Afficher les résultats de la recherche dans les listes de résultats

Selon le type de requête, il existe plusieurs types de listes de résultats dans enaio®.

• Listes de résultats uniformes

  La liste de résultats d’une recherche d’objet contient uniquement les objets du type sélectionné pour la recherche. Selon le type de la recherche d’objet, il peut s’agir de classeurs, de registres ou de documents.

• Listes de résultats mixtes

  La liste de résultats d’une recherche en texte intégral peut être mixte, c’est-à-dire qu’elle peut contenir à la fois des classeurs, des registres et des documents. Les descriptions des en-têtes de colonne changent en fonction de l’objet marqué dans une liste de résultats mixte.

Les colonnes statiques contiennent la désignation du type d’objet ainsi que des icônes indiquant l’état d’archivage, l’état d’accès, la présence de notes, etc. Les colonnes qui s’affichent dépendent de vos paramètres du menu utilisateur (voir Modifier l’affichage des colonnes statiques dans les listes d’objets).

Par ailleurs, les colonnes statiques sont affichées de manière contextuelle. Cela signifie que dans une liste de résultats avec des classeurs ou des registres, par exemple, aucune colonne "Signatures" n'est affichée car les classeurs ou les registres ne peuvent pas être signés.

Signification des icônes dans les colonnes statiques

Icône	État	Description
Colonne Type d'objet
Cette colonne affiche les icônes des types d’objet utilisés. Les icônes dans la colonne d’état du type d’objet peuvent être définies par l’administrateur. Elles peuvent varier d’un système à l’autre.
Colonne Format de fichier
Affiche le format de fichier sous forme d’icône et en détail sous forme d’info-bulle (p. ex. Word/docx). Pour les formats de fichier inconnus, une icône ? s’affiche. Les icônes de la colonne d’état du format de fichier sont définies par l’administrateur. Elles peuvent varier d’un système à l’autre. Aucune icône ne s’affiche pour les objets suivants : Documents sans pages Reconnaissables par l’icône Document sans pages dans la colonne État de l’archivage. Documents de référence Reconnaissables par l’icône Document de référence dans la colonne État de l’archivage. Documents image avec plusieurs fichiers de différents formats
Colonne État de l'archivage *
Indique si un document est validé pour l’archivage ou s’il est déjà archivé.
	Archivage non approuvé	Le document n’est pas destiné à être archivé. Cette propriété peut être remplacée par Marquer comme 'Archivable' dans le menu contextuel (voir Modifier l’état d’archivage).
	Archivage approuvé	Le document est destiné à être archivé. Cette propriété peut être remplacée par Marquer comme 'Non archivable' dans le menu contextuel (voir Modifier l’état d’archivage). Une fois qu’un document a fait l’objet d’un archivage à valeur probante, l’icône d’archivage ne lui est plus attribuée.
	Sans pages	Le document n’a pas de contenu (voir Documents sans page). Les utilisateurs peuvent ajouter des fichiers si l’administrateur l’autorise.
	Document de référence	Le document est un document de référence (voir Documents de référence).
Colonne Verrouillé *
Indique si un document a été verrouillé et par qui et/ou s'il existe des variantes.
	Verrouillé par moi-même	Vous avez ouvert le document afin de le modifier. Aucun autre utilisateur ne peut en modifier le contenu (voir aussi Verrouiller et archiver).
	Verrouillé par d’autres personnes	Le document est ouvert pour modification par un autre utilisateur (voir aussi Verrouiller et archiver).
	Ce document a des variantes	Le document a des variantes. L’icône est jaune si vous avez ouvert la variante active afin de la modifier et rouge si la variante active est ouverte pour modification par un autre utilisateur (voir aussi Gérer les variantes).
Colonne Liens *
Indique si un objet possède des liens et combien il en possède et/ou si un classeur ou un registre a été partagé à l'aide d'enaio® coLab.
