Gérer les variantes

Valable pour : enaio webclient version 8.50

Si vous possédez les droits correspondants, vous pouvez créer et gérer différentes variantes pour les documents W. Cela vous permet notamment de modifier un document ou d'apporter des modifications qui ne doivent pas être mises à la disposition de l'ensemble des utilisateurs.

Les documents W avec variantes sont signalés par Variante - icône Icône de variante. L'icône est jaune si vous avez ouvert la variante active afin de la modifier. Elle est rouge si un autre utilisateur a ouvert la variante active afin de la modifier.

Pour ouvrir la gestion des variantes d'un document W, sélectionnez l'entrée Gestion des variantes – icône Variant administration dans le menu contextuel du document sélectionné.

Notes

La gestion des variantes s'ouvre avec une liste de toutes les variantes créées. La liste contient des colonnes statiques qui indiquent les dérivations de la variante et des colonnes qui contiennent les données d'indexation des documents variantes. Chaque variante possède ses propres données d'indexation que vous pouvez afficher et modifier.

Les colonnes statiques vous indiquent s'il s'agit d'une variante principale, parallèle ou d'une sous-variante, de quelle variante elle provient, par qui elle a été créée et à quel moment.

Les variantes peuvent être créées en tant que copies d'autres variantes ou téléchargées vers la gestion des variantes en tant que fichiers. Vous pouvez créer des variantes principales, parallèles ou des sous-variantes. Le document au sommet de la liste, duquel toutes les variantes sont dérivées, est considéré comme l'original. Une nouvelle variante principale peut être créée à partir de l'original. Lorsqu'une variante principale a été créée, vous pouvez également créer une variante parallèle. Lorsqu'une variante parallèle a été créée, vous pouvez également créer des sous-variantes.

Le nom des variantes est automatiquement géré à l'aide de numéros.

De nouvelles variantes peuvent aussi être créées si le document original ou d'autres variantes sont verrouillés pour modification.

Pour gérer les variantes, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur Variante - icône Icône de variante dans le menu contextuel d'un objet.

    Selon la configuration du système, la gestion des variantes est ouverte dans le même onglet du navigateur ou dans un nouvel onglet du navigateur.

  2. Les fonctions suivantes sont disponibles dans le menu contextuel de la gestion des variantes :

    Icône Fonction Description
    Afficher les données d'indexation – icône Afficher les données d'indexation Ouvre le formulaire de données d'indexation de la variante sélectionnée pour affichage dans le volet de travail.
    Modifier les données d'indexation – icône Modifier les données d'indexation

    Ouvre le formulaire de données d'indexation de la variante sélectionnée pour traitement dans le volet de travail.

    Modifier le contenu - icône Modifier le contenu Vérifie le fichier document de la variante sélectionnée et le télécharge sur l'ordinateur local pour traitement. Disponible uniquement si la variante n'est pas verrouillée.

    Libérer - icône

    Libérer

    Charge un fichier dans le système enaio et libère à nouveau la variante sélectionnée. Disponible uniquement si la variante est verrouillée.

    Rejeter les modifications - icône

    Rejeter les modifications

    Libère une variante qui a été verrouillée pour traitement sans apporter aucune modification. Disponible uniquement si la variante est verrouillée.

    Envoyer un e-mail – icône

    Envoyer un e-mail

    Envoie la variante sélectionnée par e-mail, le cas échéant

    • avec le fichier de document en pièce jointe, ou
    • avec un lien vers l'aperçu dans la pièce jointe.
    Supprimer la variante – icône Supprimer la variante Supprime la variante sélectionnée. Si une variante active est supprimée, la gestion des variantes active la variante la plus proche.

    Ouvrez l'emplacement - icône

    Ouvrir l'emplacement

    Ouvre l'emplacement de la variante sélectionnée. Disponible uniquement pour les variantes actives.

    Démarrer le workflow – icône Démarrer le workflow Démarre le workflow. La variante sélectionnée sera automatiquement incluse dans la série de données de workflow.

    Exportation – icône

    Exportation

    Exporte la variante sélectionnée vers le système de fichiers local, le cas échéant

    • les données d'indexation sous forme de fichier CSV,
    • le fichier de document dans son format d'origine, ou
    • le fichier de document sous forme de fichier PDF.

    Rappels – icône

    Rappels

    Présente à nouveau la variante sélectionnée pour une période spécifiée en tant que rappel de suivi dans Boîte de réception – icône Boîte de réception. Disponible uniquement pour les variantes actives.

    Marquer comme archivable – icône / Marquer comme non archivable – icône

    Définir comme archivable/non archivable

    Change le statut d'archivage de la variante sélectionnée en "Archivable" ou "Non archivable".

    Lien vers l'aperçu - icône

    Lien vers l'aperçu

    Copie un lien (URL) vers la variante sélectionnée dans le presse-papiers.

    Activer la variante – icône Marquer comme actif Cliquez pour activer une variante. La variante active est signalée par une icône Variante active – icône Icône de vérification. Après avoir fermé la gestion des variantes, la variante active s'affiche dans les listes de résultats et peut être recherchée via les requêtes.
    Nouvelle variante principale – icône Nouvelle variante principale

    Copie la variante sélectionnée et crée une nouvelle variante principale, parallèle ou sous-variante.

    Le formulaire de données d'indexation Créer une variante s'ouvre dans le volet de travail avec une copie du document original. Après avoir rempli le masque d'indexation, vous pouvez continuer à utiliser la copie du document original ou vous pouvez l'échanger. Pour la remplacer, supprimez le document en cliquant sur le bouton Supprimer – icône Delete et ajoutez un fichier à partir de l'explorateur Windows via la boîte de dialogue de sélection ou par glisser-déposer.

    Nouvelle variante parallèle – icône Nouvelle variante parallèle
    Nouvelle sous-variante – icône Nouvelle sous-variante

Seuls les utilisateurs qui ont le droit de modifier les données d'indexation et les documents du type de document spécifié ont accès à la gestion des variantes. Les utilisateurs qui ont le rôle système 'Client : toujours afficher la gestion des variantes' n'ont pas besoin de disposer de ces droits pour afficher la gestion des variantes.