Utilisation des workflows ad hoc standard avec des listes de processus
Valable pour : enaio webclient version 8.50
Contrairement aux workflows structurés, les activités du workflow ad hoc standard sont coordonnées et librement combinables. Grâce à elles, vous pouvez modéliser des workflows spontanément et facilement à différentes fins. Pour les versions, les rapprochements ou la répartition des tâches par exemple. Pour utiliser cette fonction, lancez un workflow ad hoc standard, ouvrez la boîte de réception "Ma boîte de réception" puis le premier élément du workflow, "l'Initialisation".
Un élément de travail ouvert pour la modification est composé d'un écran de workflow "Feuille de données" et d'une série de données de workflow. Il peut également contenir des éléments supplémentaires, tels qu'un journal de workflow ou une liste de processus. L'utilisation de Icône de flèche dans l'en-tête vous permet de basculer entre les zones "Feuille de données", "Série de données", "Protocole", etc.

La "feuille de données" affiche le masque de workflow de l'élément de travail ouvert. Elle contient plusieurs champs modifiables :
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Objet
Le champ "Objet" doit être rempli lors du premier traitement de l'élément de travail "Initialisation". Il identifie toutes les éléments de travail dans la boîte de réception.
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Remarque
Le champ "Commentaire" s'affiche dans tous les éléments de travail. Les entrées sont également transférées dans "l'historique des annotations".
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Sondage
Le champ "Sondage" est utilisé pour spécifier les options d'un sondage. Les options de sondage saisies ici seront listées dans l'élément de travail "Sondage" d'un catalogue de liste dans lequel les participants peuvent sélectionner l'option souhaitée. Le résultat du sondage sera affiché dans l'élément de travail "Avis" sur l'onglet "Résultat du sondage".
Le champ "Remarque de la liste de processus" affiche le commentaire de cette activité saisi dans la liste de processus.
L'onglet "Historique des annotations" s'affiche dans tous les éléments de travail et contient des informations telles que l'initiateur du workflow, l'heure de début du workflow et quel participant a transmis quel élément de travail et quand. En outre, l'historique des annotations répertorie les messages que les participants ont saisis dans les différents éléments de travail.
Selon l'activité, la feuille de données peut comporter des champs ou des onglets supplémentaires.

La série de données contient les objets sélectionnés lors du lancement du workflow ou ajoutés au cours d'un élément de travail. Vous trouverez plus d'informations sur la série de données de workflow dans la rubrique Utilisation des workflows.

Dans le journal, tous les éléments de travail du flux de tâches sont consignés et visibles par tous les participants. Outre la date, l'heure, le type d'activité et l'utilisateur responsable du processus, les résultats des activités "Approbation", "Vérification" et "Avis" des participants individuels sont enregistrés dans la colonne "Journal".

La zone "Liste de processus" contient diverses activités que vous pouvez lier à une liste de processus. Vous pouvez sauvegarder ces listes de processus et les réutiliser comme modèles.

Vous disposez de deux options pour ajouter les activités :
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Ajouter des activités individuellement
Créez la première activité en cliquant sur le bouton
Icône plus encadré. Un groupe ainsi qu'une activité sont ajoutés. Vous pouvez ajouter d'autres activités à ce groupe en cliquant sur le bouton
Icône plus bleu. Créez le prochain groupe et la prochaine activité en cliquant à nouveau sur le bouton
Icône plus encadré.
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Ajouter des modèles de liste de processus
Les modèles de liste de processus sont sauvegardés en tant que listes de processus. Ils sont mis à disposition via la zone de sélection des modèles.
Ouvrez la zone de sélection des modèles en cliquant sur l'icône
'Davantage d'actions'. La zone de sélection des modèles propose des modèles de liste de processus publics qui sont à la disposition de tous les participants et des modèles de liste de processus privés que vous seul pouvez utiliser.
Les activités sont répertoriées dans une liste, regroupées en groupes. Vous pouvez combiner arbitrairement ces activités et les exécuter plusieurs fois. Plusieurs activités d'un groupe sont réalisées en parallèle, à savoir elles apparaissent simultanément dans les boîtes de réception des participants. Une fois que tous les éléments de travail d'un groupe ont été réalisés, les éléments de travail du groupe suivant sont lancés. Les activités peuvent être déplacées vers d'autres groupes via la fonction de glisser-déposer ou supprimées en cliquant sur Supprimer. Les groupes vides sont automatiquement supprimés. L'ordre des groupes peut également être modifié via la fonction de glisser-déposer.

