Standard Ad-hoc-Workflows mit Lauflisten nutzen
Gültig für: enaio webclient Version 8.50 SP1
Der Standard Ad-hoc-Workflow verfügt - im Unterschied zum strukturierten Workflow - über frei kombinierbare, aufeinander abgestimmten Aktivitäten. Mit ihrer Hilfe können Sie spontan und unkompliziert Workflows für unterschiedliche Verwendungszwecke modellieren. Beispielsweise für Freigaben, für Abstimmungen oder für die Aufgabenverteilung. Um diese Funktion nutzen zu können, starten Sie einen Standard Ad-hoc-Workflow, wechseln Sie in den Eingangskorb 'Meine Eingänge' und öffnen Sie den ersten Arbeitsschritt des Workflows, die 'Initialisierung'.
Ein zum Bearbeiten geöffneter Arbeitsschritt besteht aus einer Workflow-Maske 'Datenblatt' und einer Workflow-Akte. Er kann außerdem zusätzliche Elemente, wie z. B. ein Workflow-Protokoll oder eine Laufliste, enthalten. Über das Pfeil-Symbol in der Kopfzeile können Sie zwischen den Bereichen 'Datenblatt', 'Akte', 'Protokoll' etc. hin und her wechseln.

Das 'Datenblatt' zeigt die Workflow-Maske des geöffneten Arbeitsschritts. Es enthält mehrere bearbeitbare Felder:
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Betreff
Das Feld 'Betreff' muss beim erstmaligen Bearbeiten des Arbeitsschritts 'Initialisierung' ausgefüllt werden. Es kennzeichnet alle Arbeitsschritte des Workflows im Eingangskorb.
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Bemerkung
Das Feld 'Bemerkung' wird in allen Arbeitsschritten angezeigt. Einträge werden auch in die 'Notizhistorie' übertragen.
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Abstimmungsoptionen
Über das Feld 'Abstimmungsoptionen' können Optionen für eine Abstimmung zusammengestellt werden. Die hier eingetragenen Abstimmungsoptionen werden im Arbeitsschritt 'Abstimmung' in einem Listenkatalog angezeigt, aus dem die Teilnehmer die gewünschte Option wählen können. Das Ergebnis einer Abstimmung wird im Arbeitsschritt 'Kenntnisnahme' auf der Registerkarte 'Abstimmungsergebnis' angezeigt.
Das Feld 'Lauflistenbemerkung' zeigt den Eintrag an, der in der Laufliste als Bemerkung für die jeweilige Aktivität angegeben wurde.
Die Registerkarte 'Notizhistorie' wird in allen Arbeitsschritten angezeigt und enthält Informationen, wie z. B. den Workflow-Initiator, den Startzeitpunkt des Workflows und welcher Teilnehmer wann welchen Arbeitsschritt weitergeleitet hat. Zu dem listet die Notizhistorie die Mitteilungen auf, die die Teilnehmer in den verschiedenen Arbeitsschritten eingegeben haben.
Je nach Aktivität kann das Datenblatt weitere Felder oder Registerkarten aufweisen.

Die Akte enthält die Objekte, die beim Start des Workflows markiert wurden oder die während eines Arbeitsschritts hinzugefügt wurden. Weitere Informationen zur Workflow-Akte finden Sie unter Mit Workflows arbeiten.

Im Protokoll werden alle Arbeitsschritte des Taskflows für alle Teilnehmer sichtbar protokolliert. Neben Datum, Uhrzeit, Art der Aktivität und prozessverantwortlichen Benutzer werden in der Spalte 'Protokoll' auch die Ergebnisse der Aktivitäten 'Freigabe', 'Prüfung' und 'Kenntnisnahme' der einzelnen Teilnehmer festgehalten.

Der Bereich 'Laufliste' enthält verschiedene Aktivitäten, die Sie zu einer Laufliste verbinden können. Diese Lauflisten können Sie speichern und als Lauflistenvorlagen wiederverwenden.

