Mit Workflows arbeiten
Gültig für: enaio webclient Version 8.50 SP1
Über den Workflow erzeugen Sie in enaio webclient in einer Abfolge von Arbeitsschritten prozessorientiert Daten und Dokumente anhand von eingerichteten Workflow-Modellen.

Workflows können mit Objekten (Dokumente, Register oder Ordner) und ohne Objekte gestartet werden.
- Workflows ohne Objekte starten Sie im Eingangskorb Startbare Worklows über das Kontextmenü eines markierten Workflows oder per Doppelklick.
- Workflows mit Objekten können Sie an vielen Stellen in enaio über das Kontextmenü eines oder mehrerer markierter Objekte starten, wie z. B. in Trefferlisten, in der Ordnernavigation, in einer Workflow-Akte, im Wiedervorlagen-Eingangskorb oder auf dem Desktop. Die ausgewählten Objekte werden beim Start in die Workflow-Akte eingefügt.
Die gestarteten Arbeitsschritte werden im Eingangskorb Meine Eingänge angezeigt und können dort weiter bearbeitet und weitergeleitet werden. Je nach Konfiguration des Workflow-Modells kann der erste Arbeitsschritt eines gestarteten Workflows auch in den Eingangskörben anderer Benutzer angezeigt werden.
Workflows die von Ihnen gestartet wurden werden auch im Eingangskorb Laufende Workflows angezeigt, weil Sie als Workflow-Initiator automatisch Prozessverantwortlicher sind. Sie können sich im Eingangskorb Laufende Workflows Workflow-Details anzeigen lassen oder Arbeitsschritte anderen Benutzern oder Rollen zuweisen.

Arbeitsschritte können im Eingangskorb Meine Eingänge geöffnet und bearbeitet werden. Einen markierten Arbeitsschritt können Sie über das Kontextmenü oder per Doppelklick öffnen.
Ein zum Bearbeiten geöffneter Arbeitsschritt besteht aus einer Workflow-Maske 'Datenblatt' und einer Workflow-Akte. Er kann außerdem zusätzliche Elemente, wie z. B. ein Workflow-Protokoll oder eine Laufliste, enthalten. Über das Pfeil-Symbol in der Kopfzeile können Sie zwischen den Bereichen 'Datenblatt', 'Akte', 'Protokoll' etc. hin und her wechseln.

Das 'Datenblatt' zeigt die Workflow-Maske des geöffneten Arbeitsschritts. Die Maske enthält verschiedene bearbeitbare und nichtbearbeitbare Felder. Für Einträge in Feldern kann es Einschränkungen und Vorgaben geben. Felder können über Kataloge oder AddOns indexiert werden. Über Schaltflächen können Skripte ausgeführt werden. Je nach Konfiguration des Workflows, kann das Aussehen der Workflow-Maske von Workflow zu Workflow, aber auch für jeden Arbeitsschritt, variieren.

Die Akte enthält Objekte, die beim Start des Workflows markiert wurden oder die während eines Arbeitsschritts neu erstellt bzw. aus anderen Quellen hinzugefügt wurden. Die Akte kann von jedem Teilnehmer in jedem Arbeitsschritt bearbeitet werden. Sie ist in einen Arbeitsbereich und in einen Infobereich unterteilt. Über das Kontextmenü haben Sie die Möglichkeit, markierte Objekte zwischen dem Arbeitsbereich und dem Infobereich zu verschieben bzw. zu entfernen.

In einer geöffneten Akte haben Sie die Möglichkeit, weitere Objekte (Dokumente, Register und Ordner) zur Akte hinzuzufügen.
- Wechseln Sie aus der geöffneten Akte in eine Trefferliste.
-
Kopieren Sie das gewünschte Objekt mit Hilfe des Kopierbefehls im Kontextmenü.
Das markierte Objekt wird in die Zwischenablage kopiert.
- Wechseln Sie aus der Trefferliste zurück in die geöffneten Akte.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die leere Fläche im Arbeitsbereich oder im Infobereich.
- Fügen Sie das kopierte Objekt in der Akte mit Hilfe des Befehls
Einfügen im Kontextmenü ein. Alternativ können Sie das kopierte Objekt auch über das
'Weitere Aktionen'-Menü im Arbeitsbereich oder im Infobereich einfügen.
Das kopierte Objekt wird aus der Zwischenablage in den Arbeitsbereich bzw. in den Infobereich der geöffneten Akte eingefügt.
Damit das hinzugefügte Objekt endgültig in die Workflow-Akte übernommen wird, muss auch der Arbeitsschritt gespeichert bzw. weitergeleitet werden.