Une fois que vous avez inséré les activités, vous pouvez les configurer.
Vous pouvez utiliser AddOn Utilisateur pour sélectionner les participants à l'activité qui doit recevoir l'élément de travail correspondant. À l'exception de l'activité "Journalisation", les participants doivent être déterminés pour toutes les activités.
En utilisant AddOn Listes dans la colonne "Escalade", vous pouvez définir diverses mesures d'escalade. Dans la colonne "À échéance le", vous pouvez ajuster la durée de l'escalade.
Dans les colonnes comportant les icônes Modifier et
Supprimer, spécifiez si d'autres participants peuvent modifier ou supprimer une activité. En tant que propriétaire du processus, vous pouvez continuer à modifier les activités que vous avez créées dans les éléments de travail suivants. Les autres participants ne peuvent modifier ou supprimer que les activités pour lesquelles vous leur avez donné l'autorisation ou qu'ils ont eux-mêmes ajoutées. Si d'autres participants ajoutent leurs propres activités, ils peuvent vous autoriser ou vous refuser le traitement de ces activités.
Les entrées du champ "Commentaire" seront saisies dans l'historique des annotations et sont visibles dans tous les éléments de travail ultérieurs.

Une escalade peut être assignée à chaque activité d'une liste de processus. Les escalades suivantes sont possibles :
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e-mail de rappel
Si un élément de travail arrive dans la boîte de réception d'un participant et n'est pas transféré dans un délai prévu, le participant recevra un e-mail avec une note. Le délai prédéfini de deux jours peut être modifié dans la colonne "À échéance le".
Ceci est soumis à la condition que l'adresse e-mail soit spécifiée dans l'administration des utilisateurs du workflow.
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Transfert automatique
Si un élément de travail arrive dans la boîte de réception d'un participant et n'est pas transféré dans un délai prévu, l'élément de travail est ignoré et l'activité suivante est envoyée. Les étapes personnalisées et non personnalisées seront transmises. Le délai prédéfini de deux jours peut être modifié dans la colonne "À échéance le".
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Envoi au remplaçant
Si un élément de travail arrive dans la boîte de réception d'un participant et n'est pas transféré dans un délai prévu, l'élément de travail est automatiquement attribué au remplaçant. Le délai prédéfini de deux jours peut être modifié dans la colonne "À échéance le".
À condition qu'un remplaçant soit mis en place.

Les modèles de liste de processus sont sauvegardés en tant que listes de processus. Pour les créer, cliquez sur l'icône 'Davantage d'actions' dans l'en-tête de la zone "Listes de processus" puis sur le bouton
Enregistrer le modèle de liste de processus - icône.
Les modèles de liste de processus sont disponibles dans la zone de sélection des modèles. Ouvrez la zone de sélection des modèles en cliquant sur l'icône 'Davantage d'actions' dans l'en-tête de la zone "Listes de processus" puis sur le bouton
Charger le modèle de liste de processus - icône.
La zone de sélection des modèles propose des "Modèles publics" qui sont à la disposition de tous les participants et des "Modèles privés" que vous seul pouvez utiliser. En double-cliquant sur le modèle sélectionné ou en utilisant le menu contextuel, vous pouvez ajouter des modèles de liste de processus à la liste de processus. Le menu contextuel vous permet de personnaliser ou de publier des modèles de liste de processus et ainsi convertir des "Modèles privés" en "Modèles publics" ou des "Modèles publics" en "Modèles privés". Vous pouvez également supprimer des modèles de liste de processus via le menu contextuel.
La zone de sélection des modèles vous permet également d'afficher et d'utiliser des modèles incompatibles. Les modèles incompatibles sont des modèles de liste de processus provenant d'autres workflows ad hoc. Les zones incompatibles de ces modèles sont surlignées en rouge dès que vous les avez adoptés et doivent être ajustées pour que les listes de processus puissent être utilisées.
Pour utiliser les modèles de liste de processus, les utilisateurs doivent disposer des rôles Gérer et supprimer des modèles pour les listes de processus privées et Gérer et supprimer des modèles pour les listes de processus publiques.

