fest, wie mit diesen bei bereits vorliegenden Dokumenten verfahren wird. Sie geben an, ob bereits vorhandene Dokumentdateien ersetzt werden, die vorhandenen beibehalten werden oder ob die neuen Dokumentdateien angehängt werden.

Beschreibung: dokdateiverarbeitung.png

Die Notation ist immer die 'AS Notation', einen Pfad zu Dokumentdateien geben Sie nicht an.

Bei Container-Dokumenten öffnen Sie über die Schaltfläche Container den Container-Eigenschaftsdialog und legen dort, wie auch beim Anlegen eines Container-Dokuments in enaio® client, die Eigenschaften fest. Der Container wird als ZIP-Archiv verwaltet und kann beliebige Dateiformate aufnehmen.

Dokumentdateien können signiert werden, falls Sie auf ein entsprechendes Signatursystem zugreifen können. Die Signatur erfolgt über den Autosigner von Mentana, der lokal am Arbeitsplatz oder als WebService laufen kann.

Dokumente im TIFF-, JPEG- oder PDF-Format können Sie mit einer Kennzeichnung versehen. Dazu markieren Sie die entsprechende Option und öffnen über die Schaltfläche Kennzeichen einen Dialog, in dem Sie die Eigenschaften der Kennzeichnung festlegen können.

Reihenfolge

Haben Sie Suchfelder und Objektaktionen für mehrere Objekttypen konfiguriert, legen Sie ebenfalls die Reihenfolge fest, in der die Recherche nach Objekten über die Suchfelder erfolgt und die Objektaktionen ausgeführt werden.

Beschreibung: reihenfolge.png

Geben Sie eine Priorität in der Reihenfolge Ordner/Register/Dokument an, werden zuerst Ordner gesucht und die Ordner-Objektaktionen ausgeführt, dann Register relativ zum Ordner und dann Objekte relativ zum Register oder Ordner.

Geben Sie eine andere Priorität an, werden Objektaktionen nicht relativ zueinander ausgeführt.

Workflowprozess anschließen

An jeden Datenimport können Sie den Start eines Workflowprozesses anschließen. Der Workflowprozess wird mit der Übergabe von Importdaten gestartet. Von den Objekten, die Sie mit dem Datenimport erzeugen, können Verweise in die Workflowakte eingefügt werden.

Beschreibung: workflowkonfiguration.png

VB-Skripte

Nach dem Import oder nach jedem importieren Datensatz kann ein VB-Skript ausgeführt werden.

Sie können ein vorliegendes Skript laden oder über den Zwischenspeicher in den Skriptbereich kopieren und dort bearbeiten.

Beschreibung: vbskripteinbinden.png

Datenbankstatistik

Hier legen Sie fest, ob und wie die Datenbankstatistik aktualisiert werden soll. Die Datenbankstatistik hat einen großen Einfluss auf die Performance der Datenbank.

Beschreibung: datenbankstatistik.png

Sie können folgendes einstellen:

    Datenbankstatistik zyklisch aktualisieren

Sie geben im Feld alle ... Datensätze ein, nach wie vielen Datensätzen die Aktualisierung stattfinden soll.

    Datenbankstatistik nach erfolgtem Import aktualisieren

Es wird nach Ende des Imports eine Aktualisierung durchgeführt.

Protokolleinstellungen

Bei jedem Import wird, unabhängig von der Protokollierung im enaio®-System, im Importverzeichnis eine Protokolldatei osimplog.xml erstellt. Kann nicht in das Importverzeichnis geschrieben werden, wird die Datei in das lokale Arbeitsverzeichnis geschrieben. Erzeugt wird ebenfalls automatisch das Stylesheet osimplog.xslt, über das die Protokolldatei als HTML-Datei übersichtlich angezeigt werden kann.

Falls ein Import aufgrund von Fehlern abgebrochen wird, kann der Import über die Informationen aus der Protokolldatei und der Importablaufsicherungsdatei (s. u.) nach dem Korrigieren der Daten erneut gestartet und an der Abbruchstelle fortgesetzt werden.

Beschreibung: protokolleinstellung.png

Folgende Einstellungen sind möglich:

    Fehlerhafte Datensätze sichern

Fehlerhafte Datensätze werden gesichert. Die Datei wird in das Batch-Verzeichnis geschrieben, der Name der Datei trägt die Bezeichnung name_err.

Fehlerhafte Datensätze sind Daten, deren Datenbankformat nicht mit den Einstellungen kompatibel ist.

Optional können sie im Feld Fehlerhafte Datensätze sichern in Datei eine Datei angeben, in die gesichert werden soll, und Kopien der Bilddateien erzeugen.

    Importierte Datensätze sichern

Korrekt importierte Datensätze werden gesichert. Die Datei wird in das Batch-Verzeichnis geschrieben.

Optional können sie im Feld Importierte Datensätze sichern in Datei eine Datei angeben, in die gesichert werden soll, und Kopien der Bilddateien erzeugen.