In einer geöffneten Akte können Sie Dokumente und Ordner neu erstellen, jedoch keine Register.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die leere Fläche im Arbeitsbereich oder im Infobereich.
-
Klicken Sie anschließend im Kontextmenü auf
Neu und wählen Sie im Auswahlmenü den gewünschten Dokumenttyp aus.
Alternativ können Sie auch das
'Weitere Aktionen'-Menü im Arbeitsbereich oder im Infobereich nutzen.
Im Arbeitsbereich öffnet sich eine Indexdatenmaske und ein Drop-down-Bereich mit einem
Plus-Symbol.
-
Füllen Sie die Indexdatenmaske aus.
Dokumente ohne Seiten können nach dem Ausfüllen der Indexmaske gespeichert werden.
-
Klicken Sie anschließend auf das
Plus-Symbol und wählen Sie eine Datei aus dem Windows Explorer per Auswahldialog aus.
Alternativ können Dateien aus dem Windows Explorer per Drag-&-Drop auf den Bereich mit dem
Plus-Symbol gezogen werden.
-
Klicken Sie auf Speichern.
Das Objekt wird in den Arbeitsbereich bzw. in den Infobereich der geöffneten Akte eingefügt.
Damit das neu angelegte Objekt endgültig in die Workflow-Akte übernommen wird, muss auch der Arbeitsschritt gespeichert bzw. weitergeleitet werden.
Dokumente, die in einer Workflow-Akte neu erstellt wurden, verfügen über keinen Standort im System. Sie sind durch ein Workflow-Ablage-Symbol gekennzeichnet. Sie können zwar an andere Teilnehmer eines Workflows weitergeleitet werden, sind aber im System nicht recherchierbar. Um diese Dokumente recherchierbar zu machen, muss ihnen ein Standort im System zugewiesen werden.
Ordner, die in einer Workflow-Akte neu erstellt wurden, verfügen über einen Standort im System und sind damit auch recherchierbar.

- Markieren Sie im Arbeitsbereich bzw. im Infobereich der geöffneten Akte ein Dokument, das durch ein
Workflow-Ablage-Symbol gekennzeichnet ist.
-
Kopieren Sie das gewünschte Objekt mit Hilfe des Befehls
Kopieren im Kontextmenü.
Das markierte Objekt wird in die Zwischenablage kopiert.
-
Wechseln Sie aus der geöffneten Akte in den Ordner oder in den Register, in dem das Dokument seinen Standort haben soll.
-
Öffnen Sie das Kontextmenü mit einem Klick der rechten Maustaste in die leere Fläche im Inhaltsbereich.
Das Kontextmenü öffnet sich.
-
Klicken Sie im Kontextmenü auf
Einfügen als .
- Wenn Sie einem typisierten Dokument einen Standort zuweisen wollen, dann klicken Sie anschließend auf
Standort hinzufügen.
- Wenn Sie einem typenlosen Dokument einen Standort zuweisen wollen, wählen Sie anschließend den gewünschten Objekttyp aus.
- Wenn Sie einem typisierten Dokument einen Standort zuweisen wollen, dann klicken Sie anschließend auf
Das Dokument wird am gewünschten Standort in der Objektliste im Inhaltsbereich eingefügt.
Das Workflow-Ablage-Symbol des Dokumentes in der Akte wird entfernt.
Das Dokument ist recherchierbar.
Objekte, mit denen ein Workflow gestartet wurde, können nicht mehr aus der Akte entfernt bzw. zwischen dem Arbeitsbereich und dem Infobereich verschoben werden.

Je nach Workflow-Modell kann ein Workflow auch einen Bereich 'Protokoll' enthalten. Im Protokoll werden alle Arbeitsschritte eines Workflows für alle Teilnehmer sichtbar protokolliert. Neben Datum, Uhrzeit, Art der Aktivität und prozessverantwortlichen Benutzer werden in der Spalte 'Protokoll' auch die Ergebnisse der Aktivitäten 'Freigabe' und 'Abstimmung' der einzelnen Teilnehmer festgehalten.

Je nach Workflow-Modell kann ein Workflow auch einen Bereich 'Laufliste' enthalten. Der Bereich 'Laufliste' enthält verschiedene Aktivitäten, die Sie zu einer Laufliste verbinden können. Diese Lauflisten können Sie speichern und als Lauflistenvorlagen wiederverwenden. Weitere Informationen zum Umgang mit Lauflisten finden Sie unter Standard Ad-hoc-Workflow mit Lauflisten.

Wenn Sie einen geöffneten Arbeitsschritt schließen wollen, dann haben Sie folgende Optionen:
- Klicken Sie auf Weiterleiten, wenn Sie den Arbeitsschritt abschließen wollen. Der Arbeitsschritt wird geschlossen, Änderungen werden gespeichert und der Workflow wird an den nächsten Bearbeiter weitergeleitet.
- Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie Daten bzw. Objekte eingegeben oder geändert haben, den Arbeitsschritt aber nicht weiterleiten wollen. Die Änderungen werden gespeichert, der Arbeitsschritt wird geschlossen und verbleibt in Ihrem Eingangskorb.
- Klicken Sie auf Abbrechen, wenn Sie den Arbeitsschritt z. B. zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal bearbeiten wollen. Eventuell vorgenommene Änderungen werden nicht gespeichert. Der Arbeitsschritt bleibt nach dem Schließen personalisiert.
Je nach Workflow-Modell kann der Abschluss eines Arbeitsschrittes mit der einfachen Bestätigung einer Kenntnisnahme bzw. mit der Eingabe eines Passwortes verbunden sein.

