Travailler avec des workflows
Valable pour : enaio webclient version 8.50
Le workflow vous permet de créer des données et des documents orientés processus dans enaio webclient pour une série d'éléments de travail, à l'aide de modèles de workflow installés.

Les workflows peuvent être démarrés avec ou sans objets (documents, registres ou classeurs).
- Des workflows sans objets peuvent être créées à partir de la boîte de réception Workflows démarrables via le menu contextuel d'un workflow sélectionné ou par double clic.
- Vous pouvez lancer des workflows avec objets à de nombreux endroits dans enaio en utilisant le menu contextuel d'un ou plusieurs objets sélectionnés, tels que dans les listes de résultats, dans la navigation de classeurs, dans la série de données de workflow, dans la boîte de réception des resoumissions ou sur le bureau. Les objets sélectionnés sont insérés dans le fichier de workflow lors du démarrage.
Les éléments de travail démarrés s'affichent dans la boîte de réception Mes messages, où ils peuvent encore être modifiés et transmis. Selon la configuration du modèle de workflow, le premier élément de travail d'un workflow démarré peut également s'afficher dans les boîtes de réception d'autres utilisateurs.
Les workflows que vous avez lancés s'affichent également dans la boîte de réception Workflows en cours car, en tant qu'initiateur de workflow, vous êtes automatiquement responsable du processus. Dans la boîte de réception Workflows en cours, vous pouvez afficher les détails du workflow ou affecter des éléments de travail à d'autres utilisateurs ou rôles.

Les éléments de travail peuvent être ouverts et modifiés dans la boîte de réception Mes messages. Un élément de travail sélectionné peut être ouvert via le menu contextuel ou par double clic.
Un élément de travail ouvert pour la modification est composé d'un écran de workflow "Feuille de données" et d'une série de données de workflow. Il peut également contenir des éléments supplémentaires, tels qu'un journal de workflow ou une liste de processus. L'utilisation de Icône de flèche dans l'en-tête vous permet de basculer entre les zones "Feuille de données", "Série de données", "Protocole", etc.

La "feuille de données" affiche le masque de workflow de l'élément de travail ouvert. L'écran contient divers champs modifiables et non modifiables. Il peut exister des restrictions et des standards s'appliquant aux entrées dans les champs. Il est possible d'indexer les champs grâce à des catalogues et à des add-ons. Les scripts peuvent être exécutés à l'aide des boutons. Selon la configuration du workflow, l'apparence du masque de workflow peut varier d'un workflow à l'autre, ainsi que pour chaque élément de travail.

La série de données contient les objets sélectionnés lors du lancement du workflow ou ajoutés au cours d'un élément de travail ou à partir d'autres sources. La série de données peut être traitée par chaque participant dans chaque élément de travail. Elle est partagée entre un volet de travail et une zone d'informations. Via le menu contextuel, vous pouvez déplacer et/ou supprimer des objets entre le volet de travail et la zone d'informations.

Dans une série de données ouverte, vous pouvez ajouter d'autres objets (documents, onglets et dossiers) à la série de données.
- Passez de la série de données ouverte à une liste de résultats.
-
Copiez l'objet requis à l'aide de la commande Copier du menu contextuel.
L'objet sélectionné est copié vers le presse-papiers.
- Revenez de la liste de résultats à la série de données ouverte.
- Cliquez avec le bouton droit de la souris dans la zone vide du volet de travail ou de la zone de notifications.
- Collez l'objet copié dans la série de données à l'aide de la commande
Paste du menu contextuel. Vous pouvez également coller l'objet copié à l'aide du menu "Autres actions"
du volet de travail ou de la zone d'informations.
L'objet copié est inséré du presse-papiers vers la zone de travail ou la zone d'informations de la série de données ouverte.
Afin que l'objet ajouté soit finalement transféré vers la série de données de workflow, l'élément de travail doit également être sauvegardé ou transféré.