Le premier élément de travail d'un workflow lancé est toujours "Initialisation". Lors de l'ouverture de l'élément de travail "Initialisation" pour la première fois, le champ "Objet" de la feuille de données doit être rempli. D'autres ajustements au workflow, tels que l'ajout de commentaires ou d'activités, peuvent être réalisés.
En insérant une autre activité "Initialisation", les autres participants ont la possibilité de modifier à nouveau l'objet et le commentaire sur la feuille de données. De plus, lors de la réinitialisation, l'initiateur du workflow et l'emplacement de stockage du fichier journal sont redéfinis.

L'activité "Révision" permet aux participants de modifier les options du sondage, entre autres. Les résultats de sondage déjà existants seront supprimés et ne seront accessibles que s'ils ont été enregistrés lors d'une étape de journalisation précédente.

L'activité "Sondage" affiche les options de sondage spécifiées dans les activités "Initialisation" et "Révision" sous forme de liste déroulante sur la feuille de données et doit être réalisée avant le transfert.
L'activité "Sondage" peut être exécutée par plusieurs participants en même temps. Le sondage se terminera automatiquement si tous les participants ont voté ou si les votes pour une option spécifique dépassent un pourcentage spécifié sur la feuille de données. Si le groupe de participants est défini via les rôles, il suffit qu'un participant transfère l'activité "Sondage".
Le résultat du sondage sera affiché dans l'élément de travail "Avis" sur l'onglet "Résultat du sondage". En outre, les options de vote sélectionnées par chaque participant sont consignées et peuvent être consultées dans le journal des éléments de travail suivants.
Les options de sondage peuvent être modifiées dans un élément de travail ultérieur "Initialisation" ou "Révision". Les résultats de sondage déjà existants seront supprimés et ne seront accessibles que s'ils ont été enregistrés lors d'une étape de journalisation précédente.

Grâce à l'activité "Avis", les participants peuvent être informés des résultats d'un sondage, entre autres.
L'activité "Avis" peut être exécutée par plusieurs participants en même temps. L'activité suivante est fournie lorsque le dernier participant a transmis l'activité "Avis". Si le groupe de participants est défini via les rôles, il suffit qu'un participant transfère l'activité "Avis".

L'activité "Libération" permet aux participants de choisir entre les options "Ouvrir", "Ne pas libérer" ou "Libérer" de la section "Décision" de la feuille de données.
L'option sélectionnée sera enregistrée et pourra être consultée lors de tous les éléments de travail ultérieurs du journal.
Si un autre élément de travail "Libération" suit, l'option sélectionnée antérieurement sera prédéfinie.

Grâce à l'activité "Collaboration/enquête de suivi", vous autorisez les autres participants à saisir une réponse sur la feuille de données, visible pour les participants suivants dans l'historique des annotations.
L'activité "Collaboration/enquête de suivi" peut être exécutée par plusieurs participants simultanément. L'activité suivante est mise à disposition lorsque le dernier participant a transmis l'activité "Collaboration/enquête de suivi". Si le groupe de participants est défini via les rôles, il suffit qu'un participant transfère l'activité "Collaboration/enquête de suivi".

L'activité "Journal" n'a pas de participants. Elle n'est lancée par aucun participant mais exécutée automatiquement. Lorsque l'élément de travail est inclus dans la liste de processus, un fichier journal contenant les données de toutes les étapes effectuées jusqu'à présent est généré et archivé dans la série de données de workflow. Ce fichier journal peut être visualisé, envoyé et exporté dans les éléments de travail suivants.
Si l'activité "Journal" se trouve à la fin d'un workflow, un fichier journal est créé et placé dans le dossier enaio client du participant à l'initiative du workflow.
Si vous transférez un workflow sans activités, le workflow est interrompu et supprimé de toutes les boîtes de réception.
Pour créer des listes de processus, les utilisateurs doivent disposer du rôle système Modifier la liste de processus de workflow.
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