Für das Hinzufügen von Aktivitäten haben Sie zwei Optionen:
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Aktivitäten einzeln hinzufügen
Die erste Aktivität erstellen Sie mit einem Klick auf das gerahmte
Plus-Symbol. Daraufhin wird eine Gruppe mit einer Aktivität hinzugefügt. Dieser Gruppe können Sie weitere Aktivitäten hinzufügen, indem Sie auf das blaue
Plus-Symbol klicken. Die nächste Gruppe mit einer Aktivität erstellen Sie, indem Sie wieder auf das gerahmte
Plus-Symbol klicken.
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Lauflistenvorlagen hinzufügen
Lauflistenvorlagen sind gespeicherte Lauflisten. Sie werden Ihnen über den Vorlagenauswahlbereich zur Verfügung gestellt.
Den Vorlagenauswahlbereich öffnen Sie, indem Sie auf das
'Weitere Aktionen'-Symbol klicken. Im Vorlagenauswahlbereich werden Ihnen öffentliche Lauflistenvorlagen angeboten, die allen Teilnehmern zur Verfügung stehen, und private Lauflistenvorlagen, die nur Sie nutzen können.
Die Aktivitäten werden in einer Liste, in Gruppen zusammengefasst, aufgelistet. Sie können beliebig kombiniert und auch mehrfach ausgeführt werden. Mehrere Aktivitäten in einer Gruppe werden parallel ausgeführt, d. h. sie tauchen gleichzeitig in den Eingangskörben der Teilnehmer auf. Sind alle Arbeitsschritte einer Gruppe abgearbeitet, werden die Arbeitsschritte der nächsten Gruppe gestartet. Aktivitäten können per Drag-&-Drop in andere Gruppen verschoben oder mit einem Klick auf Entfernen gelöscht werden. Leere Gruppen werden automatisch gelöscht. Die Reihenfolge von Gruppen kann ebenfalls per Drag-&-Drop geändert werden.

Nach dem Einfügen der Aktivitäten können Sie sie konfigurieren.
Über das Benutzer-AddOn können Sie die Teilnehmer für die Aktivität auswählen, die den jeweiligen Arbeitsschritt erhalten sollen. Bis auf die Aktivität 'Protokollierung' müssen für alle Aktivitäten Teilnehmer bestimmt werden.
Über das Listen-AddOn in der Spalte 'Eskalation' können Sie verschiedene Eskalationsmaßnahmen festlegen. In der Spalte 'Fällig am' können Sie den Zeitpunkt für die Eskalation anpassen.
In den Spalten mit den Symbolen Bearbeiten und
Entfernen legen Sie fest, ob andere Teilnehmer eine Aktivität bearbeiten bzw. löschen dürfen. Als Prozessverantwortlicher dürfen Sie die von Ihnen angelegten Aktivitäten in den folgenden Arbeitsschritten weiterhin bearbeiten. Andere Teilnehmer können nur die Aktivitäten bearbeiten bzw. löschen, für die sie von Ihnen eine Berechtigung erhalten haben bzw. die sie selber hinzugefügt haben. Fügen andere Teilnehmer eigene Aktivitäten hinzu, können sie Ihnen die Bearbeitung für diese Aktivitäten einräumen bzw. verwehren.
Einträge in der Spalte 'Bemerkung' werden in die Notizhistorie übertragen und sind dort in allen folgenden Arbeitsschritten sichtbar.

Jeder Aktivität in einer Laufliste kann eine Eskalation zugeordnet werden. Folgende Eskalationen sind möglich:
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Mahnmail
Ist ein Arbeitsschritt im Eingangskorb eines Teilnehmers eingetroffen und wird er nicht innerhalb eines Zeitraums weitergeleitet, erhält er eine E-Mail mit entsprechendem Hinweis. Der voreingestellte Zeitraum von zwei Tagen kann in der Spalte 'Fällig am' geändert werden.
Vorausgesetzt ist, dass die E-Mail-Adresse in der Workflow-Benutzerverwaltung angegeben ist.
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Zuweisen an Stellvertreter
Ist ein Arbeitsschritt im Eingangskorb eines Teilnehmers eingetroffen und wird er nicht innerhalb eines Zeitraums weitergeleitet, wird der Arbeitsschritt automatisch dem Stellvertreter bzw. den Stellvertretern zugewiesen. Der voreingestellte Zeitraum von zwei Tagen kann in der Spalte 'Fällig am' geändert werden.
Vorausgesetzt ist, dass mindestens ein Stellvertreter eingerichtet ist.
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Automatische Weiterleitung
Ist ein Arbeitsschritt im Eingangskorb eines Teilnehmers eingetroffen und wird er nicht innerhalb eines Zeitraums weitergeleitet, wird der Arbeitsschritt übersprungen und die folgende Aktivität bereitgestellt. Weitergeleitet werden sowohl personalisierte wie auch nicht personalisierte Schritte. Der voreingestellte Zeitraum von zwei Tagen kann in der Spalte 'Fällig am' geändert werden.

