enaio® repository-manager

Gültig für: enaio® Version 10.0

enaio® repository-manager stellt die Verbindung zwischen SAP und dem enaio®-System her und organisiert und verwaltet die gegenseitige Ablage und Bereitstellung von Dokumenten in enaio® und SAP.

Datenmodell in enaio®

Das Datenmodell in enaio® besteht aus zwei Strukturen. Zum einen aus der technischen Struktur, die für die eigentliche Datenhaltung verantwortlich und generischer Natur ist, und zum anderen aus der öffentlichen Struktur, die aus einer kundenspezifischen Objektdefinition besteht. Die eigentlichen Dokumente, die sich in der technischen Struktur befinden, werden in der öffentlichen Struktur mit Hilfe von Verweisdokumenten referenziert.

Die technische Objektdefinition enthält einen oder mehrere Ordner eines Typs, wobei der Typ entsprechend dem SAP Content Repository benannt sein sollte. In einem solchen Ordner befinden sich nun konkrete Dokumente, wie z. B. Rechnungen.

Auf diese Dokumente kann in der kundenspezifischen Objektdefinition, auch als 'sprechende Struktur' bezeichnet (z. B. Kunde – Projekt – Rechnung), mittels eines typübergreifenden Verweisdokuments (Darstellung als grüner Pfeil) referenziert werden.

Die Anlage dieser Verweise erfolgt über das Modul enaio® data2ecm.

Die Bezeichnung der technischen und der sprechenden Objektdefinition bezieht sich hier ebenso auf die Zugriffsrechte der Benutzerkonten. Für die technische Objektdefinition sollte ausschließlich für den technischen Benutzer der Zugriff vollständige bestehen. Der technische Benutzer ist als Standard der Benutzer 'root' und kann geändert werden. Für die Objektdefinition sind vollständige Zugriffsrechte für den technischen Benutzer notwendig.
Sie können mehr als ein Repository im enaio®-System einrichten, wobei jedes Repository einen eigenen technischen Schrank darstellt, der so benannt werden sollte, dass eine Beziehung zu dem SAP Repository hergestellt werden kann (z. B. SAP_P01_E1).

Technische Objektdefinition

Da technische Objektdefinition wird als Datei mit installiert. Die XML-Datei befindet sich im Installationverzeichnis \working-dir\obj-def mit der Bezeichnung asobjdef_GenericCR.xml und kann von dort über enaio® editor in das enaio®-System importiert werden.

Die technische Objektdefinition für ArchiveLink besteht aus einem Schrank der über die folgenden Felder verfügt:

Feldname

Beschreibung

Content Repository

Bezeichnung des Repositories

ArchiveLink Version

Versionsnummer des ArchiveLink-Protokolls (z. B. 0046)

Document protection

Schutz des Dokuments, eine beliebige Kombination der Operationen 'r' (read) 'c' (create) 'u' (update) 'd' (delete) legt die ArchiveLink-'ACL' (AccessControlList) fest. Wenn SAP beim Anlegen eines Dokuments keine Informationen mitgibt, gilt der in der KGS-Konfigurationsoberfläche festgelegte Standardwert (typischerweise 'rcud': das Dokument ist also bei allen Operationen geschützt).

DocID

Die Dokumenten-ID, die das SAP-Dokument eindeutig identifiziert.

Creation Date/Time

Datum bzw. Zeit der Erzeugung.

Last modification Date/Time

Datum bzw. Zeit der letzten Änderung.

Barcode

Optional: Temporäre eindeutige ID, mit deren Hilfe ein in enaio® liegendes Dokument einem Geschäftsvorfall im SAP-System zugeordnet werden kann.

Barcode sent to R/3

Diese Dokumenteigenschaft gibt an, ob der Barcode und damit das Dokument bereits an SAP gemeldet wurden.

Legal hold lock

Gibt an, dass sich auf dem Dokument eine Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen (Vernichtungsstopp) befindet, welche die Löschung des Dokuments und seiner Komponenten verhindern soll.

Diese Eigenschaft wurde mit Version 7.0 eingeführt. Sie ist nur im Zusammenhang mit speziellen Szenarien aktiv.

Expiration date

Aufbewahrungsfrist für das Dokument und seine Komponenten.

Diese Eigenschaft wurde mit Version 7.0 eingeführt. Sie ist nur im Zusammenhang mit speziellen Szenarien aktiv.

 

Der Schrank enthält die folgenden drei Dokumenttypen:

Dokumenttyp

Haupttyp

Beschreibung

Default Components

W-Dokument

Wird verwendet für allgemeine Dokumente

Scanned Components

S/W-Dokument

Wird verwendet für FAX-Dokumente

Text Components

W-Dokument

Wird verwendet für Text-Dokumente

Wie aus der Tabelle zu sehen ist, werden abhängig vom jeweiligen Dokumenttyp des SAP-Systems ('image/tiff', 'fax' oder 'text') die Dokumente in die entsprechenden Dokumenttypen im enaio®-System gespeichert.

Über die Konfiguration von enaio® repository-manager legen Sie fest, welcher Mime-Typ in welchem enaio®-Objekttyp gespeichert wird. Diese Trennung bietet insbesondere in der Datenhaltung und der Archivierung Vorteile bei der Administration und Performance.

Der Aufbau der einzelnen Dokumenttypen ist bei allen gleich:

Feldname

Beschreibung

Component_ID

Komponenten ID ('data' für Multipage-TIFF Dateien oder data, data1, data2 … für Single-Page-TIFF-Dateien)

Content type

MIME-Type (z. B. image/tiff oder application/pdf)

FileName

Dateiname der 'Quelldatei'. Da diese über das Work-Verzeichnis des Apache Tomcat abgelegt wird, ist dies immer ein temporärer Dateiname.

Creation Date/Time

Datum bzw. Zeit der Erzeugung

Last modification Date/Time

Datum bzw. Zeit der letzten Änderung

ArchiveLink Version

Versionsnummer des ArchiveLink-Protokolls (z. B. 0046)

Application Version

Versionsnummer der Anwendung (z. B. 1.0)

Charset

Zeichensatz (optional)

Compressionstring

Die Komprimierung mit gzip erfolgt durch den Content Server für Komponenten mit einer Dateigröße größer als dem einstellbaren Schwellwert CompressionSize. Dies hat Vorteile bei der Ablage, insbesondere bei Drucklisten, die unkomprimiert größer als 2 GB werden können. Durch vorherige Kompression werden diese typischerweise auf ca. 10% der ursprünglichen Größe reduziert.

Über diese Verwaltungsinformationen kann der Content Server ermitteln, wie groß die Komponente unkomprimiert ist und welche Kompressionsparameter verwendet wurden.

Zuordnung von SAP-Strukturen zu enaio®

Da die Aufgabe von enaio® repository-manager darin besteht, SAP-Strukturen in enaio® abzubilden, ist es notwendig, SAP-Strukturen in der technischen Objektdefinition abzubilden.

enaio®-Objekt

SAP-Objekt

Ordner

Dokument

Dokument

Komponente

ILM

Für ILM wird nur ein Schrank benötigt, der Schrank ist ebenfalls Bestandteil der Objektdefinitionsdatei asobjdef_GenericCR.xml.

  • Schrank/Ordnertyp: SAPILM Collection

  • W-Dokumenttyp: SAPILM Resource

Die ILM-Objekte werden nur von SAP verwaltet. Da die Ablage in einem nicht lesbaren Format erfolgt ist eine Anzeige in enaio® und weiterführende Szenarien mit Verweisdokumenten nicht relevant.