Vous pouvez créer de nouveaux documents et dossiers dans une série de données ouverte, mais pas de registres.
- Cliquez avec le bouton droit de la souris dans la zone vide du volet de travail ou de la zone de notifications.
-
Cliquez ensuite sur
Nouveau dans le menu contextuel et sélectionnez le type de document souhaité dans le menu de sélection.
Vous pouvez également utiliser le menu "Autres actions"
du volet de travail ou de la zone d'informations.
Dans le volet de travail, un formulaire de données d'indexation et une zone de liste déroulante avec un
Icône plus s'ouvriront.
-
Renseignez le formulaire de données d'indexation.
Les documents sans pages peuvent être enregistrés suite au remplissage du masque d'indexation.
-
Cliquez ensuite sur le
Icône plus et sélectionnez un fichier dans l'explorateur Windows à l'aide de la boîte de dialogue de sélection.
Les fichiers peuvent également être glissés et déposés de l'explorateur Windows vers la zone
Icône plus.
-
Cliquez sur Enregistrer.
L'objet est inséré dans la zone de travail ou la zone d'informations de la série de données ouverte.
Afin que l'objet créé soit finalement transféré vers la série de données de workflow, l'élément de travail doit également être sauvegardé ou transféré.
Les documents créés dans une série de données de workflow n'ont pas d'emplacement dans le système. Ils sont marqués d'une icône Icône de stockage workflow. Bien qu'ils puissent être transmis à d'autres participants dans un workflow, ils ne peuvent pas être recherchés dans le système. Pour que ces documents puissent être recherchés, il faut leur attribuer un emplacement dans le système.
Les dossiers créés dans une série de données de workflow ont un emplacement dans le système et peuvent donc être recherchés également.

- Dans la zone de travail ou la zone d'informations de la série de données ouverte, sélectionnez un document marqué par
Icône de stockage workflow.
-
Copiez l'objet souhaité à l'aide de la commande
Copier du menu contextuel.
L'objet sélectionné est copié vers le presse-papiers.
-
Passez de la série de données ouverte au dossier ou au registre dans lequel le document doit se trouver.
-
Ouvrez le menu contextuel en cliquant avec le bouton droit de la souris dans l'espace vide de la zone de contenu.
Le menu contextuel s'ouvre.
-
Cliquez sur
Insert as dans le menu contextuel.
- Si vous souhaitez attribuer un emplacement à un document typé, cliquez sur
Add location.
- Si vous souhaitez affecter un emplacement à un document sans type, sélectionnez le type d'objet requis.
- Si vous souhaitez attribuer un emplacement à un document typé, cliquez sur
Le document est inséré à l'emplacement souhaité dans la liste d'objets de la zone de contenu.
Le Icône de stockage workflow du document dans la série de données est supprimé.
Le document peut être recherché.
Les objets avec lesquels un workflow a été lancé ne peuvent plus être supprimés de la série de données ni déplacés entre la zone de travail et la zone d'informations.

Selon le modèle de workflow, un workflow peut également contenir une zone "journal". Tous les éléments de travail d'un workflow sont consignés et visibles par tous les participants dans le journal. Outre la date, l'heure, le type d'activité et l'utilisateur responsable du processus, les résultats des activités "Libération" et "Sondage" des participants individuels sont enregistrés dans la colonne "Journal".

Selon le modèle de workflow, un workflow peut également contenir une zone "liste de processus". La zone "Liste de processus" contient diverses activités que vous pouvez lier à une liste de processus. Vous pouvez sauvegarder ces listes de processus et les réutiliser comme modèles. Pour plus d'informations sur le traitement des listes de processus, consultez Workflow ad hoc standard avec listes de processus.

Pour fermer un élément de travail ouvert, vous disposez des options suivantes :
- Cliquez sur Transférer si vous voulez fermer l'élément de travail. L'élément de travail sera fermé, les modifications seront enregistrées et le workflow sera transféré à l'auteur de modifications suivant.
- Cliquez sur Enregistrer si vous avez entré ou modifié des données ou des objets mais que vous ne souhaitez pas transférer l'élément de travail. Les modifications seront enregistrées et l'élément de travail se fermera et restera dans votre boîte de réception.
- Cliquez sur Annuler si, par exemple, vous souhaitez de nouveau modifier l'élément de travail ultérieurement. Toute modification effectuée ne sera pas enregistrée. L'élément de travail reste personnalisé après sa fermeture.
Selon le modèle de workflow, la fin d'un élément de travail peut simplement nécessiter de confirmer une notification ou d'entrer un mot de passe.