Lauflistenvorlagen sind gespeicherte Lauflisten. Sie erstellen sie, indem Sie im Kopf des Bereichs 'Lauflisten' auf das 'Weitere Aktionen'-Symbol und anschließend auf das
'Lauflistenvorlage speichern'-Symbol klicken.
Die Lauflistenvorlagen werden Ihnen über den Vorlagenauswahlbereich zur Verfügung gestellt. Den Vorlagenauswahlbereich öffnen Sie, indem Sie im Kopf des Bereichs 'Lauflisten' auf das 'Weitere Aktionen'-Symbol und anschließend auf das
'Lauflistenvorlage laden'-Symbol klicken.
Im Vorlagenauswahlbereich werden Ihnen 'Öffentliche Vorlagen' angeboten, die allen Teilnehmern zur Verfügung stehen, und 'Private Vorlagen', die nur Sie nutzen können. Mit einem Doppelklick auf die markierte Vorlage bzw. über das Kontextmenü können Sie Lauflistenvorlagen der Laufliste hinzufügen. Über das Kontextmenü können Sie Lauflistenvorlagen Personalisieren bzw. Veröffentlichen und damit 'Private Vorlagen' in 'Öffentliche Vorlagen' oder 'Öffentliche Vorlagen' in 'Private Vorlagen' umwandeln. Lauflistenvorlagen können Sie auch über das Kontextmenü löschen.
Der Vorlagenauswahlbereich bietet Ihnen auch die Möglichkeit inkompatible Vorlagen anzeigen zu lassen und zu verwenden. Inkompatible Vorlagen sind Lauflistenvorlagen aus anderen Ad-hoc-Workflows. Die inkompatiblen Bereiche dieser Vorlagen werden rot gekennzeichnet, sobald Sie diese Vorlagen übernommen haben. Diese Bereiche müssen angepasst werden, damit die Lauflisten verwendet werden können.
Um Lauflistenvorlagen verwenden zu können, benötigen Benutzer die Systemrollen Vorlagen für private Lauflisten verwalten und löschen und Verwalten und Löschen von Vorlagen öffentlicher Lauflisten.

Der erste Arbeitsschritt eines gestarteten Workflows ist immer die 'Initialisierung'. Beim erstmaligen Öffnen des Arbeitsschritts 'Initialisierung' muss das Feld 'Betreff' auf dem Datenblatt ausgefüllt werden. Weitere Anpassungen des Workflows, wie z. B. Bemerkungen oder Aktivitäten hinzufügen, können vorgenommen werden.
Durch das Einfügen einer weiteren Aktivität 'Initialisierung' erhalten andere Teilnehmer u. a. die Möglichkeit den Betreff und die Bemerkung auf dem Datenblatt noch einmal zu bearbeiten. Außerdem wird mit einer erneuten Initialisierung der Workflow-Initiator und der Ablageort der Protokolldatei neu festgelegt.

Mit der Aktivität 'Überarbeiten' wird Teilnehmern u. a. die Möglichkeit gegeben, Abstimmungsoptionen zu bearbeiten. Wurde bereits in einem vorherigen Arbeitsschritt abgestimmt, werden diese Abstimmungsdaten gelöscht und sind nur noch zugänglich, wenn sie in einem vorangehenden Protokollierungsschritt gespeichert wurden.