    Importablaufsicherungsdatei erstellen

Eine Ablaufsicherungsdatei wird geschrieben. Die Datei wird im binären Format erstellt und in das Batch-Verzeichnis geschrieben.

Optional können sie im Feld Importablaufsicherungsdatei erstellen in Datei eine Datei angeben, in die gesichert werden soll.

    Vorhergehende Importlaufeinträge aus der Importlaufprotokollierung löschen

Die Protokolldatei osImpLog.xml wird nicht fortlaufend erweitert, sondern für jeden Importablauf wird nur die letzte Import-Zusammenfassung gespeichert.

Optional können Sie über die Schaltfläche Email versenden einstellen, dass Sie über Importfehler per E-Mail benachrichtigt werden.

Zusammenfassung

Zum Abschluss wird eine Zusammenfassung Ihrer Importeinstellungen angezeigt.

Sie können zwischen der Tabellarischen Ansicht und der XML-Ansicht wählen, die Daten drucken und speichern.

Beschreibung: zusammenfasssung.png

Klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig stellen, wird die Konfiguration gespeichert.

AXICSRV

Wenn die Kofax-Engine installiert und konfiguriert wurde und Sie AXICSRV als Konfigurationsprogramm von AXICSRV eintragen, können Sie auf Kofax-Filter zugreifen und die Eigenschaften von Barcodes angeben.

Ohne die Kofax-Engine werden keine Konfigurationsoptionen angeboten.

Starten Sie AXICSRV im Konfigurationsmodus, wird das folgende Fenster geöffnet:

Die aufgelisteten Filter können vor dem Erkennen angewandt werden. Markieren Sie das Kontrollkästchen Bilddateien verändert wegschreiben, werden die Bilddateien den Einstellungen der Filter entsprechend gespeichert.

Doppelklicken Sie auf einen Eintrag aus der Liste, um einen Filter auszuwählen und zu konfigurieren.

Über den Eintrag Barcode geben Sie die Eigenschaften von Barcodes an.

Die Filter entsprechen denen im Kofax-Scandialog.

Die gewählten Einstellungen werden konfigurationsspezifisch gespeichert.

AXVBINAB

Mit AXVBINAB gleichen Sie Daten in der enaio® capture-Datenbank mit Daten aus einer externen Datenbank ab.

Schema:

Für AXVBINAB geben Sie als Konfigurationsprogramm AXVBINAB an. Sie geben Verbindungsdaten zur Datenbank an und für den Abgleich Anfrage- und Abgleichfelder.

Verbindungsdaten

Starten Sie AXVBINAB im Konfigurationsmodus, wird der Dialog Externe Datenquelle wählen geöffnet.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Auswahl der Datenverbindung, um die externe Datenbank anzugeben.

Geöffnet wird der Dialog Datenverknüpfungseigenschaften mit den folgenden Registerkarten.

Registerkarte 'Provider'

Entsprechend der externen Datenbank, die Ihre Abgleichdaten enthält, wählen Sie den Provider aus.

Registerkarte 'Verbindung'

Sie geben die Verbindungsdaten an. Die Verbindung können Sie testen.

Registerkarte 'Erweitert'

Sie geben Netzwerkeinstellungen und Timeout an.

Registerkarte 'Alle'

Auf dieser Registerkarte sind die Daten zusammengefasst.

Einträge können Sie markieren und die Werte bearbeiten.

Anfrage- und Abgleichfelder

Nachdem Sie die Verbindungsdaten mit OK bestätigt haben, werden die Datenbank-Informationen angezeigt.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. Und wählen Sie den Modus: Expert oder Assistent.

Im Expert-Modus geben Sie ein SQL-Statement für den Abgleich an.

Im Assistent-Modus wählen Sie die Spalten und Felder zum Abgleich aus.

Wenn Sie den Expert-Modus wählen, dann geben Sie im folgenden Dialog ein SQL-Statement für den Abgleich an und erstellen danach die Update-Anweisung.

Wenn Sie den Assistent-Modus wählen, dann geben Sie im nächsten Schritt an, welche Tabellenspalten der externen Datenquelle für den Abgleich verwendet werden:

Markieren Sie links die gewünschten Tabellenspalten der externen Datenquelle und übertragen Sie diese über die Pfeil-Schaltfläche in die Liste rechts.

Sie benötigen mindestens eine Spalte, die mit einem Wert aus der enaio® capture-Datenbank angefragt wird und mindestens eine Spalte, die den Wert enthält, der in die Abgleichspalte der enaio® capture-Datenbank übertragen wird.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter, um Bedingungen anzugeben:

Hier geben Sie an, welche Spalte aus der externen Datenbank mit welchem Wert angefragt wird. Sie können mehrere Anfragen logisch verknüpfen.

Beim Ausführen wird mit dem ersten Treffer die Anfrage beendet.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter, um anzugeben, welche Spalte der externen Datenquelle den gewünschten Wert enthält und in welche Spalte der enaio® capture-Datenbank dieser Wert übertragen werden soll.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. Auf der folgenden Seite sehen Sie eine Zusammenfassung. Über die Schaltfläche Fertigstellen speichern Sie die Konfiguration.