Si vous avez ouvert un élément de travail dans la boîte de réception Mes messages pour le modifier, celui-ci sera personnalisé et donc verrouillé pour les autres utilisateurs. Les éléments de travail peuvent également être personnalisés et dépersonnalisés manuellement via le menu contextuel d'un workflow sélectionné.
Les éléments de travail personnalisés sont marqués de l'icône Icône de personnalisation dans la liste de workflows.
Les responsables de processus d'un workflow peuvent également annuler la personnalisation d'un article de travail, par exemple si vous affectez un article de travail à d'autres utilisateurs ou rôles.

Pour un meilleur aperçu, vous pouvez marquer des éléments de travail comme lus ou non lus dans la boîte de réception Mes messages. Les fonctions Marquer comme lu et
Marquer comme non lu se trouvent dans le menu contextuel d'un workflow sélectionné. Les éléments de travail non lus sont mis en évidence séparément sur le tableau de bord du client Web.

En tant que propriétaire du processus, vous pouvez affecter des workflows en cours à d'autres utilisateurs et rôles dans la boîte de réception. Les personnalisations actuelles, notamment celles d'autres utilisateurs, sont supprimées.

-
Cliquez sur l'icône
Boîte de réception du menu principal.
La navigation avec les boîtes de réception s'affiche.
-
Cliquez sur
Workflows en cours d'exécution dans la navigation.
La boîte de réception Workflows en cours s'ouvre.
-
Sélectionnez le workflow souhaité et cliquez sur la commande
Attribuer un élément de travail via le menu contextuel. Vous pouvez également utiliser la commande
Attribuer un élément de travail sous
Details dans le menu "Autres actions"
.
La boîte de dialogue de confirmation Désactiver la personnalisation s'ouvre.
-
Confirmez la désactivation de la personnalisation.
La boîte de dialogue Sélection d'utilisateur s'ouvre.
Dans la partie gauche de la boîte de dialogue, vous voyez le
Utilisateurs et le
Rôles du système auquel vous pouvez affecter l'élément de travail. La partie droite de la boîte de dialogue répertorie les participants au workflow qui visualisent déjà l'élément de travail dans leur boîte de réception.
-
Affectez l'élément de travail à un ou plusieurs utilisateurs ou rôles ou supprimez un ou plusieurs utilisateurs ou rôles de la liste des participants puis cliquez sur Appliquer.
La liste des participants au workflow est mise à jour.
Vous pouvez également afficher la liste mise à jour des participants au workflow dans les détails du workflow sous Les utilisateurs suivants voient l'élément de travail dans leur boîte de réception.
L'élément de travail s'affiche ou est supprimé pour les participants concernés dans la boîte de réception Mes messages.
Vous ne pouvez pas affecter les workflows non répertoriés dans la boîte de réception Workflows en cours à d'autres utilisateurs ou rôles, car vous n'êtes pas propriétaire d'un processus.

Les workflows peuvent inclure une durée de rétention et une échéance.
- Les éléments de travail dotés d'une durée de rétention s'afficheront uniquement dans la boîte de réception Mes messages une fois cette durée de rétention expirée. Cependant, vous pouvez afficher les détails du workflow dans la boîte de réception Workflows en cours, y compris pendant la durée de rétention, ou affecter le workflow à d'autres utilisateurs ou rôles.
- Les éléments de travail dont l'échéance est dépassée seront marqués d'une icône
Icône de point d'exclamation dans la liste de workflows de la boîte de réception Mes messages. Selon la configuration du modèle de workflow, vous-même ou d'autres utilisateurs pouvez également être notifiés par e-mail, ou l'élément de travail peut être attribué à d'autres utilisateurs ou rôles par les responsables du processus en fonction de l'état de présence ou de la règle de remplacement.

Les détails du workflow, tels que les délais, les participants au processus ou les progrès du workflow peuvent être consultés à partir de la boîte de réception Workflows en cours. Pour afficher les détails du workflow, cliquez sur Details dans le menu contextuel du workflow sélectionné.
Les éléments de travail en retard sont marqués d'un Icône de point d'exclamation et les éléments de travail personnalisés sont marqués d'une icône
personnalisée.

Les workflows ne peuvent pas être supprimés par les utilisateurs. Pour supprimer un workflow, veuillez contacter votre administrateur.
Pour pouvoir utiliser les workflows, les utilisateurs doivent disposer du rôle système Utiliser le workflow.
© Copyright OPTIMAL SYSTEMS 2020. | Mentions légales et protections des données