Die Aktivität 'Abstimmung' stellt die Abstimmungsoptionen, die bei den Aktivitäten 'Initialisierung' oder 'Überarbeitung' angegeben wurden, als Auswahlliste auf dem Datenblatt dar und muss vor dem Weiterleiten ausgefüllt werden.
Die Aktivität 'Abstimmung' kann von mehreren Teilnehmern zugleich ausgeführt werden. Die Abstimmung wird automatisch beendet, wenn sie von allen Teilnehmern ausgeführt wurde oder wenn die Stimmen für eine Option den auf dem Datenblatt angegebenen prozentualen Wert überschritten haben. Wird der Teilnehmerkreis über Rollen festgelegt, reicht es, wenn ein Teilnehmer die Aktivität 'Abstimmung' weiterleitet.
Das Ergebnis einer Abstimmung wird im Arbeitsschritt 'Kenntnisnahme' auf der Registerkarte 'Abstimmungsergebnis' angezeigt. Außerdem werden die gewählten Abstimmungsoptionen jedes Teilnehmers protokolliert und können in den folgenden Arbeitsschritten im Protokoll eingesehen werden.
Abstimmungsoptionen können in einem folgenden Arbeitsschritt 'Initialisierung' oder 'Überarbeiten' geändert werden. Wurde bereits in einem vorherigen Arbeitsschritt abgestimmt, werden diese Abstimmungsdaten gelöscht und sind nur noch zugänglich, wenn sie in einem vorangehenden Protokollierungsschritt gespeichert wurden.

Mit der Aktivität 'Kenntnisnahme' können Teilnehmer u. a. über die Ergebnisse einer Abstimmung informiert werden.
Die Aktivität 'Kenntnisnahme' kann von mehreren Teilnehmern zugleich ausgeführt werden. Die Bereitstellung der nächsten Aktivität erfolgt, wenn der letzte Teilnehmer die Aktivität 'Kenntnisnahme' weitergeleitet hat. Wird der Teilnehmerkreis über Rollen festgelegt, reicht es, wenn ein Teilnehmer die Aktivität 'Kenntnisnahme' weiterleitet.

Mit der Aktivität 'Freigabe erteilen' wird Teilnehmern die Möglichkeit gegeben, auf dem Datenblatt im Bereich 'Entscheidung' zwischen den Optionen 'Offen', 'Keine Freigabe' oder 'Freigabe' zu wählen.
Die gewählte Option wird protokolliert und kann in allen folgenden Arbeitsschritten im Protokoll eingesehen werden.
Folgt ein weiterer Arbeitsschritt 'Freigabe erteilen', wird dort die zuvor gewählte Option voreingestellt.

Mit der Aktivität 'Mitarbeit/Rückfrage' geben Sie anderen Teilnehmern die Möglichkeit auf dem Datenblatt eine Antwort einzutragen, die für die nachfolgenden Teilnehmer in der Notizhistorie sichtbar ist.
Die Aktivität 'Mitarbeit/Rückfrage' kann von mehreren Teilnehmern zugleich ausgeführt werden. Die Bereitstellung der nächsten Aktivität erfolgt, wenn der letzte Teilnehmer die Aktivität 'Mitarbeit/Rückfrage' weitergeleitet hat. Wird der Teilnehmerkreis über Rollen festgelegt, reicht es, wenn ein Teilnehmer die Aktivität 'Mitarbeit/Rückfrage' weiterleitet.

Die Aktivität 'Protokoll' hat keine Teilnehmer. Sie wird von keinem Teilnehmer gestartet, sondern automatisch durchlaufen. Wenn der Arbeitsschritt in die Laufliste aufgenommen worden ist, dann wird eine Protokolldatei mit den Daten aller bis zu diesem Zeitpunkt durchgeführten Schritte erzeugt und in die Workflow-Akte gelegt. Diese Protokolldatei kann in den folgenden Arbeitsschritten eingesehen, versandt und exportiert werden.
Wenn die Aktivität 'Protokoll' am Ende eines Workflows steht, wird eine Protokolldatei erzeugt, die im enaio client in die Ablage des Teilnehmers gelegt wird, der den Workflow initiiert hat.
Wenn Sie einen Workflow ohne Aktivitäten weiterleiten, dann wird der Workflow beendet und aus allen Eingangskörben entfernt.
Um Lauflisten erstellen zu können, benötigen Benutzer die Systemrolle Workflow-Laufliste bearbeiten.
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