Concepts et termes de base
Valable pour : enaio version 8.50
Les documents sont gérés dans enaio dans une structure hiérarchique basée sur les types de classeurs, de registres et de documents. Cette structure facilitera grandement votre recherche de documents. L'administrateur définit des types de classeurs, de registres et de documents identifiés à l'aide de leurs formulaires de données d'indexation. Des formulaires de données d'indexation définis vous permettent de créer et d'indexer des classeurs et des registres. Vous pouvez par ailleurs les utiliser pour rechercher des documents dans les classeurs ou les registres, ou encore pour enregistrer des données d'indexation.

Par exemple, les adresses des clients sont enregistrées en tant que données d'indexation des classeurs Clients, situés dans l'armoire Clients. Ces classeurs contiennent des registres spécifiques aux tâches, dans lesquels des documents spécifiques aux clients sont enregistrés.

Les types de registres sont attribués à des types de classeurs. Les registres d'un type particulier peuvent être placés dans un seul type de classeur. De même, les types de classeur sont attribués à des types de document. Les documents d'un type donné se trouvent toujours dans un même type de classeur et éventuellement dans des registres.

En outre, l’administrateur peut déterminer des relations de type d'objet supplémentaires. Les relations de type d'objet permettent par exemple de spécifier que les documents d'un type donné peuvent uniquement être créés dans le type de registre qui leur a été attribué.

Un type de document est attribué aux documents. Le type de document définit le formulaire de données d'indexation à utiliser pour la recherche et les données d'indexation à enregistrer avec le document. Pour les documents, spécifiez s'ils font l'objet d'un archivage à valeur probante. L'administrateur exécute l'archivage à valeur probante.

Le type de document définit également le module utilisé par enaio. Les modules sont des interfaces vers le logiciel et le matériel utilisés pour capturer et afficher des documents. Chaque type de document et chaque document possède une icône par défaut en fonction du type de module. L'administrateur peut également attribuer une icône différente à chaque type de document.
Les types de document peuvent être définis indépendamment des modules. Après l'indexation, il suffit de sélectionner le module avec lequel vous désirez créer le document.
Les modules suivants sont à votre disposition :
Icône | module |
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Module pour images en noir/blanc (p. ex. documents numérisés) |
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Module pour images en couleur (p. ex. photos) |
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Module pour images en niveaux de gris (p. ex. radiographies) |
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Module pour vidéos (p. ex. fichiers AVI ou MPEG) |
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Module des documents Windows (p. ex documents W) Les documents W sont créés dans des applications externes (p. ex. Microsoft Word). |
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Module des e-mails |
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Module des documents XML Les documents XML sont créés de façon administrative en important des données. |
Les modules doivent posséder une clé de licence pour votre station de travail. Si un module n'en possède pas, les types de documents et documents correspondants ne seront pas affichés.

Les classeurs et les registres que vous créez ainsi que les documents que vous saisissez dans les archives ont besoin d'un emplacement et doivent être indexés.
Les formulaires de données d'indexation des classeurs, registres et des différents types de documents sont prédéfinis. L'administrateur les crée dans enaio editor et peut les ajuster rapidement selon des nouvelles exigences de travail.
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