Wenn Sie einen Arbeitsschritt im Eingangskorb Meine Eingänge zum Bearbeiten geöffnet haben, dann wird dieser Arbeitsschritt personalisiert und ist damit für andere Benutzer gesperrt. Arbeitsschritte können Sie auch manuell über das Kontextmenü eines markierten Workflows personalisieren und entpersonalisieren.
Personalisierte Arbeitsschritte sind in der Workflow-Liste mit dem Personalisierungssymbol gekennzeichnet.
Prozessverantwortliche eines Workflows können die Personalisierung eines Arbeitsschrittes auch aufheben, bspw. wenn sie einen Arbeitsschritt anderen Benutzern oder Rollen zuweisen.

Zur besseren Übersicht können Sie die Arbeitsschritte im Eingangskorb Meine Eingänge als gelesen bzw. nicht gelesen kennzeichnen. Die Funktionen Gelesen setzen und
Ungelesen setzen finden Sie im Kontextmenü eines markierten Workflows. Ungelesene Arbeitsschritte werden im Dashboard des Webclients gesondert hervorgehoben.

Als Prozessverantwortlicher können Sie im Eingangskorb Laufende Workflows Arbeitsschritte anderen Benutzern und Rollen zuweisen. Aktuelle Personalisierungen, auch von anderen Benutzern, werden dabei aufgehoben.

-
Im Hauptmenü auf das
Eingangskorb-Symbol klicken.
Die Navigation mit den Eingangskörben wird eingeblendet.
-
In der Navigation auf
Laufende Workflows klicken.
Der Eingangskorb Laufende Workflows öffnet sich.
-
Gewünschten Workflow markieren und über das Kontextmenü den Befehl
Arbeitsschritt zuweisen klicken. Alternativ steht Ihnen der Befehl
Arbeitsschritt zuweisen auch unter
Details im
'Weitere Aktionen'-Menü zur Verfügung.
Der Bestätigungsdialog Personalisierung aufheben öffnet sich.
-
Bestätigen Sie das Aufheben der Personalisierung.
Der Auswahldialog Benutzerauswahl öffnet sich.
Auf der linken Seite des Dialoges sehen Sie die
Benutzer und
Rollen des Systems, denen Sie den Arbeitsschritt zuweisen können. Auf der rechten Seite des Dialoges sind die Workflow-Teilnehmer aufgelistet, welche den Arbeitsschritt bereits in ihrem Eingangskorb sehen.
-
Weisen Sie einem oder mehreren Benutzern oder Rollen den Arbeitsschritt zu bzw. entfernen Sie einen oder mehrere Benutzer oder Rollen aus der Teilnehmerliste und klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Übernehmen.
Die Liste der Workflow-Teilnehmer wird aktualisiert.
Die aktualisierte Liste der Workflow-Teilnehmer können sich Sie auch in den Workflow-Details unter Folgende Benutzer sehen den Arbeitsschritt in ihrem Eingangskorb anzeigen lassen.
Der Arbeitsschritt wird bei den entsprechenden Teilnehmern im Eingangskorb Meine Eingänge angezeigt bzw. entfernt.
Workflows, die nicht im Eingangskorb Laufende Workflows aufgelistet sind, können Sie nicht anderen Benutzern oder Rollen zuweisen, weil Sie kein Prozessverantwortlicher sind.

Workflows können Sperrfristen und Mahnfristen enthalten.
- Arbeitsschritte mit einer Sperrfrist werden erst nach Ablauf der Sperrfrist im Eingangskorb Meine Eingänge angezeigt. Sie können sich aber auch schon während der Sperrzeit im Eingangskorb Laufende Workflows die Details des Workflows anzeigen lassen bzw. den Workflow anderen Benutzern oder Rollen zuweisen.
- Arbeitsschritte, deren Mahnfrist abgelaufen ist, sind in der Workflowliste im Eingangskorb Meine Eingänge durch ein
Ausrufezeichen-Symbol gekennzeichnet. Je nach Konfiguration des Workflowmodells können Sie oder andere Benutzer zusätzlich auch per E-Mail informiert werden bzw. der Arbeitsschritt je nach Anwesenheitsstatus, Stellvertreterregelung oder durch Prozessverantwortliche anderen Benutzern oder Rollen zugewiesen werden.

Workflow-Details, wie z. B. Fristen, Prozessbeteiligte oder Workflow-Verlauf, können Sie sich im Eingangskorb Laufende Workflows anzeigen lassen. Um Workflow-Details anzuzeigen, klicken Sie im Kontextmenü des markierten Workflows auf Details.
Überfällige Arbeitsschritte werden mit einem Ausrufezeichen-Symbol und personalisierte Arbeitsschritte werden mit einem
Personalisiert-Symbol gekennzeichnet.

Workflows können nicht durch einen Benutzer gelöscht werden. Zum Löschen eines Workflows wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator.
Um Workflows nutzen zu können, benötigen Benutzer die Systemrolle Workflow benutzen.
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