	Liens	Indique que cet objet est lié à d’autres objets dans enaio® (voir Liens internes). Si vous déplacez la souris sur l’icône, une info-bulle vous indique le nombre de liens.
	L'objet se trouve dans l'espace de projet coLab	Indique qu'un classeur ou un registre se trouve dans un espace de projet enaio® coLab qui a été partagé (voir Partages coLab). Les utilisateurs externes qui n'ont pas accès à enaio® ont ainsi accès aux documents qui ont été classés dans ces classeurs ou registres.
	L'objet possède des liens et se trouve dans l'espace de projet coLab	Indique qu'un classeur ou un registre se trouve dans un espace de projet enaio® coLab et possède en outre des liens.
Colonne Signature *
Indique si un document est signé.
	Signature	La version actuelle du document est munie d’une signature.
	Signature	Une version antérieure du document est signée.
Colonne Notes *
Indique si un objet a des notes. Vous pouvez consulter les notes dans l’aperçu des détails (voir L’aperçu des détails).
	Note	L’objet a des notes (voir aussi Gérer des notes). Si vous déplacez la souris sur l’icône, une info-bulle vous indique le nombre de notes.
Colonne Annotations de l'aperçu *
Indique si un document a des annotations d’aperçu. Vous pouvez consulter les annotations d'aperçu dans l'aperçu du contenu (voir L'aperçu du contenu).
	Annotation de l’aperçu	L’objet possède des annotations de prévisualisation (voir Annotations de l’aperçu). Si vous déplacez la souris sur l’icône, une info-bulle vous indique le nombre d’annotations. La fonction Annotations de l'aperçu dans l'aperçu du contenu n'est pas prise en charge dans enaio® mobile.
Colonne Favori ou Synchronisation
Indique si un objet est marqué comme favori par l’utilisateur. Dans enaio® webclient comme application de bureau et dans enaio® mobile, l’icône de la colonne change en mode hors ligne (voir enaio® webclient en mode hors ligne). Au lieu de l’icône Favori, l’icône Synchronisation s’affiche. De même, les icônes et leur signification dans la colonne changent en mode hors ligne. Vous pouvez afficher la liste des objets ajoutés aux favoris ou synchronisés dans la zone des favoris du menu principal (voir Favoris).
	Favori	Indique que cet objet a été ajouté aux favoris.
	Synchronisation terminée	En mode hors ligne, indique que l’objet favori a été entièrement synchronisé.
	Erreur de synchronisation	En mode hors ligne, indique que l’objet favori n’a pas été entièrement synchronisé.
* Vous pouvez rechercher ces propriétés d’objet via Recherche d’objet > Paramètres de base (voir Rechercher des objets à l’aide des données d’indexation et des paramètres de base).

Les conditions suivantes s’appliquent pour l’utilisation d’enaio® mobile :

Les listes de résultats sur les appareils à écran tactile ont une colonne statique supplémentaire avec des cases à cocher dans enaio® mobile. Ces cases permettent de sélectionner plusieurs entrées dans la liste de résultats. Les commandes du menu contextuel sont appliquées à toutes les entrées sélectionnées via des cases à cocher, tout comme pour plusieurs entrées de la liste de résultats sélectionnées dans enaio® webclient ou dans enaio® webclient comme application de bureau.

Sur les smartphones, la colonne statique avec les cases à cocher est masquée pour des raisons d’espace. La sélection multiple dans les listes de résultats n’est donc pas possible sur les smartphones.

L’affichage des info-bulles n’est pas pris en charge dans enaio® mobile.

Le contenu du document et les propriétés d’objet (données d’indexation et paramètres de base) d’un objet marqué dans la liste de résultats sont affichés dans la zone d’aperçu.

Pour afficher les propriétés d’objet, cliquez ou appuyez sur l’icône Aperçu des détails dans la zone d’aperçu.

Pour afficher le contenu du document, cliquez ou appuyez sur l’icône Aperçu du contenu dans la zone d’aperçu.

