Varianten verwalten

Gültig für: enaio webclient Version 8.50 SP1

Zu W-Dokumenten können Sie, soweit Sie die entsprechenden Rechte haben, unterschiedliche Varianten erstellen und verwalten. Beispielsweise um Veränderungen zu dokumentieren oder um Änderungen vorzunehmen, die Sie noch nicht jedem Benutzer zugänglich machen wollen.

W-Dokumente mit Varianten sind mit dem Varianten - Symbol Varianten-Symbol gekennzeichnet. Das Symbol ist gelb gefärbt, wenn die aktive Variante von Ihnen zum Bearbeiten geöffnet ist. Das Symbol ist rot gefärbt, wenn die aktive Variante von einem anderen Benutzer zum Bearbeiten geöffnet ist.

Um die Variantenverwaltung eines W-Dokuments zu öffnen, wählen Sie aus dem Kontextmenü des markierten Dokuments den Eintrag Variantenverwaltung - Symbol Variantenverwaltung.

Notizen

Die geöffnete Variantenverwaltung listet alle angelegten Varianten auf. Die Liste besteht aus statischen Spalten, die die Variantenableitung darstellen, und aus Spalten, die Indexdaten der Variantendokumente enthalten. Jede Variante besitzt eigene Indexdaten, die Sie anzeigen lassen und bearbeiten können.

Die statischen Spalten zeigen, ob es sich um eine Haupt-, Neben- oder Untervariante handelt, aus welcher Variante eine Variante entstanden ist, von wem eine Variante angelegt wurde und wann eine Variante angelegt wurde.

Varianten können entweder als Kopie von anderen Varianten angelegt werden oder als Datei in die Variantenverwaltung hochgeladen werden. Sie haben die Möglichkeit Haupt-, Neben- und Untervarianten anzulegen. Das erste Dokument, von dem eine Variante erzeugt wird, ist das Original. Vom Original kann eine neue Hauptvariante erstellt werden. Sobald eine Hauptvariante angelegt ist, können Nebenvarianten erstellt werden. Sobald eine Nebenvariante angelegt ist, können Untervarianten erstellt werden.

Die Bezeichnung der Varianten wird automatisch über eine Nummerierung verwaltet.

Neue Varianten können auch angelegt werden, wenn das Ausgangsdokument oder andere Varianten zum Bearbeiten ausgecheckt sind.

Schritte, mit denen Sie Varianten verwalten können:

  1. Im Kontextmenü eines Objekts auf das Varianten - Symbol Varianten-Symbol klicken.

    Je nach Konfiguration des Systems wird die Variantenverwaltung im selben oder in einem neuen Browser-Tab geöffnet.

  2. Im Kontextmenü der Variantenverwaltung stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

    Symbol Funktion Beschreibung
    Indexdaten anzeigen - Symbol Indexdaten anzeigen Öffnet die Indexdatenmaske der ausgewählten Variante zur Ansicht im Arbeitsbereich.
    Indexdaten bearbeiten - Symbol Indexdaten bearbeiten

    Öffnet die Indexdatenmaske der ausgewählten Variante zum Bearbeiten im Arbeitsbereich.

    Inhalt bearbeiten - Symbol Inhalt bearbeiten Checkt die Dokumentdatei der ausgewählten Variante aus und lädt sie zum Bearbeiten auf den lokalen Rechner herunter. Steht nur zur Verfügung, falls die Variante nicht ausgecheckt ist.

    Einchecken - Symbol

    Einchecken

    Lädt eine Datei in das enaio-System und checkt die ausgewählte Variante wieder ein. Steht nur zur Verfügung, falls die Variante ausgecheckt ist.

    Änderungen verwerfen - Symbol

    Änderungen verwerfen

    Checkt eine zum Bearbeiten ausgecheckte Variante wieder ein, ohne Änderungen zu übernehmen. Steht nur zur Verfügung, falls die Variante ausgecheckt ist.

    E-Mail senden - Symbol

    E-Mail senden

    Versendet die ausgewählte Variante per E-Mail, wahlweise

    • mit der Dokumentdatei in der Anlage, oder
    • mit einem Vorschaulink in der Anlage.
    Variante löschen - Symbol Variante löschen Löscht die markierte Variante. Wird eine aktive Variante gelöscht, aktiviert die Variantenverwaltung die nächstliegende Variante.

    Standort öffnen - Symbol

    Standort öffnen

    Öffnet den Standort der ausgewählten Variante. Steht nur für aktive Varianten zur Verfügung.

    Workflow starten - Symbol Workflow starten Startet einen Workflow. Dabei wird die ausgewählte Variante automatisch in die Workflow-Akte eingefügt.

    Exportieren - Symbol

    Exportieren

    Exportiert die ausgewählte Variante in das lokale Dateisystem, wahlweise

    • die Indexdaten als CSV-Datei,
    • die Dokumentdatei im Originalformat, oder
    • die Dokumentdatei als PDF.

    Wiedervorlagen - Symbol

    Wiedervorlage

    Legt die ausgewählte Variante zu einem angegebenen Zeitpunkt zur Erinnerung im Eingangskorb - Symbol Eingangskorb wieder vor. Steht nur für aktive Varianten zur Verfügung.

    Archivierbar setzen - Symbol / Nicht archivierbar setzen - Symbol

    Archivierbar setzten/ Nicht archivierbar setzten

    Ändert den Archivierungsstatus der ausgewählten Variante in 'archivierbar' bzw. in 'nicht archivierbar'.

    Vorschaulink - Symbol

    Vorschaulink

    Kopiert einen Verweis (URL) auf die ausgewählte Variante in die Zwischenablage.

    Variante aktivieren - Symbol Als aktiv setzen Aktiviert per Mausklick eine Variante. Die aktive Variante ist mit einem Aktivierte Variante - symbol Haken-Symbol gekennzeichnet. Die aktivierte Variante wird nach Verlassen der Variantenverwaltung in Trefferlisten angezeigt und ist über Suchanfragen recherchierbar.
    Neue Hauptvariante - Symbol Neue Hauptvariante

    Kopiert die markierte Variante und legt eine neue Haupt-, Neben- bzw. Untervariante an.

    Im Arbeitsbereich öffnet sich die Indexdatenmaske Variante erstellen mit einer Kopie des Ausgangsdokumentes. Nach dem Ausfüllen der Indexmaske haben Sie die Möglichkeit, die Kopie des Ausgangsdokumentes weiterzuverwenden bzw. auszutauschen. Zum Austauschen löschen Sie das Dokument mit einem Klick auf Löschen - Symbol Löschen und fügen eine Datei aus dem Windows Explorer per Auswahldialog oder per Drag-&-Drop hinzu.

    Neue Nebenvariante - Symbol Neue Nebenvariante
    Neue Untervariante - Symbol Neue Untervariante

Die Variantenverwaltung ist nur für Benutzer zugänglich, die das Recht haben, die Indexdaten und die Dokumente des Dokumenttyps zu bearbeiten. Benutzer mit der Systemrolle 'Client: Variantenverwaltung immer anzeigen' können auch ohne diese Rechte die Variantenverwaltung einsehen.