Grundlegende Konzepte und Begriffe
Gültig für: enaio Version 8.50 SP1
Dokumente werden in enaio in einer hierarchische Struktur aus Ordner-, Register- und Dokumenttypen verwaltet. Diese Struktur soll Ihnen besonders die Suche nach Dokumenten erleichtern. Die Ordner-, Register- und Dokumenttypen werden vom Administrator eingerichtet und sind durch ihre Indexdatenmasken gekennzeichnet. Ordner und Register erstellen und indexieren Sie über die eingerichteten Indexdatenmasken. Einmal für die Suche nach den Dokumenten in Ordnern und Registern, und zusätzlich, um in den Indexdatenmasken Daten zu speichern.

Ein Beispiel: Im Schrank Kunden gibt es die Ordner Kunden, in deren Indexdaten die Adressen der Kunden gespeichert sind. In den Ordnern selbst werden die kundenspezifischen Dokumente in aufgabenspezifischen Registern abgelegt.

Den Registertypen sind Ordnertypen zugeordnet. Register eines Typs können also nur in Ordnern eines zugeordneten Typs angelegt werden. Den Dokumenttypen sind ebenfalls Ordnertypen zugeordnet. Dokumente eines Typs liegen also immer in einem Ordner des zugeordneten Typs und optional in Registern.

Darüber hinaus kann der Administrator weitere Objekttyprelationen vorgeben. Mit Objekttyprelationen wird beispielsweise vorgegeben, dass Dokumente eines Typs nur in Registern eines zugeordneten Typs angelegt werden können.

Den Dokumenten wird ein Dokumenttyp zugeordnet. Der Dokumenttyp legt fest, welche Indexdatenmaske für die Suche benutzt wird und welche Indexdaten zum Dokument gespeichert werden. Für die Dokumente legen Sie auch fest, ob sie revisionssicher archiviert werden sollen. Die revisionssichere Archivierung führt der Administrator aus.

Der Dokumenttyp legt ebenfalls fest, welches Modul enaio benutzt. Die Module sind Schnittstellen zu Soft- und Hardware, mit denen Sie Dokumente erfassen und anzeigen lassen. Der Dokumenttyp und die Dokumente sind, je nach Modultyp, mit einem Standardsymbol gekennzeichnet. Der Administrator kann jedem Dokumenttyp aber auch ein eigenes Symbol zuordnen.
Dokumenttypen können modulübergreifend eingerichtet werden. Dann wählen Sie nach dem Indexieren das Modul, mit dem Sie das Dokument erstellen wollen.
Folgende Module können Ihnen zur Verfügung stehen:
Symbol | Modul |
---|---|
|
Modul für Schwarz-/Weiß-Bilder (z. B. gescannte Schriftstücke) |
|
Modul für Farbbilder (z. B. Fotos) |
|
Modul für Graustufenbilder (z. B. Röntgenbilder) |
|
Modul für Filme (AVI- oder MPEG-Dateien) |
|
Modul für Windows-Dokumente (W-Dokumente). W-Dokumente erstellen Sie mit externen Anwendungen, z. B. Microsoft Word |
|
Modul für E-Mails |
|
Modul für XML-Dokumente XML-Dokumente werden administrativ über einen Datenimport erstellt. |
Module müssen ausdrücklich über Lizenzschlüssel lizenziert werden. Wenn ein Modul für Ihren Arbeitsplatz nicht lizenziert ist, werden die zugeordneten Dokumenttypen und Dokumente nicht angezeigt.

Ordner und Register, die Sie anlegen, und Dokumente, die Sie erfassen und in das Archiv legen, benötigen einen Standort und müssen indexiert werden.
Die Indexdatenmasken für die Ordner, die Register und die verschiedenen Dokumenttypen sind vorgegeben. Sie werden vom Administrator in enaio editor erstellt und können dort auch schnell neuen Arbeitsanforderungen angepasst werden.
© Copyright OPTIMAL SYSTEMS 2020. | Impressum und Datenschtz