Si votre système enaio® est configuré en conséquence, dans enaio® webclient et enaio® webclient comme application de bureau, vous pouvez afficher le contenu d’un document dans le dashlet Office 365 dans la zone d’aperçu.

Consultez La zone d’aperçu pour savoir comment utiliser la zone d’aperçu et ses fonctions.

Les options suivantes sont disponibles pour ouvrir un emplacement :

Pour ouvrir un emplacement à l’aide de la fonction Ouvrir l'emplacement dans le menu contextuel, procédez comme suit :

Pour afficher un emplacement, les utilisateurs doivent avoir le rôle de système WebClient : Ouvrir l’emplacement.

1. Dans la liste de résultats, sélectionnez un objet (document, registre ou classeur) dont vous souhaitez ouvrir l’emplacement.

2. Ouvrez le menu contextuel en cliquant sur le bouton droit de la souris (enaio® webclient et enaio® webclient comme application de bureau) ou en appuyant longuement sur l’écran (enaio® mobile).

   Sur les smartphones, le menu contextuel est également accessible via l’icône Davantage d'actions sur chaque ligne.

3. Cliquez ou appuyez sur l’icône Ouvrir l'emplacement dans le menu contextuel.

   Pour les documents comportant plusieurs emplacements, une liste des lieux existants est proposée à la sélection.

L’affichage de dossier de l’emplacement de l’objet sélectionné s’ouvre.

Pour ouvrir un emplacement à l’aide de la fonction Afficher le contenu dans le menu contextuel, procédez comme suit :

1. Dans la liste de résultats, sélectionnez un classeur ou un registre dont vous souhaitez ouvrir l’emplacement.

2. Ouvrez le menu contextuel en cliquant sur le bouton droit de la souris (enaio® webclient et enaio® webclient comme application de bureau) ou en appuyant longuement sur l’écran (enaio® mobile).

   Sur les smartphones, le menu contextuel est également accessible via l’icône Davantage d'actions sur chaque ligne.

3. Cliquez ou appuyez sur l’icône Afficher le contenu dans le menu contextuel.

L’affichage de dossier de l’emplacement de l’objet sélectionné s’ouvre.

Pour ouvrir l’emplacement des classeurs et des registres directement à partir de la liste de résultats, procédez comme suit :

Ouvrez l’emplacement des classeurs et des registres

• dans enaio® webclient et enaio® webclient comme application de bureau en double-cliquant sur l’entrée dans la liste de résultats.
• dans enaio® mobile sur les tablettes en appuyant deux fois avec le doigt sur l’entrée de la liste de résultats.
• dans enaio® mobile sur les smartphones en appuyant une fois sur l’entrée de la liste de résultats (simple pression du doigt).

Vous pouvez déclencher différentes actions en double-cliquant ou en appuyant sur une entrée de la liste de résultats :

• Classeur ou registre

  Double-cliquez ou appuyez sur un classeur ou un registre de la liste de résultats pour ouvrir l'emplacement de l'objet en question.

• Documents

  Vous pouvez déclencher différentes actions - appelées actions standard - en double-cliquant ou en appuyant sur un document de la liste de résultats. Votre administrateur détermine quelle action est déclenchée. Consultez Actions standard pour savoir quelles actions peuvent être déclenchées.

  Les actions standard ne sont pas prises en charge dans enaio® mobile.

Dans le menu contextuel de l'objet individuel dans une liste de résultats, vous disposez également de fonctions de modification typiques, comme Envoyer l'e-mail, Démarrer le workflow, Rappels ou S'abonner à. Cela vous donne la possibilité, indépendamment de l'action standard (qui ouvre peut-être le masque d'indexation à des fins de modification), d'ouvrir par exemple l'emplacement de l'objet.

En mode hors ligne, seul un nombre réduit de fonctions de modification est disponible dans le menu contextuel.